Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. 

Quản lý hàng tồn kho cũng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức và có xu hướng trở thành công việc cần sự tham gia và góp sức của rất nhiều người mỗi năm.

Các thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ không đơn giản. Từ quá trình thực hiện cho đến kết quả của nó đều tác động đến mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi một danh sách dài các thách thức phải đi kèm với nỗ lực. 

Quản lý không gian của kho

Nơi rõ ràng nhất để bắt đầu là trong nhà kho. Đây là nơi có rất nhiều khoảng trống tồn tại và nó liên tục thay đổi, chuyển động. Quản lý hàng tồn trong kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực. Bao gồm các bước như nhận hàng, đẩy hàng, đóng gói hàng và giao hàng. Thách thức ở đây là làm sao thực hiện từng nhiệm vụ này một cách hiệu quả nhất có thể.

Trong khi đó, chỉ đơn giản là quản lý khoảng trống của nhà kho đã là một thách thức. Thì với sự kết hợp giữa quản lý hàng tồn kho và dự báo hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho hàng mà còn tối ưu hóa số lượng của từng sản phẩm dựa trên dữ liệu nhu cầu chính xác.

Hàng tồn kho lỗi thời

Hàng tồn kho lỗi thời hay còn gọi là hàng “dư thừa” hoặc “đã chết”, là hàng mà doanh nghiệp tin rằng mình không thể sử dụng hoặc bán được nữa. Theo trang web Manufacturing.net, có tới 20% đến 30% hàng tồn kho của một doanh nghiệp là lỗi thời tại bất kỳ thời điểm nào, và hầu hết tất cả những hàng hóa đó có thể được coi là thua lỗ. Sự thống kê này cho thấy đây là một con số lớn và có thể gây hại cho một doanh nghiệp đang gặp khó khăn.

Các nguyên nhân phổ biến nhất như là dự báo không chính xác, hệ thống quản lý hàng tồn kho bị lỗi, chất lượng hoặc thiết kế sản phẩm kém, mua hàng cẩu thả hoặc thời gian giao hàng không chính xác. 

Một thực tế phũ phàng là nhiều doanh nghiệp đang lãng phí rất nhiều tiền vào hàng tồn kho lỗi thời và phải bỏ một lượng hàng không nhỏ là điều không thể tránh khỏi. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ tạo ra các dự báo đáng tin cậy để có thể giúp làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và giảm thiểu việc thải loại những lô hàng lỗi thời, lỗi mode.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho phát sinh từ việc giữ sản phẩm trên kệ tại nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng. Bao gồm các chi phí như chi phí lưu kho, lao động, vận chuyển, xử lý, bảo hiểm, thuế, mặt hàng thay thế nếu hàng bị hỏng, hao hụt và khấu hao. Những chi phí này thường chiếm từ 20% đến 30% tổng giá trị hàng tồn kho và con số đó sẽ tăng lên khi sản phẩm được giữ trong kho lâu hơn.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cũng là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Với cách bị buộc quá nhiều chi phí, nguồn lực vào các sản phẩm trong kho thì các doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ các chi phí cơ hội khác mà họ chưa biết.

Đầu tư một giải pháp quản lý hàng tồn kho chính xác là cách hiệu quả nhất để giảm chi phí vận chuyển, bởi vì chúng giúp các doanh nghiệp tìm thấy lượng hàng tồn kho tối ưu. Khả năng cung cấp dữ liệu chuẩn xác mà phần mềm mang lại sẽ giúp cho các nhân viên mua hàng, vận hành và chuỗi cung ứng nắm bắt thông tin để họ đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách thiết lập các quy trình tiếp nhận, đặt hàng và hoàn thành nhất quán hơn. Đồng thời cho phép họ theo dõi mọi mặt hàng mà họ phải chịu trách nhiệm.

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho

Ghi giảm hàng tồn kho là một quy trình kế toán được kích hoạt khi hàng tồn kho giảm giá trị nhưng không mất giá trị hoàn toàn. Khi giá trị thị trường hợp lý của hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sổ sách của nó, một bút toán được thực hiện. Việc ghi giảm hàng tồn kho dẫn đến việc làm giảm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ trong kỳ báo cáo tài chính. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán sẽ được cập nhật theo.

Hàng tồn kho của một công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào và ở đâu cần thiết có thể gây ra nhiều bất lợi.

Vì những lý do này, quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô nào. Biết khi nào cần bổ sung hàng tồn kho, số lượng cần mua hoặc sản xuất, mức giá phải trả – cũng như khi nào bán và ở mức giá nào – có thể trở thành những quyết định phức tạp. 

Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công và xác định các điểm và số lượng sắp xếp lại bằng cách sử dụng công cụ bảng tính (Excel). Các doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chuyên biệt hoặc sử dụng phần mềm tùy biến cao như một ứng dụng dịch vụ (SaaS) .

Giải pháp ERP trong quản lý hàng tồn kho

ERP và hệ thống quản lý tồn kho có liên quan như thế nào?

Bằng cách cung cấp dữ liệu hàng tồn kho chính xác, ERP giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Trước khi triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực, hầu hết các doanh nghiệp sẽ so sánh khả năng quản lý kho và các tính năng khác giữa các hệ thống ERP.

Mô-đun quản lý kho trong phần mềm ERP là gì?

Đây là chức năng hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho như đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống này đảm bảo đủ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu mà không tạo ra quá nhiều hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Doanh nghiệp mọi quy mô tại mọi ngành nghề đều có thể sử dụng hệ thống này. Một hệ thống ERP quản lý tồn kho cung cấp khả năng quản lý các quy trình hậu cần, tài chính và hàng tồn kho trong một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.

Thực trạng hiện của quản lý hàng tồn kho

Theo Statista, trong một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2021 về những công nghệ quan trọng nhất để đầu tư vào, hơn một phần ba số người được hỏi cho biết hệ thống quản lý kho hàng có ưu tiên cao nhất trong việc tự động hóa kho hàng cho doanh nghiệp của họ. Trên thực tế, có thể thấy rằng ngày càng có nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho. Tính năng này bây giờ là một ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, dịch vụ khách hàng là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Do đó, một chiến lược ERP phù hợp là cần thiết, đặc biệt là hệ thống có chức năng quản lý kho hàng hiệu quả. Những lợi ích hệ thống mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến:

• Tăng độ chính xác
• Hiệu quả về chi phí
• Nhận dạng sản phẩm tốt hơn
• Đưa ra quyết định tốt hơn

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức khi triển khai ERP. Vì vậy, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cẩn thận và tỉ mỉ để triển khai thành công, đặc biệt là khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp.

Oracle NetSuite Cloud ERP – Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại

 

Mô-đun Quản lý hàng tồn kho của Oracle NetSuite ERP là một phần quan trọng trong hệ thống ERP tổng thể, cung cấp các công cụ và chức năng cần thiết để quản lý hiệu quả hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của module này:

Theo dõi và quản lý tồn kho

Mô-đun này cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, từ việc nhập hàng đến xuất hàng, và giữa các kho hàng khác nhau.

Dự báo nhu cầu và tự động hóa đặt hàng

Có khả năng dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường, giúp tự động hóa quá trình đặt hàng và giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hóa.

Quản lý nhiều địa điểm

Mô-đun này hỗ trợ quản lý hàng tồn kho tại nhiều địa điểm khác nhau, cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân phối hàng hóa giữa các kho hàng.

Kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho

Cung cấp chức năng kiểm kê và cho phép điều chỉnh hàng tồn kho dễ dàng, giúp đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác.

Tích hợp với chuỗi cung ứng

Tích hợp chặt chẽ với các phần khác của chuỗi cung ứng, từ quản lý đơn hàng đến quản lý nhà cung cấp, giúp tối ưu hóa quy trình từ đầu đến cuối.

Báo cáo và phân tích

Cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình hàng tồn kho và đưa ra quyết định chính xác.

Quản lý Sản phẩm và Danh mục

Cho phép quản lý sản phẩm và danh mục hàng hóa một cách hiệu quả, bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, và cấu hình.

Quản lý vận chuyển và giao nhận

Tích hợp với các hệ thống vận chuyển và giao nhận, giúp quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.

Oracle NetSuite Cloud ERP, thông qua module quản lý hàng tồn kho của mình, giúp doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt, hiệu quả và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Với một giải pháp toàn diện như Oracle NetSuite ERP, doanh nghiệp cần một đối tác triển khai hệ thống phần mềm có nhiều kinh nghiệm, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để triển khai thành công và khai thác hệ thống phần mềm hiệu quả. Đồng hành cùng các doanh nghiệp, Gimasys với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống phần mềm Oracle NetSuite ERP hứa hẹn sẽ là nơi cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể được tích hợp đầy đủ các tính năng tiện ích và hiệu quả nhất.