Chuyển đổi hệ thống ERP là kế hoạch quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào, và việc lựa chọn chiến lược phù hợp sẽ làm tăng đáng kể cơ hội thực hiện triển khai ERP thành công.
Hệ thống ERP là một bộ phần mềm tích hợp có khả năng tiếp cận nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, từ kế toán đến sản xuất, kiểm kê, phân phối và bán hàng. Chính vì hệ thống ảnh hưởng đến rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, nên điều quan trọng là phải lập kế hoạch triển khai cẩn trọng, bao gồm các giai đoạn từ phân tích và thiết kế ban đầu đến triển khai và hỗ trợ.
Khi đến giai đoạn triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số chiến lược phù hợp và khả thi, tuy nhiên, mỗi chiến lược đều có những ưu điểm và những rủi ro tiềm ẩn khác nhau.
Việc triển khai ERP thường được chia thành sáu giai đoạn chính. Các giai đoạn sẽ trải dài trong nhiều tháng, hoặc nhiều năm tùy từng trường hợp. Đây là quá trình cần được chuẩn bị tốt, trước khi doanh nghiệp thật sự đưa ra quyết định sẽ đầu tư vào sản phẩm ERP nào. Các giai đoạn trong quá trình triển khai sẽ thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần tập hợp một nhóm nhân viên dự án. Những nhân viên này sẽ hỗ trợ thu thập thông tin về các vấn đề trong doanh nghiệp có thể được giải quyết nhờ hệ thống ERP. Nhiệm vụ của nhóm bao gồm: Lập danh sách các nhà cung cấp ERP, đưa ra các yêu cầu đề xuất, lựa chọn hệ thống, quản lý triển khai và đảm bảo hệ thống này đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và được chấp nhận bởi đa số nhân viên.
Ở bước này, nhóm dự án sẽ xác định cách các quy trình hiện tại có thể thay đổi để thích nghi với hệ thống mới. Sau đó, nhóm sẽ xác định chính xác những tính năng ERP nào là quan trọng. Liệu doanh nghiệp có cần tùy chỉnh phần mềm hoặc thêm mô-đun để đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận? Và dữ liệu nào cần phải chuyển sang hệ thống mới?
Nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai sẽ làm việc với nhóm dự án giúp định cấu hình phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Đồng thời thực hiện các hoạt động khác để chuẩn bị triển khai, chẳng hạn như chuẩn bị tài liệu đào tạo hay xuất dữ liệu. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần đưa ra những quyết định về cách xử lý phần cứng, kết nối, cũng như bảo trì và bảo mật hệ thống.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ càng hệ thống. Bao gồm đánh giá toàn diện về cách các bộ phận khác nhau sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh để khắc phục sự cố được phát hiện trong quá trình thử nghiệm. Cách tốt nhất là để nhân viên phát hiện, báo cáo về các sự cố sau khi doanh nghiệp đưa hệ thống vào hoạt động.
Sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất chuẩn bị, việc triển khai ERP có thể được tiến hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý ưu tiên đào tạo và cân nhắc lựa chọn những người sẽ nhận trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng hệ thống của các nhân viên trong từng bộ phận, bởi nếu nhân viên không sử dụng hệ thống đầy đủ cho công việc hàng ngày của họ, doanh nghiệp sẽ không nhận được đầy đủ lợi tức đầu tư của mình.
Nhóm dự án cần đảm bảo rằng người dùng có sự hỗ trợ cần thiết sau khi triển khai. Đồng thời tiếp tục nâng cấp hệ thống và khắc phục nhanh chóng nếu xảy ra sự cố. Nếu doanh nghiệp lựa chọn ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần các loại tài nguyên CNTT dành riêng cho các vấn đề về bảo mật, vá lỗi, bảo trì và khắc phục sự cố.
Tìm hiểu thêm 06 giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP trong doanh nghiệp
Một số chiến lược đã được chứng minh giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống ERP mới thành công, mỗi chiến lược đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Việc triển khai giải pháp ERP liên quan đến việc tất cả các bên liên quan làm việc với nhau và hướng tới một mục tiêu duy nhất: thành công trong kinh doanh.
Dưới đây là bốn cách triển khai phổ biến nhất.
Cách tiếp cận này còn được gọi là “phương pháp một bước”. Tất cả người dùng chuyển sang hệ thống mới cùng một lúc. Doanh nghiệp cần hoàn thành tất cả cấu hình và thử nghiệm hệ thống mới, cũng như đào tạo nhân viên trước khi hệ thống ERP đi vào hoạt động.
Lợi ích của phương pháp này là doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra những lợi ích của ERP, chẳng hạn như năng suất cao hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống và chi phí vận hành thấp hơn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã triển khai hệ thống và mọi thứ đã vào guồng, rất khó để có thể quyết định về việc lựa chọn lại hệ thống. Bất kỳ lỗi hoặc trục trặc nào xảy ra đều có thể ảnh hưởng đến nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng. Cũng có thể sẽ xảy ra sự sụt giảm năng suất tạm thời khi nhân viên chưa quen với hệ thống mới.
Với phương thức tiến hành triển khai theo từng giai đoạn, việc triển khai các tính năng, công cụ và thành phần được thực hiện trong một khoảng thời gian dài. Có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng. Phương pháp này giúp đo lường hiệu quả dễ dàng, ít rủi ro hơn so với chiến lược Big bang. Có thể nói, phương pháp này giúp doanh nghiệp “đánh nhanh thắng nhanh”. Các chức năng của ERP nhanh chóng đem lại lợi ích tức thì. Đồng thời cải thiện quy trình cho các giai đoạn tiếp theo.
Điểm hạn chế của cách triển khai này là doanh nghiệp sẽ mất thời gian hơn để nhận được đầy đủ lợi ích từ hệ thống ERP, và sẽ cần hỗ trợ cũng như trả phí cho 2 hệ thống cũ và mới cùng một lúc.
Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng các hệ thống cũ song song với ERP mới trong thời gian cụ thể. Đây thường được coi là cách tiếp cận ít rủi ro nhất. Vì doanh nghiệp có thể hoàn nguyên về hệ thống cũ nếu gặp sự cố với hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp thường sử dụng chiến lược này để triển khai một cách an toàn. Đồng thời vẫn giữ vững sự hoạt động nhịp nhàng trong doanh nghiệp.
Chiến lược này giúp người dùng dần làm quen với hệ thống một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc áp dụng song song có thể là một phương pháp tốn kém, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn để giữ cho 2 hệ thống hoạt động cùng một lúc. Và việc áp dụng song song có thể tạo ra rủi ro riêng: Nhập dữ liệu hai lần, vào 2 hệ thống khác nhau, tăng gấp đôi khả năng xảy ra lỗi.
Chiến lược này áp dụng đồng thời những yếu tố trong các chiến lược kể trên, ví dụ: doanh nghiệp có thể chuyển đổi các mô-đun ERP cốt lõi bằng cách sử dụng chiến lược big-bang, sau đó triển khai các mô-đun khác theo từng giai đoạn cho các vị trí hoặc phòng ban cụ thể.
Không có chiến lược triển khai ERP nào phù hợp với mọi doanh nghiệp và trong mọi tình huống. Bởi việc lựa chọn chiến lược thực hiện sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố bao gồm:
Chiến lược Big bang thường hiệu quả nhất đối với các doanh nghiệp vừa. Bởi quá trình chuyển đổi có thể dễ dàng để quản lý vì ít nhân viên và chi nhánh hơn. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn với cơ cấu tổ chức phức tạp, đây sẽ là cách tiếp cận nhiều rủi ro.
Nếu doanh nghiệp gặp phải những vấn đề lớn khi nhân viên bắt đầu sử dụng hệ thống ERP mới, toàn bộ doanh nghiệp có thể bị tác động mạnh. Một doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào các hệ thống hoạt động 24/7 ít có xu hướng chấp nhận rủi ro liên quan đến chiến lược Big bang. Họ có thể chọn chiến lược áp dụng song song, ít nhất là đối với các mô-đun quan trọng.
Với chiến lược áp dụng theo từng giai đoạn, doanh nghiệp có thể triển khai các mô-đun ERP để giải quyết các nút thắt kinh doanh cụ thể. Từ đó tạo ra ROI tương đối nhanh chóng. Tất nhiên, chuyển đổi sang ERP một cách nhanh chóng có tiềm năng thu được ROI thậm chí còn lớn hơn khi doanh nghiệp sớm bắt đầu nhận ra những lợi ích tích lũy khi mọi người sử dụng cùng một hệ thống tích hợp.
Chiến lược Big bang giúp loại bỏ chi phí vận hành của các hệ thống cũ và mới cùng lúc. Vì vậy sẽ phù hợp nếu tổng chi phí của dự án là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi sang ERP thể hiện sự thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng tiềm ẩn những rủi ro. Sau đây là một số điều doanh nghiệp cần chú ý để triển khai ERP thành công:
Sự hỗ trợ của các lãnh đạo có thể giảm khả năng quá trình triển khai ERP bị chững lại. Sự tham gia của các lãnh đạo C-level có thể khiến quá trình triển khai suôn sẻ hơn.
Nhân viên cần có những kỳ vọng thực tế về quá trình chuyển đổi. Bởi trong quá trình triển khai sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Điều này đòi hỏi nhóm dự án phải duy trì giao tiếp với toàn doanh nghiệp.
Hầu hết các bộ phận sẽ yêu cầu tùy chỉnh khác nhau để hỗ trợ các quy trình kinh doanh. Với ERP on-premises, tùy chỉnh sâu có thể gây khó khăn cho việc nâng cấp lên các phiên bản mới. Điều này cản trở khả năng tận dụng các tính năng mới theo mong muốn của doanh nghiệp. Đối với SaaS ERP, các đối tác triển khai có thể thực hiện những tùy chỉnh với phần mềm đó. Nhưng chắc chắn sẽ làm tăng thêm chi phí. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng nếu quy trình được điều chỉnh. Hoặc có những phương thức khác hiệu quả hơn để hoàn thành quá trình triển khai.
Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI). ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường tiến độ và kết quả. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất.
Việc triển khai ERP một cách toàn diện cần được lên kế hoạch và chiến lược cụ thể. Các chuyên gia cũng có thể hỗ trợ điều chỉnh ERP sao cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Và với sự hỗ trợ liên tục của NetSuite cũng như đối tác triển khai, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thấy được lợi ích từ việc triển khai.
NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động. Đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.
Đọc thêm NetSuite là Cloud ERP số 1 Thế giới hiện nay
LIÊN HỆ NGAY với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam – ở form bên dưới để được tư vấn chi tiết về giải pháp NetSuite ERP dành cho Doanh nghiệp.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.
Chi phí triển khai hệ thống ERP là bước tìm hiểu quan trọng trước khi…
Chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chuyển đổi dần dần và…
Cloud ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chạy trên…
Chúng ta đang ở giai đoạn đột phá số thức với sự thay đổi đến…
Khép lại chuỗi sự kiện NetSuite Now On Air 2020 đầy ấn tượng, diễn ra…
Theo ước tính, 60 - 70% các dự án triển khai giải pháp ERP trong…