Mỗi năm, ngành công nghiệp sản xuất trên toàn thế giới càng mở rộng lớn hơn cả về số lượng và quy mô. Với sự phát triển này, các nhà sản xuất cũng phần nào được hưởng lợi cho hoạt động kinh doanh của mình, nhưng cũng đồng thời kéo theo hệ luỵ đó là sự gia tăng về các quy trình kinh doanh hàng ngày mà một người hoặc một nhóm nhỏ không thể xử lý hết được.
Chủ doanh nghiệp và người đứng đầu bộ phận của các công ty sản xuất đều có thể nhận thấy “khe hở trong vận hành” về hiệu quả của quy trình kinh doanh. Ví dụ kể đến như không hoàn toàn tin tưởng vào định mức hàng tồn kho, các lỗi trong sản xuất mà đáng lẽ doanh nghiệp có thể tránh được, doanh nghiệp không thể truy cập thông tin quan trọng kịp thời. Mặc dù trước đây doanh nghiệp đã có thể quản lý được những thách thức này nhưng nếu không có hệ thống phù hợp với sự phát triển, những khó khăn này có thể nhanh chóng khuếch đại và gây ra rào cản phức tạp đối với quá trình tăng trưởng, gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Từ đó, các doanh nghiệp sản xuất đang dần hướng đến tìm một phần mềm hiện đại giúp hỗ trợ giải quyết những khó khăn này như hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), được thiết kế và chứng thực rằng có thể giúp ngành sản xuất đạt được mức tăng trưởng tối ưu chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lại chưa biết được khi nào thì thật sự cần một hệ thống hiện đại toàn diện như ERP, hay phải chờ đến khi xảy ra sự cố diện rộng hoặc hệ thống CNTT cũ ngừng hoạt động, lỗi thời thì doanh nghiệp mới bước vào những giai đoạn đầu tìm hiểu, đó là một thách thức của việc dễ dàng bị tụt hậu trong kinh doanh.
Dưới đây là 05 dấu hiệu quan trọng cho thấy doanh nghiệp sản xuất đã đến lúc cần triển khai giải pháp ERP để tối ưu hoá vận hành, giảm thiểu chi phí và gia tăng được năng suất hoạt động tối đa.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần triển khai ERP sản xuất
1. Công việc kế toán mất quá nhiều thời gian
Bộ phận kế toán của doanh nghiệp có đang phải thực hiện quá nhiều thao tác nhập dữ liệu thủ công và làm việc thông qua hóa đơn và đơn đặt hàng trên giấy tờ không? Có yêu cầu phải xem qua nhiều bảng tính (spreadsheet, Excel) để đối chiếu hoặc hợp nhất thông tin tài chính không? Đây là tình trạng điển hình của các công ty có hệ thống kế toán và vận hành tách biệt, khó kết hợp thay vì một hệ thống ERP sản xuất duy nhất tích hợp mọi cơ sở dữ liệu.
2. Các phòng ban hoạt động rời rạc
Doanh nghiệp có quá nhiều cuộc họp nội bộ để chia sẻ tình trạng hoạt động hoặc phải đến trực tiếp xưởng sản xuất để tìm hiểu xem mọi thứ đang vận hành như thế nào? Nhân sự có phải nhập liệu thủ công những thông tin liên quan đến thay đổi kỹ thuật và BOM vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng không?
Hệ thống ERP sản xuất hiện đại cho phép phiên bản báo cáo trung thực thông qua cơ sở dữ liệu thống nhất, đầy đủ và tin cậy được tổng hợp từ tất cả các chức năng trong doanh nghiệp, từ đó cho phép các phòng ban giao tiếp và hợp tác làm việc hiệu quả chỉ cần một nền tảng. Hơn nữa, các giải pháp Cloud ERP sản xuất cũng cung cấp quyền truy cập hệ thống linh hoạt cho cả các nhân viên làm việc từ xa – tại nhà, tại cửa hàng hay các địa điểm của kho hàng, cho đến nhân viên dịch vụ và bán hàng tại cơ sở.
3. Khó khăn trong việc tiếp cận các dữ liệu thông tin quan trọng
Nhân sự có đang dành quá nhiều thời gian để đối chiếu và hiểu dữ liệu? Thông tin kinh doanh về mức tồn kho, đơn đặt hàng, tiến độ của các giai đoạn trong chu kỳ sản xuất và việc truy cập vào cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Thay vì đóng góp các kết quả có giá trị cao hơn cho doanh nghiệp, việc dành quá nhiều thời gian tìm kiếm thông tin có thể khiến nhân sự nản lòng, lãng phí thời gian.
Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào sự linh hoạt trong kinh doanh, tốc độ tiếp cận thị trường và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Với hệ thống ERP sản xuất hiện đại, doanh nghiệp có thể truy cập các dữ liệu được tập trung, kiểm soát và cập nhập theo thời gian thực, hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh tại mọi thời điểm và xem cách hệ thống này giúp các phòng ban kết nối và vận hành hiệu quả như thế nào.
4. Sự hài lòng của khách hàng đang giảm dần
Một doanh nghiệp trở nên thành công vì có thể làm hài lòng khách hàng nhiều nhất có thể và đảm bảo sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp trên đà phát triển, việc duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng như cũ có thể là một thách thức. Các vấn đề liên quan đến thời gian phản hồi khách hàng chậm hơn, chất lượng tư vấn và báo giá giảm sút do số lượng nhiều lên, thời gian giao hàng kéo dài và lỗi sai sót đặt hàng bắt đầu xuất hiện với tần suất thường xuyên hơn.
Nếu không có hệ thống quản lý lấy khách hàng làm trung tâm, doanh nghiệp có thể không truy cập lấy thông tin chính xác ngay lập tức được, hoặc tệ hơn là không thể kiểm soát toàn bộ quy trình kinh doanh của mình dẫn đến hệ quả là ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng.
Một hệ thống ERP sản xuất hiện đại bao gồm toàn bộ quy trình từ báo giá cho đến tiền mặt (Quote to Cash – QTC), đồng thời cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ thông tin theo thời gian thực giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng cũng như giám sát quá trình giao hàng và dịch vụ khách hàng tốt hơn. Từ đó giúp hạn chế tối đa các vấn đề của khách hàng và thậm chí trong những trường hợp xấu nhất, hệ thống có thể cảnh báo về vấn đề đó trước khi quá muộn. Mô-đun Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) tích hợp cho phép doanh nghiệp tương tác sâu hơn với khách hàng và phát triển các mối quan hệ lâu dài, tích cực.
5. Doanh thu tăng lên, nhưng lợi nhuận lại đang mỏng dần
Mặc dù là một doanh nghiệp đang phát triển, nhưng lợi nhuận thực tế lại không tăng lên như mong đợi. Việc quản lý không tối ưu có thể dẫn đến chi phí bị cộng dồn theo thời gian, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của toàn doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp cần có một hệ thống để biết mọi thứ ở đâu trong vòng quay vận hành và có thể thu thập được dữ liệu về chi phí, phân tích và báo cáo được cập nhập theo thời gian thực nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp cải thiện lợi nhuận.
Nhiều doanh nghiệp đang tìm đến giải pháp đó là thuê thêm nhân viên để lấp đầy những “khoảng trống vận hành” được tạo ra bởi quy trình yếu kém, lạc hậu đã không còn tương thích với sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế những vấn đề này hoàn toàn có thể được giải quyết hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn bằng cách triển khai hệ thống ERP sản xuất hiện đại.
CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH TRONG NGÀNH SẢN XUẤT VỚI NETSUITE | TÌM HIỂU THÊM
Tìm hiểu về Phần mềm ERP sản xuất hiện đại dành cho doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ
Phần mềm Oracle NetSuite Cloud ERP được thiết kế và đóng gói dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất là với các tính năng vượt trội năng dành riêng cho sản xuất như quản lý chuỗi cung ứng, mua sắm, quản lý nguyên vật liệu và tài nguyên, báo cáo tài chính, MRP, v.v., giúp các doanh nghiệp sản xuất hoạt động hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các quy trình cốt lõi và cho phép khả năng hiển thị theo thời gian thực về các chỉ số hiệu suất hoạt động cũng như dữ liệu tài chính.
Tự động hóa toàn bộ chu kỳ vòng đời sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp từ những tính năng vượt trội của Oracle NetSuite Cloud ERP:
- Hoạt động bán hàng và marketing: NetSuite đưa ra dự báo bán hàng dựa trên dữ liệu được cập nhập liên tục theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể truy cập trên bất kì phương tiện nào như máy tính, điện thoại để kiểm tra đơn đặt hàng, khách hàng. NetSuite cũng hỗ trợ tự động tạo báo giá bán hàng bằng cách thêm giá, thuế bán hàng và chiết khấu, sau đó chuyển báo giá thành đơn đặt hàng và gửi cho bộ phận tài chính để ghi nhận doanh thu.
- Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM): BOM là danh sách các vật liệu cần thiết để tạo ra sản phẩm cuối cùng. NetSuite cho phép nhiều BOM cho một cụm lắp ráp và một BOM cho nhiều cụm lắp ráp. Người dùng có thể tạo BOM mới, hoặc sao chép từ các BOM có sẵn mà vẫn giữ nguyên phiên bản gốc.
- Tự động hóa chuỗi cung ứng: NetSuite cung cấp khả năng kiểm soát và truy cập vào dữ liệu của chuỗi cung ứng toàn cầu. Dù doanh nghiệp có nhiều xưởng sản xuất và địa điểm vận hành tại toàn cầu, người dùng vẫn có thể kiểm soát và theo dõi toàn bộ dữ liệu được cập nhập theo thời gian thực từ các nhà cung cấp khác nhau, nhà thầu và bên thứ 3. NetSuite cũng đưa ra các đề xuất liên quan đến đơn đặt hàng và tạo đơn đặt hàng, lệnh chuyển, lệnh công việc trên toàn bộ các cơ sở, chi nhánh toàn cầu. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng tính năng dự báo lập kế hoạch nhu cầu để duy trì mức tồn kho tiêu chuẩn.
- Quản lý đơn hàng: Kiểm soát toàn bộ quá trình đơn hàng từ khâu đặt hàng, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, trạng thái đơn hàng được tự động cập nhập theo thời gian thực.
- Quản lý tài chính: NetSuite với hệ thống cốt lõi là mô-đun tài chính kế toán, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ nhu cầu kế toán trên nền tảng này: từ các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, tự động tính toán thuế, phí, chiết khấu cho đến chênh lệch tiền tệ và tạo hóa đơn.
Các doanh nghiệp sản xuất đang nhận thấy những dấu hiệu khó khăn trong quy trình rời rạc và vận hành nội bộ, thì đây là thời điểm vàng để doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm một phần mềm ERP như Oracle NetSuite.
Gimasys là Đối tác Giải pháp Số 1 của Oracle NetSuite tại Việt Nam. Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tư vấn chuyển đổi số, cùng việc triển khai thành công 550+ dự án cho khách hàng trong và ngoài nước, chúng tôi – Gimasys tự tin giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình trong việc sử dụng ERP sản xuất hiện đại để tăng trưởng và đột phá.
