Làm thế nào để đo lường thành công của một dự án ERP? Câu trả lời sẽ nằm trong nhóm KPI được được ra trước và sau khi triển khai để giúp chứng minh tính hiệu quả của hệ thống mới.
Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được đánh giá là một trong những dự án phức tạp, tiêu tốn nhiều nguồn lực, nhưng nó cũng được ví như cơ hội vàng để các công ty xem xét lại các chiến lược, mục tiêu và quy trình trong nội bộ. Việc triển khai ERP thành công sẽ đem đến sự đổi mới và cải thiện ở tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp.
9 KPIs cần thiết cho triển khai ERP
Việc triển khai ERP bao gồm nhiều giai đoạn, từ khi đưa ra yêu cầu đến phát triển, lập kế hoạch, triển khai và hỗ trợ. KPI rõ ràng khi bắt đầu triển khai thì việc triển khai càng phù hợp với mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp và càng thu được nhiều giá trị hơn từ hệ thống này.
ERP là dự án dài hơi và sẽ đem đến giá trị cho doanh nghiệp trong nhiều năm, vì vậy, điều quan trọng là phải theo dõi cả KPI ngắn hạn và dài hạn. Khi quá trình triển khai ERP hoàn tất, việc theo dõi các cải tiến trong các KPI dưới đây có thể giúp doanh nghiệp đo lường sự thành công của mình hoặc xác định chiến lược xa hơn với hệ thống ERP này.
1. Vòng quay hàng tồn kho: Vòng quay hàng tồn kho cho biết có bao nhiêu sản phẩm được bán trong một khung thời gian cụ thể. Khi được triển khai thành công, hệ thống ERP sẽ theo dõi toàn bộ quá trình, thời gian lượng hàng hóa trong kho được vận chuyển hoặc bán ra thị trường, cung cấp khả năng hiển thị về các quy trình tồn kho. Ngoài ra, hệ số này còn giúp doanh nghiệp tránh thua lỗ do dự trữ quá nhiều, cũng như dự đoán tốt hơn nhu cầu dựa trên hành vi thị trường. Vòng quay hàng tồn kho có tầm quan trọng đặc biệt đối với các công ty sản xuất, giúp doanh nghiệp thiết lập tỷ lệ hiệu suất hàng tồn kho chính xác để tối đa hóa sản xuất mà không chiếm quá nhiều không gian kho.
2. Tỷ suất lợi nhuận của dự án: Trong các ngành dựa trên dự án như xây dựng, tỷ suất lợi nhuận của dự án đo lường mức thu nhập của một công ty sau khi trừ đi các khoản chi phí cho vật liệu, lao động và chi phí chung. Để đo lường chính xác tỷ suất lợi nhuận của dự án, doanh nghiệp phải theo dõi một số giá trị, bao gồm ước tính chi phí và ngân sách, chi phí dự án và doanh thu mà dự án tạo ra. Hệ thống ERP sẽ kết hợp dữ liệu trên tất cả các chỉ số này để cung cấp cho công ty bức tranh toàn cảnh về doanh thu và chi phí của từng dự án.
3. Dự báo nhu cầu: Một giải pháp ERP được cấu hình tốt sẽ mang lại dự báo ở mức độ chính xác cao, giúp công ty dự đoán nhu cầu dựa trên sự kết hợp giữa dữ liệu lịch sử và các chỉ số hiện tại.
4. Lập lịch: KPI này giúp các công ty theo dõi tốc độ sản xuất dựa trên lịch trình sản xuất, đảm bảo doanh nghiệp không bị tụt hậu hoặc bỏ lỡ các mốc quan trọng. Hệ thống ERP đơn giản hóa việc lập kế hoạch bằng cách cung cấp một bức tranh rõ ràng về các quy trình sản xuất và hiểu rõ về những gián đoạn có thể xảy ra để có thể chủ động điều chỉnh.
Hệ thống KPIs sẽ giúp doanh nghiệp đo lường được thành công khi triển khai hệ thống ERP.
5. Sự hài lòng của nhân viên: Dù không phải là số liệu có thể định lượng chính xác như ROI hoặc doanh số bán hàng, sự tham gia và hài lòng của nhân viên có thể được đánh giá bằng việc triển khai ERP thành công. Sự hài lòng và mức độ tương tác có thể được suy ra bởi mức năng suất cao hơn hoặc khả năng giữ chân nhân viên và thậm chí là sự gia tăng doanh số bán hàng – tất cả đều là dấu hiệu tốt cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Ngược lại, hệ thống ERP có thể hiển thị thời điểm KPI có xu hướng ngược lại, cung cấp cái nhìn sâu sắc mà doanh nghiệp cần để giải quyết và khắc phục mọi vấn đề tiềm ẩn một cách nhanh chóng.
6. Năng suất kinh doanh: Năng suất là thước đo phổ biến để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các rào cản phổ biến đối với năng suất kinh doanh bao gồm sự kém hiệu quả của quy trình, lỗi thiết bị, các vấn đề về chuỗi cung ứng – tất cả đều có thể theo dõi bởi hệ thống ERP và đánh giá một cách tổng thể. Bằng cách đó, một công ty có thể phân tích tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về cách cải thiện chúng.
7. Trải nghiệm khách hàng (CX): KPI trải nghiệm khách hàng được cho là chỉ số quan trọng nhất của công ty. Hầu như mọi cải tiến mà doanh nghiệp thực hiện đối với một quy trình hoặc chức năng sẽ mang lại lợi ích cho khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng, tăng trưởng. Hệ thống ERP sẽ cung cấp thông tin về những cải tiến như vậy, bao gồm thời gian sản xuất nhanh hơn, thực hiện chính xác hơn và các tùy chọn phân phối linh hoạt hơn cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty.à đánh giá của khách hàng nhằm thông báo về những cải tiến đối với trải nghiệm của khách.
8. Đầu tư cho CNTT: Số liệu đầu tư cho CNTT giúp các doanh nghiệp khai thác tối đa lợi ích từ các khoản đầu tư vào công nghệvới chi phí tối thiểu. ERP có thể theo dõi các số liệu liên quan đến chi phí phần cứng, phần mềm và đăng ký cloud ở cấp độ công ty hoặc từng người dùng.
9. Tăng trưởng doanh thu và doanh số bán hàng: Nếu CX là ưu tiên hàng đầu của công ty ở cấp độ hoạt động, thì tăng trưởng doanh thu và doanh số bán hàng là nhiệm vụ quan trọng của công ty. Các chỉ số về doanh thu và doanh số cho biết doanh nghiệp đã kiếm được bao nhiêu lợi nhuận từ việc bán các sản phẩm và dịch vụ của mình trong một khoảng thời gian cụ thể và dự báo xu hướng trong khoảng thời gian dài hơn. Các số liệu phổ biến trong danh mục này bao gồm lợi nhuận trung bình trên mỗi mặt hàng đã bán, tỷ suất lợi nhuận hoạt động và giá trị đơn hàng trung bình. Với một hệ thống ERP được triển khai thành công và các KPI phù hợp, công ty có thể xác định cơ hội tăng trưởng doanh thu lớn nhất đồng thời có được cái nhìn sâu sắc về các lĩnh vực có thể tăng hiệu quả để cắt giảm chi phí hoạt động.
Tầm quan trọng của dữ liệu theo thời gian thực
Dữ liệu theo thời gian thực là chìa khóa để có được cái nhìn nhất quán về con người, hiệu suất và công nghệ trong một tổ chức. Triển khai ERP thành công cần tạo ra thông tin tốt hơn, chi tiết hơn về các quy trình, hoạt động kinh doanh và tập trung thông tin đó để giúp ban lãnh đạo đưa ra những chiến lược và kế hoạch một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Cách đo lường thành công khi triển khai ERP
Thành công của việc triển khai ERP không nên chỉ được đo lường bằng tốc độ triển khai. Việc triển khai suôn sẻ là một bước khởi đầu tốt, nhưng hệ thống ERP chỉ bắt đầu gia tăng giá trị khi nó được sử dụng để cải thiện các quy trình kinh doanh. Những cải tiến về cách thức hoạt động của tổ chức trở nên rõ ràng theo thời gian bằng cách đo lường theo 09 KPI được liệt kê ở trên.
Ngoài các KPI đó, câu trả lời cho các câu hỏi sau cũng có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá giá trị của việc triển khai ERP:
- Quy trình kinh doanh nào được cải thiện ngay lập tức? Quy trình nào trở nên kém hiệu quả và làm thế nào để khắc phục?
- Hệ thống ERP có đáp ứng được tất cả các kỳ vọng đặt ra trước khi bắt đầu triển khai không?
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp có nhận thấy sự giảm thiểu sai sót nói chung không? Cải thiện trong việc ra quyết định?
- Mức độ cải thiện sự hài lòng của khách hàng?
- Nhân viên sử dụng hệ thống ERP vào công việc hàng ngày chưa?
- Tăng trưởng kinh doanh đã bắt đầu tăng tốc chưa?
- Quy trình/ hoạt động kinh doanh có trở nên rời rạc / gắn kết hơn không?
Một số câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ mang tính chủ quan và một số câu trả lời có thể mất một chút thời gian để trở nên rõ ràng. Nhưng bằng cách kết hợp chúng lại với nhau, chủ doanh nghiệp có thể hiểu rõ về giá trị mà hệ thống ERP đang đóng góp cho doanh nghiệp.
Việc triển khai ERP cần nhiều thời gian, năng lượng và sự tham gia của các nhóm trong toàn doanh nghiệp. Danh sách các KPI trong bài viết này không đầy đủ, nhưng các doanh nghiệp có thể lấy 09 KPI này là cơ sở để tạo nên một bộ KPI hoàn chỉnh và phù hợp hơn.
