Case Study: Alpha Energy bứt phá hiệu suất và tối ưu quy trình làm việc với Oracle NetSuite

Thách thức trước khi triển khai Oracle NetSuite ERP

Hiện trạng của doanh nghiệp

Alpha Energy, một công ty phân phối bán buôn có trụ sở tại Tullamarine, Victoria, Úc, đã đối mặt với những thách thức lớn về hoạt động, cản trở sự phát triển và hiệu quả của công ty. Các vấn đề chính bao gồm năng suất nhân viên, dòng tiền và thời gian ngừng hoạt động của máy chủ. Việc sử dụng các nền tảng MYOB và Microsoft Access riêng lẻ dẫn đến các quy trình nhập dữ liệu tốn thời gian và dễ sai sót, ảnh hưởng đến năng suất tổng thể của nhân viên. Ngoài ra, công ty còn gặp phải tình trạng dòng tiền chậm do vấn đề về quản lý tài chính và xử lý đơn hàng không hiệu quả. Tình trạng đôi khi máy chủ nội ngừng hoạt động do lỗi hệ thống lại càng làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh.

Vấn đề trong năng suất nhân viên:

• Quy trình nhập liệu thủ công: Việc nhập dữ liệu vào MYOB và Microsoft Access hoàn toàn thủ công, làm mất nhiều thời gian của nhân viên. Mỗi khi có dữ liệu mới, nhân viên phải nhập liệu bằng tay, dễ dẫn đến sai sót và phải kiểm tra lại nhiều lần.

• Thiếu tích hợp dữ liệu: Các hệ thống không tích hợp khiến nhân viên phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng để lấy thông tin, làm chậm quá trình làm việc và giảm hiệu quả.

• Sai sót trong dữ liệu: Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi, từ đó gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong các báo cáo và quyết định kinh doanh. Mỗi lần xảy ra sai sót, nhân viên phải dành thêm thời gian để sửa chữa và kiểm tra lại dữ liệu.

Vấn đề trong dòng tiền:

• Chậm trễ trong xử lý đơn hàng và thanh toán: Quá trình xử lý đơn hàng và các giao dịch tài chính không hiệu quả, dẫn đến chậm trễ trong việc phát hành hóa đơn và thu tiền. Điều này làm giảm tốc độ thu hồi vốn và ảnh hưởng đến dòng tiền.

• Quản lý tài chính không nhất quán: Sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ làm cho việc theo dõi và quản lý tài chính trở nên khó khăn, dữ liệu tài chính không nhất quán và không được cập nhật kịp thời. Điều này gây khó khăn trong việc dự báo và lập kế hoạch tài chính.

• Khó khăn trong việc theo dõi các khoản thu và chi: Hệ thống không tích hợp khiến việc theo dõi các khoản thu và chi trở nên phức tạp. Điều này dẫn đến việc khó kiểm soát dòng tiền, dễ bỏ sót hoặc nhầm lẫn các giao dịch.

Thời gian ngừng hoạt động của máy chủ:

• Lỗi hệ thống và máy chủ ngừng hoạt động: Hệ thống máy chủ nội bộ của công ty đôi khi gặp lỗi và ngừng hoạt động, làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh. Khi máy chủ ngừng hoạt động, nhân viên không thể truy cập dữ liệu và các ứng dụng cần thiết để thực hiện công việc, gây ra sự trì hoãn và giảm hiệu quả làm việc.

 Tất cả thách thức này đã khiến Alpha Energy nhận ra rằng đã đến lúc cần có sự thay đổi.

Mục tiêu khi triển khai giải pháp Oracle NetSuite

Nhận thấy cần có một giải pháp tích hợp mạnh mẽ để giải quyết những thách thức này, Alpha Energy quyết định cách mạng hoá cơ sở hạ tầng CNTT. Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, họ đã chọn Oracle NetSuite ERP để thay thế cho MYOB và Microsoft Access. Giải pháp mới bao gồm các tính năng NetSuite Financials, Quản lý Hàng tồn kho, Quản lý Đơn hàng, SuiteCommerce, CRM và Tự động hóa Marketing. CEO của Alpha Energy nhận xét: “NetSuite là một hệ thống vận hành cực kỳ hiệu quả, giúp doanh nghiệp của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn nhiều so với các hệ thống cũ.”

Các tính năng Alpha Energy lựa chọn triển khai

Việc triển khai Oracle NetSuite đã mang lại sự thay đổi lớn trong hoạt động của Alpha Energy. Công ty đã chuyển từ các hệ thống riêng lẻ cũ sang một nền tảng vận hành toàn diện của NetSuite, tích hợp tài chính, quản lý hàng tồn kho, quản lý đơn hàng, SuiteCommerce, CRM và tự động hóa marketing. Quyết định chiến lược này đã giúp giải quyết các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp và hợp lý hóa hoạt động trong tất cả các phòng ban, đảm bảo quy trình làm việc gắn kết và hiệu quả hơn.

Quy trình kinh doanh của Alpha Energy được tối ưu mạnh mẽ nhờ triển khai thành công Oracle NetSuite

Sau khi triển khai, Alpha Energy đã nhận được nhiều lợi ích vượt trội. Đầu tiên, việc thay thế các nền tảng MYOB và Microsoft Access sang NetSuite đã giúp tăng năng suất nhân viên lên hơn 20%. Việc tích hợp các quy trình đã loại bỏ công đoạn nhập dữ liệu tốn thời gian và dễ sai sót, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra giá trị tích cực hơn.

Thứ hai, NetSuite cung cấp khả năng kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực về tài chính, CRM, hàng tồn kho, bán hàng và mua sắm. Khả năng toàn diện này đã giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định tốt hơn và quản lý nguồn lực hiệu quả hơn, sau cùng chính là cải thiện hiệu suất kinh doanh tổng thể.

Tìm hiểu thêm về Oracle NetSuite ERP

Cuối cùng, khả năng phân quyền cho từng người dùng của NetSuite cho phép nhân viên linh hoạt quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm kho bãi, bán hàng, trang web, marketing và mua sắm. Khả năng thích ứng này đã nâng cao hiệu quả hoạt động nội bộ và giúp nhân viên kiểm soát tốt hơn nội dung công việc của mình, thúc đẩy môi trường kinh doanh năng động và phản ứng kịp thời.

Việc chuyển đổi sang Oracle NetSuite ERP đánh dấu một cột mốc quan trọng cho Alpha Energy. Doanh nghiệp trong lĩnh vực phân phối bán buôn đã vượt qua được những khó khăn về hoạt động kinh doanh, có khả năng kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực và tăng hơn 20% năng suất nhân viên. Quyết định của CEO chọn NetSuite thay vì các hệ thống nội bộ truyền thống đã chứng tỏ rằng đây là quyết định đúng đắn, cung cấp cho đội ngũ doanh nghiệp các công cụ cần thiết để hỗ trợ sự phát triển và đạt được kết quả xuất sắc trong hoạt động kinh doanh.

Hành trình của Alpha Energy với NetSuite ERP là một minh chứng cho thấy rằng sức mạnh “thay da đổi thịt” của một giải pháp phần mềm tích hợp tốt được doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn để giải quyết các thách thức kinh doanh phức tạp và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Các doanh nghiệp ngành sản xuất đang tin dùng Oracle NetSuite: