Trong thị trường bất động sản sôi động và đầy tính cạnh tranh hiện nay, việc lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng cho thuê phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt lớn đối với hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp bất động sản. Một hệ thống quản lý hợp đồng cho thuê phù hợp sẽ trở thành nền tảng chiến lược quản lý tài sản, giúp tập trung dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và cung cấp cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về hoạt động của công ty. Dưới đây là 7 lưu ý quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng đắn:
1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi đi sâu vào xem xét các lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp cần dành thời gian để xác định rõ nhu cầu cụ thể của mình. Doanh nghiệp có đang tập trung vào quản lý khách thuê, kế toán hợp đồng hay bảo trì tài sản không? Việc lập danh sách các ưu tiên sẽ giúp đảm bảo phần mềm lựa chọn có khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra. Các tính năng quan trọng như cảnh báo gia hạn hợp đồng, công cụ hỗ trợ giao tiếp với khách thuê hay khả năng tạo báo cáo tài chính là những yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Hiểu rõ nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những giải pháp không phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
2. Khả năng mở rộng và linh hoạt
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, phần mềm quản lý hợp đồng cho thuê cũng cần khả năng phát triển tương ứng. Doanh nghiệp nên lựa chọn một hệ thống có tính linh hoạt và khả năng mở rộng, cho phép tích hợp thêm tài sản, người dùng, và các tính năng mới mà không cần thay thế toàn bộ hệ thống. Một giải pháp mở rộng hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bổ sung các chức năng như phân tích nâng cao hoặc các tính năng thông minh dựa trên AI, đảm bảo phần mềm luôn đáp ứng được yêu cầu phát triển và đổi mới của doanh nghiệp.
3. Khả năng tích hợp
Phần mềm quản lý hợp đồng cho thuê cần có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống kế toán, CRM và phần mềm quản lý tài sản. Việc tích hợp này giúp giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Chẳng hạn, khi tích hợp với hệ thống kế toán, phần mềm có thể tự động hóa việc lập báo cáo tài chính. Tương tự, tích hợp với CRM sẽ nâng cao hiệu quả trong quản lý quan hệ khách thuê.
4. Giao diện thân thiện với người dùng
Một hệ thống phức tạp có thể làm giảm năng suất của doanh nghiệp. Do đó, cần ưu tiên lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, yêu cầu ít thời gian đào tạo. Thiết kế trực quan sẽ hỗ trợ đội ngũ nhanh chóng làm quen với hệ thống mới, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và triển khai hiệu quả hơn. Nên tìm kiếm các phần mềm có bố cục rõ ràng, dễ điều hướng, cùng bảng điều khiển tổng quan cung cấp thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và dễ dàng.
5. Tuân thủ quy định và báo cáo
Phần mềm cần đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn trong lĩnh vực bất động sản, chẳng hạn như FASB và IFRS dành cho kế toán hợp đồng cho thuê. Bên cạnh đó, khả năng báo cáo mạnh mẽ là yếu tố quan trọng, giúp tạo ra các báo cáo tài chính chính xác và cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động. Phần mềm nên hỗ trợ tùy chỉnh báo cáo và bảng điều khiển, cho phép doanh nghiệp theo dõi dễ dàng các chỉ số hiệu suất cũng như tiêu chí tuân thủ.
6. Cập nhật theo thời gian thực và tự động hóa
Các bản cập nhật theo thời gian thực và tính năng tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả một cách đáng kể. Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm có khả năng theo dõi hợp đồng cho thuê theo thời gian thực, gửi thông báo tự động về các mốc quan trọng và tạo báo cáo theo yêu cầu. Tính năng tự động hóa có thể hỗ trợ xử lý các tác vụ lặp lại như gửi nhắc nhở thanh toán, cập nhật hồ sơ hợp đồng và tạo tóm tắt tài chính, từ đó giải phóng nguồn lực để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược.
7. Hỗ trợ khách hàng và đào tạo
Hỗ trợ khách hàng uy tín, tin cậy là một yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp triển khai phần mềm mới. Nên ưu tiên chọn nhà cung cấp có dịch vụ đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục để nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Điều này giúp đội ngũ tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm. Doanh nghiệp nên tìm kiếm các tùy chọn hỗ trợ như trò chuyện trực tiếp, hỗ trợ qua điện thoại và tài liệu hướng dẫn chi tiết. Ngoài ra, các tài nguyên đào tạo như hội thảo trực tuyến, video hướng dẫn và các buổi đào tạo trực tiếp cũng cần được xem xét.
Việc lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng thuê phù hợp là một quyết định chiến lược có thể giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao lợi nhuận. Bằng cách áp dụng 7 hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể tìm được giải pháp không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn hỗ trợ sự phát triển và tính linh hoạt trong môi trường bất động sản đầy cạnh tranh. Một phần mềm phù hợp sẽ là nền tảng vững chắc, giúp doanh nghiệp hướng đến thành công lâu dài.
Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình vận hành doanh nghiệp Bất động sản với Oracle NetSuite Cloud ERP
Propeller là giải pháp do Introv (Hồng Kông) & Gimasys hợp tác cung cấp, mang đến một bộ tính năng toàn diện được thiết kế riêng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bất động sản cho thuê tại Việt Nam. Giải pháp đến từ Hồng Kông này là một nền tảng quản lý doanh nghiệp trên điện toán đám mây, tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi và cung cấp khả năng nhìn thấy dữ liệu theo thời gian thực, từ việc quản lý hợp đồng cho thuê đến hiệu suất tài chính.
Doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu kĩ hơn về giải pháp hệ thống công nghệ toàn diện của Oracle NetSuite giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Bất động sản cho thuê? Giải pháp Oracle NetSuite Cloud ERP dành riêng cho ngành Bất động sản cho thuê từ sự hợp tác giữa Gimasys và Introv Hồng Kông sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết và cải thiện vượt trội các vấn đề trong vận hành. LIÊN HỆ NGAY với Gimasys để nhận tư vấn MIỄN PHÍ về giải pháp quản lý tài chính và vận hành cho doanh nghiệp Bất động sản cho thuê!
