Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse management system – WMS) hiện đại trở nên cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống quản lý kho hàng không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và phân phối hàng hóa mà còn đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể.
Thách thức trong việc quản lý kho hàng
Kho hàng là một hệ sinh thái phức tạp với nhiều quy trình khác nhau hoạt động song song để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả. Những thách thức trong quản lý kho là rào cản lớn đối với hiệu quả và năng suất của kho và có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho toàn bộ quy trình làm việc của kho.
- Thông tin tồn kho không chính xác: gây ra vấn đề khi lấy hàng hoá không đúng địa điểm kho có hàng. Quy trình cập nhật dữ liệu hàng tồn kho thủ công dẫn đến thông tin không chính xác, nhân sự mất nhiều thời gian để kiểm tra thực tế và điều chỉnh.
- Sử dụng không gian kho không hiệu quả: Hiệu suất sử dụng công suất kho trung bình chỉ đạt 68% chứng tỏ diện tích kho chưa được tận dụng hiệu quả.
- Quản lý lao động không đúng cách: Chi phí lao động có thể chiếm gần 65% tổng ngân sách kho bãi. Việc quản lý một lực lượng lao động lớn có thể trở nên hỗn loạn và phức tạp, dẫn đến những thách thức lớn về quản lý kho hàng. Người quản lý kho phải tìm những lĩnh vực mà hệ thống tự động có thể tham gia để giảm chi phí lao động và làm cho quá trình thực hiện đơn hàng hiệu quả hơn.
- Làm việc theo các quy trình lỗi thời: Trong khi số hóa kho hàng đang tăng tốc nhanh chóng trong một số ngành, hầu hết các kho hàng vẫn tuân theo các quy trình dựa trên giấy tờ lỗi thời.
- Thích ứng với nhu cầu theo mùa: Những thay đổi theo mùa, chu kỳ kinh tế, xu hướng sản phẩm và các yếu tố khác dẫn đến sự biến động trong nhu cầu của khách hàng mà các nhà kho không thể kiểm soát được lại là một trong những thách thức chính của hoạt động kho bãi.
- Quy trình chọn hàng không đạt tiêu chuẩn: 50% thời gian của người bốc hàng là dành cho việc di chuyển. Việc lấy hàng phải được thực hiện theo cách tối ưu để giảm thiểu sự di chuyển và lãng phí thời gian.
- Quản lý đơn hàng thiếu sót: Với sự tiến bộ của công nghệ, người tiêu dùng có nhiều nguồn để đặt mua sản phẩm. Đối với một hệ thống kho có kênh bán hàng đa kênh, việc quản lý đơn đặt hàng của khách hàng đến từ nhiều kênh có thể là một công việc chán nản và đầy thách thức về kho bãi.
- Quản lý khối lượng dữ liệu khổng lồ: Kho có thể tạo ra nhiều dữ liệu trong khi thực hiện các quy trình khác nhau. Mặc dù dữ liệu này có thể quá lớn để quản lý và phân tích thủ công nhưng chúng chứa đựng những giá trị sâu sắc giúp cải thiện năng suất kho hiệu quả hơn.
- Sự đa dạng về sản phẩm được lưu trữ: Một trong những thách thức hàng đầu khác đối với kho hàng là hầu hết các doanh nghiệp đều hoạt động theo Nguyên tắc Pareto, trong đó 80 doanh số bán hàng của họ đến từ 20% lượng hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc liên tục tìm ra 20% sản phẩm có thể gặp nhiều khó khăn do bối cảnh thị trường thay đổi liên tục. Việc dự báo không chính xác nhu cầu của khách hàng và đặt hàng số lượng lớn sản phẩm mà cuối cùng vẫn còn tồn trong kho có thể ảnh hưởng đến ROI của doanh nghiệp.
- Kiểm soát chất lượng kém: Với hàng trăm đơn hàng đến và đi mỗi ngày, việc kiểm soát chất lượng đôi khi trở nên ngoài tầm kiểm soát. Do áp lực phải hoàn thành đơn hàng nhanh chóng, công nhân đôi khi có thể bỏ qua các chi tiết quan trọng trong quá trình lấy hàng, đóng gói hoặc vận chuyển. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng nhận được sản phẩm được đóng gói kém, không chính xác hoặc bị hư hỏng và có trải nghiệm mua sắm tệ.
Tại sao cần có hệ thống quản lý kho?
Sử dụng phần mềm WMS (Warehouse Management System) giúp việc quản lý nhà kho và trung tâm phân phối trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm này hướng dẫn từng bước cần làm và đảm bảo mọi quy trình được thực hiện đúng cách, giúp giảm thiểu những sai sót mà con người có thể mắc phải khi sử dụng phương pháp quản lý trên giấy tờ, từ đó làm tăng hiệu quả công việc.
Sử dụng WMS cũng giúp tăng tốc độ vận chuyển và giao hàng, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ ràng và chi tiết về hoạt động trong kho và có thể theo dõi dữ liệu lịch sử để hiểu rõ hơn về xu hướng và nhu cầu. Các công ty áp dụng hệ thống quản lý kho như WMS có khả năng cạnh tranh cao hơn, cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, linh hoạt hơn trong việc đáp ứng nhu cầu thay đổi và tối ưu hóa chuỗi cung ứng của họ.
Ai cần một hệ thống quản lý kho?
Nếu doanh nghiệp đang vận hành các nhà kho hoặc trung tâm phân phối, để gia tăng cạnh tranh trên thị trường thì hệ thống quản lý kho hàng sẽ là yếu tố then chốt. Bởi sự phức tạp của vận hành kho ngày nay, nếu chỉ tiếp cận theo hướng thủ công dựa trên giấy tờ như trước, doanh nghiệp có khả năng sẽ đánh mất chính những khách hàng của mình bởi việc quản lý yếu kém.
Phần mềm WMS được sử dụng đa dạng trong nhiều ngành khác nhau, nhưng nổi bật trong đó là 06 ngành được sử dụng nhiều nhất:
- Ngành Sản xuất: Các công ty sản xuất dùng WMS để theo dõi các loại hàng hóa khác nhau trong kho, từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn thiện.
- Ngành Bán lẻ: Các cửa hàng bán lẻ sử dụng WMS để quản lý hàng tồn kho, giúp khách hàng xem sản phẩm có sẵn tại cửa hàng và thuận tiện cho việc mua hàng trực tuyến, cũng như sắp xếp giao hàng hoặc nhận hàng.
- Ngành Thực phẩm và đồ uống: Trong ngành thực phẩm và đồ uống, WMS cần thiết để quản lý sản phẩm có thể hỏng hoặc hết hạn, đảm bảo chúng được lưu trữ đúng cách và vận chuyển kịp thời.
- Ngành Chăm sóc sức khỏe: Giống như thực phẩm và đồ uống, ngành chăm sóc sức khỏe cũng dùng WMS để quản lý sản phẩm nhạy cảm, cần điều kiện bảo quản đặc biệt.
- Kho Vận bên thứ 3 (3PL): Các công ty 3PL, những đơn vị quản lý hàng tồn kho cho nhiều công ty khác, dùng WMS để đảm bảo rằng hàng hóa của mỗi khách hàng được giữ riêng biệt và quản lý cẩn thận.
- Ngành Phân phối bán buôn: Các nhà phân phối bán buôn, với lượng lớn hàng tồn kho cần được di chuyển, sử dụng WMS để quản lý hiệu quả, giúp giảm chi phí lao động và tối ưu hóa quy trình vận hành.
Giải quyết “nỗi đau” vận hành với Oracle NetSuite ERP
Oracle NetSuite cung cấp một giải pháp quản lý kho hàng mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là những tính năng và lợi ích chính khi sử dụng Oracle NetSuite để quản lý kho:
- Tính năng tự động hoá: NetSuite tự động hóa các quy trình kho bãi từ nhận hàng, lưu trữ, đến quản lý hàng tồn kho và giao hàng, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Quản lý hàng tồn kho chính xác: Cung cấp khả năng theo dõi chính xác hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định số lượng hàng hóa cần thiết để duy trì mức cung ứng ổn định.
- Tích hợp với các hệ thống khác: NetSuite có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác như ERP, CRM, và thậm chí là các nền tảng thương mại điện tử, tạo nên một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng liền mạch.
- Quản lý đa địa điểm: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều kho hàng ở các vị trí khác nhau, NetSuite giúp quản lý và điều phối hàng tồn kho giữa các địa điểm một cách hiệu quả.
- Phân Tích và Báo Cáo: Cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ, giúp quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kho hàng và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh hơn.
Chi phí quản lý kho NetSuite là bao nhiêu?
Các công ty thuộc mọi quy mô, từ những công ty khởi nghiệp chưa có doanh thu cho đến những doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng, đều đã chuyển sang NetSuite. Doanh nghiệp đang tìm kiếm một cách tốt hơn để điều hành nhưng lại băn khoăn về chi phí?
Người dùng sẽ đăng ký với NetSuite phí giấy phép (License) hàng năm. Giấy phép được tạo thành từ ba thành phần chính: nền tảng cốt lõi, các mô-đun tùy chọn và số lượng người dùng. Ngoài ra còn có phí thực hiện một lần cho thiết lập ban đầu. Khi doanh nghiệp phát triển hơn, có thể dễ dàng kích hoạt các mô-đun mới và thêm người dùng – đó là ưu thế vượt trội của phần mềm đám mây.
Trải nghiệm hệ thống Oracle NetSuite hoàn toàn miễn phí.
Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tư vấn chuyển đổi số, cùng việc triển khai thành công 550+ dự án cho khách hàng trong và ngoài nước, chúng tôi – Gimasys tự tin giúp khách hàng đạt được mục tiêu của mình trong việc sử dụng ERP để tăng trưởng.
