Kế hoạch triển khai ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một quá trình tương đối phức tạp và liên quan rất nhiều đến các bộ phận trong doanh nghiệp. Như bất kỳ một kế hoạch thay đổi để phát triển nào, kế hoạch triển khai ERP cần cẩn trọng. Việc lên được định hướng, phạm vi và cấu trúc dự án rõ ràng sẽ làm giảm khả năng gặp phải những vấn về phát sinh không mong muốn và tối đa hóa khả năng thành công khi triển khai ERP.
Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp. Bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất. ERP giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Một mắt xích bị gãy sẽ kéo theo sự ảnh hưởng lên những bộ phận khác. Chính vì sự cẩn trọng nên quá trình triển khai ERP cũng thường kéo dài trong vài tháng. Hoặc lâu hơn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.
- Thời gian đọc: 03 phút
- Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
- Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi
Các giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP
Một kế hoạch triển khai ERP điển hình có thể được chia thành 06 giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ hướng đến các mục tiêu cụ thể. Mỗi doanh nghiệp đều có những điểm riêng biệt và duy nhất. Do đó, các giai đoạn có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc tính doanh nghiệp. Hãy cùng Gimasys tìm hiểu:
Giai đoạn 1: Tìm hiểu & Lập kế hoạch triển khai ERP
Tất cả các dự án ERP đều bắt đầu với giai đoạn tìm hiểu và lập kế hoạch. Bao gồm:
- Nghiên cứu và lựa chọn hệ thống
- Thiết lập nhóm dự án
- Xác định chi tiết các yêu cầu
Nhóm dự án sẽ đảm nhiệm một loạt các vai trò liên quan đến việc thực hiện, bao gồm:
- Vạch ra kế hoạch dự án và deadline
- Đảm bảo nguồn lực được phân bổ đầy đủ
- Đưa ra các quyết định về sản phẩm cũng như
- Quản lý dự án hàng ngày
Nhóm dự án ERP thường bao gồm nhà tài trợ, quản lý dự án và đại diện các phòng ban. Thêm vào đó là sự tham gia của quản lý cấp cao. Điều này nhằm đảm bảo dự án có đầy đủ các nguồn lực cần thiết. Đồng thời được cung cấp những hỗ trợ cần thiết để thực hiện thay đổi trên toàn bộ doanh nghiệp. Nhóm dự án có thể thuê tư vấn hoặc đối tác triển khai ERP để được cung cấp những kiến thức chuyên môn về thiết kế và cấu hình hệ thống.
Việc triển khai hệ thống sẽ cần chuyên gia nội bộ, đại diện phòng CNTT và người viết báo cáo. Điều này nhằm phát triển các báo cáo tùy chỉnh phù hợp cho người dùng trong toàn bộ doanh nghiệp.
Một trong những mục tiêu ban đầu của nhóm dự án sẽ là phổ biến những thông tin về vấn đề hiện tại của doanh nghiệp. Bao gồm sự kém hiệu quả của quy trình hiện tại và sự cần thiết của hệ thống ERP. Nếu trước đó doanh nghiệp đã từng phát triển và sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các vấn đề kinh doanh hiện tại và đặt ra các mục tiêu khi triển khai.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hệ thống ERP trong giai đoạn này. Đồng thời phát triển và xây dựng những ý tưởng rõ ràng hơn về yêu cầu của hệ thống ERP. Doanh nghiệp sẽ thường phân vân giữa on-premise ERP (hệ thống tại chỗ) và cloud ERP (nền tảng đám mây).
Với on-premise ERP, doanh nghiệp cần mua và cài đặt trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Ngược lại, cloud ERP thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ đăng ký được truy cập qua internet. Do đó, nó có thể triển khai nhanh hơn và yêu cầu ít kỹ năng CNTT nội bộ hơn.
Giai đoạn 2: Thiết kế
Giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ hoạt động dựa trên những thông tin, yêu cầu chi tiết và sự hiểu biết về luồng công việc hiện tại của doanh nghiệp. Hệ thống được thiết kế sẽ bao gồm:
- Thiết kế quy trình luồng công việc mới hiệu quả hơn và
- Một quy trình kinh doanh có thể tận dụng tối đa lợi thế của hệ thống.
Điều doanh nghiệp cần chú ý là thu hút sự tham gia của các nhân viên – các người dùng, bởi họ có hiểu biết sâu sắc nhất về các quy trình kinh doanh hiện tại. Sự tham gia của họ trong quá trình thiết kế cũng giúp đảm bảo rằng họ sẽ chào đón hệ thống mới và tận dụng tối đa hệ thống đó.
Phân tích khoảng trống hiệu suất có thể được sử dụng để xác định những điểm phức tạp của quy trình và những dấu hiệu bất thường, nhằm yêu cầu tùy chỉnh phần mềm ERP, thay đổi quy trình làm việc và các quy trình khác để phù hợp hơn với hệ thống ERP. Nhóm dự án có thể trình bày các lỗ hổng cho đối tác thực hiện hoặc nhà cung cấp của mình và yêu cầu họ xác định các giải pháp tiềm năng.
Giai đoạn 3: Phát triển
Giai đoạn phát triển có thể bắt đầu khi tất cả các yêu cầu thiết kế đã được đề xuất rõ ràng. Điều này liên quan đến cấu hình và nếu cần thiết, phần mềm có thể được tùy chỉnh để hỗ trợ các quy trình cần được thiết kế lại. Hệ thống ERP có thể được phát triển tích hợp chung với ứng dụng kinh doanh sẵn có của doanh nghiệp.
Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm dự án nên xây dựng các tài liệu đào tạo hỗ trợ người dùng thích nghi với hệ thống mới. Việc sớm lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cũng rất cần thiết, đây là quá trình khá phức tạp liên quan đến việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống, mỗi hệ thống có thể sử dụng các định dạng khác nhau và có thể chứa các loại thông tin trùng lặp hoặc không nhất quán.
Nhóm dự án nên xác định dữ liệu nào sẽ di chuyển trong giai đoạn này, tránh việc di chuyển đồng bộ tất cả dữ liệu lịch sử bởi có thể sẽ chứa cả những dữ liệu không cần thiết.
Giai đoạn 4: Kiểm thử
Bước kiểm thử và phát triển có thể đồng thời diễn ra, ví dụ như, nhóm dự án có thể kiểm thử một số tính năng và mô-đun cụ thể, sau đó phát triển các bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả đạt được và kiểm tra lại. Thậm chí, doanh nghiệp có thể kiểm thử một mô-đun ERP bất kỳ trong khi một mô-đun khác vẫn đang ở bước phát triển.
Việc kiểm thử ban đầu các chức năng cơ bản của phần mềm nên được theo sau bằng việc kiểm tra nghiêm ngặt toàn bộ khả năng của hệ thống, bao gồm việc giao cho nhân viên kiểm tra hệ thống 24/7. Giai đoạn này cũng nên bao gồm kiểm tra dữ liệu đã di chuyển và đào tạo người dùng cuối.
Hầu hết các nhà cung cấp có thể cung cấp các công cụ trước và sau khi triển khai để bắt đầu đào tạo người dùng. Nhưng ngoài sự hỗ trợ của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên sử dụng tốt các tài liệu đào tạo được tạo ra trong giai đoạn phát triển.
Giai đoạn 5: Triển khai
Sau khi quá trình chuẩn bị kể trên hoàn tất, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai ERP. Lúc này, doanh nghiệp vẫn luôn cần chuẩn bị sẵn sàng phương án đối phó với những vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ như việc khi các phòng ban có sự thay đổi, nhân viên vẫn còn lúng túng trong quá trình tương tác với phần mềm ERP mới.
Nhóm dự án phải luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố. Thêm vào đó, đối tác triển khai của doanh nghiệp nên cam kết sẽ trợ giúp khắc phục sự cố trong một số trường hợp cần thiết. Doanh nghiệp cần hiểu rằng, sẽ mất thời gian để người dùng thích ứng với hệ thống mới. Sau đó mới có thể đạt được mức tăng năng suất như mong đợi.
Một số doanh nghiệp đặt mục tiêu triển khai đồng thời tất cả các mô-đun của hệ thống ERP. Trong khi những doanh nghiệp khác tập trung trước tiên vào các mô-đun hoặc quy trình có mức độ ưu tiên cao. Sau đó sẽ triển khai thêm các mô-đun khác theo từng giai đoạn. Để giảm thiểu rủi ro, một số doanh nghiệp cũng tiếp tục chạy các hệ thống cũ song song với việc triển khai ERP mới trong cùng một khoảng thời gian. Điều này có thể làm tăng chi phí dự án tổng thể và giảm năng suất của người dùng.
Giai đoạn 6: Hỗ trợ và cập nhật
Nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm về hệ thống ERP trong giai đoạn này. Nhưng trọng tâm của nhóm sẽ chuyển sang lắng nghe phản hồi của người dùng. Đồng thời điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp. Hệ thống có thể sẽ cần cấu hình bổ sung khi các tính năng mới được thêm vào. Nhân viên mới cũng cần được đào tạo ngay về hệ thống.
Nếu sử dụng ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt các bản cập nhật phần mềm định kỳ. Thậm chí có thể phải nâng cấp phần cứng theo thời gian. Nếu đang sử dụng hệ thống cloud ERP, nhà cung cấp cho doanh nghiệp có thể tự động cập nhật phần mềm.
Chia sẻ thực tiễn khi lập kế hoạch triển khai ERP
Việc chỉ tạo một kế hoạch triển khai ERP theo giai đoạn có thể sẽ không đảm bảo thành công. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tuân thủ những phương pháp hay nhất, bao gồm:
Đừng coi thường việc lập kế hoạch triển khai ERP.
Doanh nghiệp cần chú ý không nên quá vội vàng trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Giai đoạn này cần tạo ra một nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án thực hiện. Cần đảm bảo rằng dự án luôn có sự hỗ trợ, hoạt động với kế hoạch rõ ràng, được phân bổ ngân sách và nhân sự đầy đủ.
Đừng đánh giá thấp sự hỗ trợ và đào tạo.
Với một số nhóm dự án, ngày triển khai được coi là mục tiêu quan trọng và cuối cùng. Nhưng họ lại quên không quan tâm đến những vấn đề tiếp sau có thể xảy ra. Nhưng đối với người dùng hệ thống, ngày triển khai ERP chỉ là dấu mốc bắt đầu. Những công việc sau đó mới là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của dự án.
Doanh nghiệp cần chú ý lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực đầy đủ để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố. Đào tạo người dùng cuối cũng là một yếu tố quan trọng trong và sau quá trình triển khai. Nhân viên cần thoải mái khi sử dụng hệ thống và làm quen với những quy trình làm việc mới. Đặc biệt nếu như đơn vị tư vấn bên ngoài hết hợp đồng và không còn trợ giúp thêm. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra sự hiệu quả và lợi ích rõ rệt hơn từ hệ thống ERP.
Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận.
Một số doanh nghiệp quyết định di chuyển tất cả dữ liệu lịch sử sang hệ thống mới. Tuy nhiên, một số thông tin trong các hệ thống cũ có thể đã trở nên không cần thiết. Việc chuyển đổi sang hệ thống ERP mới là cơ hội để doanh nghiệp hợp lý hóa mọi dữ liệu. Và việc tạo ra một kế hoạch rõ ràng để làm điều đó là rất cần thiết.
Giao tiếp.
Sự giao tiếp là yếu tố quan trọng trong mọi giai đoạn của quá trình thực hiện triển khai ERP. Nhóm dự án nên thường xuyên thông báo với toàn bộ nhân viên về các thông tin liên quan đến quá trình triển khai ERP như: lý do triển khai hệ thống ERP, mục tiêu, lợi ích cũng như những điều mong đợi trong từng giai đoạn. Giao tiếp hai chiều là điều tối quan trọng. Nhóm dự án nên lắng nghe các vấn đề của người dùng trước và sau khi triển khai ERP.
Tìm hiểu về Cloud ERP Số 1 hiện nay của Oracle tại bài viết Cách để Doanh nghiệp triển khai NetSuite ERP thành công
Đối tác triển khai Oracle NetSuite ERP
NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động, đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.
Gimasys là đối tác triển khai của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam, với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai ERP nói chung và hơn 5 năm triển khai NetSuite nói riêng, chúng tôi quan tâm đến việc đảm bảo khách hàng có được một bộ giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, tận dụng được hết các tính năng của hệ thống NetSuite ERP. Không chỉ triển khai, Gimasys có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu được những tính năng cần thiết nhất.
LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới để được tư vấn chi tiết về kế hoạch triển khai NetSuite ERP trong Doanh nghiệp ngay hôm nay!
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.
