Triển khai NetSuite thành công là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự đồng hành của một đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi đã hỗ trợ thành công nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực như phân phối, bán lẻ, sản xuất triển khai NetSuite trong suốt nhiều năm qua, đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
Mỗi dự án triển khai NetSuite đều có những đặc điểm riêng, và không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Quy trình triển khai gồm nhiều bước, dễ gặp phải rào cản, thiếu sót một số kế hoạch quan trọng hoặc đôi khi do lựa chọn đối tác chưa phù hợp.
Vậy làm thế nào để đảm bảo quá trình triển khai NetSuite diễn ra thuận lợi? Dưới đây là 10 mẹo hữu ích giúp bạn đạt được điều đó.
1. Xác định rõ những thách thức kinh doanh
Để tích hợp triển khai NetSuite thành công, việc xác định rõ phạm vi và mục tiêu là rất quan trọng. Bước đầu tiên (và có thể là bước quan trọng nhất) là xác định các thách thức kinh doanh mà doanh nghiệp mong muốn NetSuite giải quyết.
Việc này nên được tiến hành nội bộ trước khi doanh nghiệp có thể trao đổi cụ thể với đối tác về nhu cầu của mình. Một đối tác triển khai NetSuite có kinh nghiệm cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong bước này, đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa rõ nên bắt đầu từ đâu.
2. Chi tiết hóa quy trình làm việc
NetSuite là một phần mềm mạnh mẽ, cho phép tự động hóa quy trình làm việc, phê duyệt và các chức năng kinh doanh phức tạp. Để khai thác tối đa tiềm năng của NetSuite, việc xác định và chi tiết hóa quy trình làm việc là điều cần thiết.
Hãy chuẩn bị tài liệu mô tả chi tiết các quy trình làm việc để hỗ trợ quá trình triển khai NetSuite. Các tài liệu này nên bao gồm:
- Từng bước trong quy trình
- Nhân viên tham gia ở mỗi bước
- Phê duyệt cần thiết cho từng bước (nếu có)
- Các công cụ và dữ liệu cần thiết
Việc tài liệu hóa rõ ràng sẽ giúp đối tác triển khai NetSuite dễ dàng nắm bắt quy trình của doanh nghiệp, đồng thời xác định xem có cần tích hợp, bổ sung hoặc tùy chỉnh nào khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp không.
3. Xác định ngân sách và thời gian
Hãy lập ngân sách và khung thời gian cụ thể cho việc triển khai NetSuite thành công, đồng thời xác định các giới hạn ngân sách và thời gian tối đa có thể chấp nhận. Chi phí triển khai NetSuite phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, và có thể làm việc với đối tác triển khai NetSuite để ước tính chính xác chi phí.
Dù không phải mọi dự án triển khai NetSuite đều vượt ngân sách hay kéo dài hơn dự kiến, nhưng đây là tình huống không hiếm gặp. Do đó, việc dự trù thêm một khoản linh hoạt về ngân sách và thời gian là điều cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các chi phí phát sinh hoặc một vài tuần chậm trễ trong quá trình NetSuite đi vào hoạt động.
4. Chỉ định người quản lý dự án nội bộ
Trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ đối tác triển khai nào, việc chỉ định một người quản lý dự án nội bộ là rất quan trọng. Người này sẽ là đầu mối chính của dự án, đồng thời phối hợp với các trưởng bộ phận để giải quyết các vấn đề, quy trình và nhiệm vụ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể.
Không chỉ chọn những người có kỹ thuật tốt nhất — hãy đảm bảo rằng đội ngũ dẫn dắt dự án am hiểu sâu sắc về các quy trình của người dùng cuối. Điều này sẽ giúp đảm bảo quá trình triển khai NetSuite thành công, phù hợp và sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
5. Đừng bỏ qua vai trò của IT nội bộ
Mặc dù đội ngũ triển khai dự án không nhất thiết phải bao gồm nhân viên IT, nhưng sự tham gia của họ là rất quan trọng. Nguồn lực IT nội bộ sẽ đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì và cập nhật NetSuite sau khi triển khai.
Một số đối tác triển khai NetSuite có thể cung cấp dịch vụ bảo trì và hỗ trợ, giúp doanh nghiệp không cần dựa hoàn toàn vào nguồn lực IT nội bộ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ IT, hãy đảm bảo họ tham gia vào quá trình triển khai để đảm bảo hệ thống được quản lý và vận hành hiệu quả.
6. Chọn đối tác triển khai NetSuite đáng tin cậy
Việc lựa chọn đối tác triển khai NetSuite thành công đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Không phải tất cả các đối tác NetSuite đều giống nhau, vì vậy việc nghiên cứu và cân nhắc lựa chọn đối tác triển khai kỹ càng là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn đối tác triển khai:
- Kinh nghiệm: Hãy xem xét kinh nghiệm của đối tác trong ngành. Tìm kiếm những nhà cung cấp NetSuite có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Hãy hỏi đối tác đã hoạt động bao lâu và đã hoàn thành bao nhiêu dự án triển khai. Nếu có thể, yêu cầu cung cấp case study để xem cách đối tác đã hỗ trợ các khách hàng trước đây như thế nào.
- Khả năng giải quyết vấn đề: Đảm bảo rằng đối tác có thể tùy chỉnh cài đặt NetSuite theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có các vấn đề cụ thể cần giải quyết, hãy trao đổi với đối tác về các tình huống tương tự mà họ đã hỗ trợ khách hàng.
- Giá cả linh hoạt: Một số đối tác triển khai cung cấp mức giá cố định, điều này có thể hấp dẫn lúc đầu nhưng chưa hẳn là lựa chọn tối ưu. Giá cố định thường chỉ bao gồm các công việc cơ bản, khiến doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần thêm tùy chỉnh, đào tạo, hoặc phát triển thêm.
7. Thiết lập mục tiêu và cột mốc cụ thể cho dự án
Đặt ra các mục tiêu và cột mốc có thể đạt được là một bước quan trọng để triển khai NetSuite thành công. Dù có thể chưa nắm rõ toàn bộ chi tiết của quy trình triển khai, hãy xác định càng nhiều cột mốc cụ thể càng tốt. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ một cách rõ ràng trong suốt quá trình triển khai NetSuite.
Thay vì tiến hành triển khai mà không rõ tình trạng sau vài tháng, các cột mốc này sẽ cho doanh nghiệp biết chính xác dự án đang ở giai đoạn nào và dễ dàng cập nhập đến các bộ phận liên quan.
8. Đảm bảo làm sạch và chuyển giao dữ liệu
Chuyển dữ liệu từ hệ thống hiện tại sang một hệ thống mới như NetSuite là một bước phức tạp và cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo đối tác NetSuite có kế hoạch rõ ràng cho việc chuyển dữ liệu, đặc biệt là về cách thức và quy trình chuyển giao.
Bắt đầu bằng việc lập danh sách các điểm dữ liệu quan trọng như:
- Hồ sơ khách hàng
- Dữ liệu bán hàng
- Nhà cung cấp
- Nhà thầu
- Tồn kho
- Tài chính công ty
Dành thời gian để kiểm tra kỹ dữ liệu cần chuyển giao, đảm bảo:
- Tính chính xác: Dữ liệu có chính xác không?
- Định dạng phù hợp: Kiểm tra định dạng dữ liệu để tránh lỗi trong quá trình chuyển giao.
- Loại bỏ dữ liệu trùng lặp: Đảm bảo không có bản sao của hồ sơ khách hàng hoặc thông tin nhà cung cấp, tránh chuyển dữ liệu không cần thiết.
Cuối cùng, lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển giao các dữ liệu quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chính xác.
9. Cẩn trọng trong giai đoạn UAT
Trong giai đoạn UAT của quá trình triển khai NetSuite, doanh nghiệp và đối tác triển khai cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi khía cạnh của hệ thống, bao gồm việc kiểm tra từng nhiệm vụ, quy trình làm việc và quy trình thường xuyên được nhân viên sử dụng.
Nếu không kiểm tra đầy đủ, có thể doanh nghiệp sẽ không phát hiện ra lỗi cho đến khi ai đó gặp sự cố trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Giai đoạn UAT giúp đảm bảo NetSuite đáp ứng tất cả nhu cầu kinh doanh, vận hành trơn tru cho nhân viên và không bỏ sót bất kỳ chức năng cần thiết nào. Đây là thời điểm để kiểm tra và khắc phục mọi vấn đề trước khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Doanh nghiệp cần thêm tư vấn triển khai NetSuite?
Mặc dù Gimasys đã cố gắng hết sức để đưa ra 09 lưu ý hàng đầu cho việc triển khai NetSuite thành công, nhưng đây cũng chỉ là những lưu ý ban đầu. Nếu cần thêm tư vấn chi tiết trong từng giai đoạn, đào tạo hoặc hỗ trợ trong việc triển khai NetSuite, hãy liên hệ với Gimasys ngay hôm nay!
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thiết lập một buổi tư vấn MIỄN PHÍ hướng dẫn doanh nghiệp tiến tới con đường triển khai Netsuite thành công!
