Thách thức

NBTY Inc., một công ty con của tập đoàn NBTY có trụ sở tại New York, chuyên sản xuất hơn 22.000 sản phẩm dinh dưỡng, đã gặp nhiều khó khăn với hệ thống ERP on-premise hiện có tại các chi nhánh. Hệ thống cũ yêu cầu quá nhiều thời gian và thiếu linh hoạt để hỗ trợ cho tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, đồng thời mở rộng hệ thống ERP tại trụ sở chính đòi hỏi phải xây dựng mạng lưới phức tạp và tùy chỉnh hóa cao. Công ty cũng gặp khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính, với các báo cáo tùy chỉnh đòi hỏi phải thuê các chuyên gia tư vấn từ bên ngoài.

Giải pháp

NBTY Inc. đã quyết định thay thế Sage Accpac bằng Oracle NetSuite OneWorld, SuiteCommerce, môi trường Sandbox, và các module cao cấp như Advanced Inventory, Advanced Financials và CRM+. CEO của công ty chia sẻ: “NetSuite là một hệ thống rất tốt, vượt trội so với tất cả các hệ thống khác mà chúng tôi cân nhắc và so sánh. Điều tuyệt vời là chúng tôi có thể thu hẹp khoảng cách giữa Mỹ và Trung Quốc, khi trụ sở chính tại New York có thể thấy được hiệu suất của chúng tôi ngay lập tức, theo thời gian thực.”

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Gimasys là đối tác chính thức của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Lợi ích đạt được

Việc triển khai NetSuite đã mang lại nhiều lợi ích rất lớn cho NBTY Inc.:

• Triển khai ERP Cloud giúp công ty mẹ tại Mỹ theo dõi hiệu suất của các chi nhánh trên web, theo thời gian thực.
• Tối ưu được chi phí của ít nhất 3 nhân sự kế toán và IT tại chi nhánh nếu sử dụng hệ thống khác.
• Tinh giản quản lý tồn kho, lưu kho và phân phối cho hơn 200 mặt hàng sản phẩm.

Kết luận

Với Oracle NetSuite, NBTY Inc. không chỉ đơn giản hóa hoạt động quản lý mà còn tăng cường khả năng hợp tác và theo dõi giữa các chi nhánh và trụ sở chính. NetSuite đã tạo nên một “cây cầu kỹ thuật số” giúp thu hẹp khoảng cách địa lý giữa Mỹ và Trung Quốc, cung cấp cho công ty mẹ cái nhìn tổng thể về hiệu suất một cách nhanh chóng và minh bạch. Điều này giúp NBTY Inc. tối ưu hóa nguồn lực và sẵn sàng cho các cơ hội mở rộng tiếp theo.

Thách thức

Insight Unlimited, một nhà phân phối bán lẻ sản phẩm âm nhạc Christian có trụ sở tại Jakarta Barat, Indonesia, đã phải đối mặt với nhiều hạn chế trong việc quản lý và phát triển kinh doanh. Hệ thống phần mềm doanh nghiệp đơn giản cùng các quy trình thủ công đã kìm hãm khả năng mở rộng ra thị trường quốc tế. Các vấn đề chính bao gồm thời gian giao hàng chậm, lên tới 5 ngày, cùng việc cập nhật đơn hàng từ đội ngũ bán hàng từ xa mất đến 2 giờ. Thiếu sự minh bạch về tồn kho trong các cửa hàng dẫn đến tình trạng thừa hàng hoặc cháy hàng ngoài mong muốn.

Giải pháp

Để khắc phục những khó khăn này, Insight Unlimited đã quyết định từ bỏ phần mềm Accurate Software và chuyển sang sử dụng Oracle NetSuite. Với sự tích hợp toàn diện và tính năng vượt trội của NetSuite, công ty có thể theo dõi chặt chẽ lượng hàng tồn kho, kiểm soát dòng tiền và các khoản phải thu, đồng thời nắm rõ các sản phẩm bán chạy và hiệu suất bán hàng của từng cửa hàng. CEO của Insight Unlimited nhận xét: “Với NetSuite, chúng tôi biết chính xác lượng hàng tồn kho, dòng tiền, các khoản phải thu, cũng như các sản phẩm và cửa hàng nào bán chạy nhất.”

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI! Gimasys là đối tác chính thức của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Lợi ích đạt được

Việc triển khai NetSuite đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Insight Unlimited:

• Đạt mức tăng trưởng hàng năm 20%, mở rộng quy mô lên đến 250 cửa hàng trên khắp Indonesia.
• Quy trình nhập đơn hàng từ đội ngũ bán hàng từ xa được thực hiện tức thời, giúp giảm 50% thời gian giao hàng.
• Tầm nhìn rõ ràng về lượng hàng tồn kho trong từng cửa hàng giúp tối ưu chi phí quản lý tồn kho và giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hàng hóa.

Kết luận

Việc triển khai Oracle NetSuite đã giúp Insight Unlimited tối ưu hóa các quy trình phân phối và cải thiện khả năng quản lý kinh doanh tổng thể. Nhờ sự hỗ trợ mạnh mẽ từ hệ thống NetSuite, Insight Unlimited không chỉ cải thiện hiệu suất hoạt động mà còn mở rộng quy mô với tốc độ đáng kể, tạo ra nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong tương lai.

Thách thức

Island Rose, thương hiệu nổi tiếng thuộc công ty Philippine Cut Flower Corp, có trụ sở tại Makati City, Philippines, đã phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý và vận hành. Sử dụng nhiều phần mềm độc lập khiến cho các quy trình trở nên phức tạp, yêu cầu nhập dữ liệu nhiều lần, gây lãng phí thời gian và dễ xảy ra sai sót. Hệ thống on-premise còn tăng chi phí quản trị do phải bảo trì định kỳ và nâng cấp máy chủ. Ngoài ra, việc sử dụng các ứng dụng khác nhau trên các máy tính khác nhau khiến nhân viên phải di chuyển liên tục để thực hiện công việc.

Giải pháp

Island Rose đã quyết định từ bỏ các phần mềm QuickBooks, ShipWorks và Excel, thay thế bằng Oracle NetSuite với các module quản lý tài chính, tồn kho, đơn hàng và CRM. CEO của Island Rose chia sẻ: “Với NetSuite, chúng tôi có thể xử lý nhiều đơn hàng hơn một cách hiệu quả hơn và mở rộng kinh doanh mà không cần tăng số lượng nhân sự.”

Lợi ích đạt được

Việc ứng dụng Oracle NetSuite đã giúp Island Rose đạt được những cải thiện ấn tượng:

• Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng trực tuyến giúp giảm một nửa nhân sự quản lý đơn hàng, xử lý đến 75.000 đơn giao hàng mỗi năm.
• Hệ thống CRM của NetSuite cung cấp dữ liệu tập trung về 100.000 khách hàng đăng ký, giúp quản lý thông tin khách hàng dễ dàng và đồng nhất.
• Tích hợp giữa tài chính của NetSuite và cửa hàng thương mại điện tử Miva Merchant đảm bảo đối chiếu chính xác và cập nhật liên tục, không cần can thiệp thủ công.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI! Gimasys là đối tác chính thức của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Kết luận

Nhờ áp dụng Oracle NetSuite, Island Rose đã tối ưu hóa quy trình vận hành, từ quản lý đơn hàng, tài chính đến chăm sóc khách hàng, giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu quả đáng kể. Điều này không chỉ tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững mà còn mở ra tiềm năng mở rộng thị trường và tiếp cận nhiều khách hàng hơn mà không cần phải tăng thêm nguồn lực. NetSuite đã trở thành công cụ then chốt giúp Island Rose tiếp tục tiến xa trên hành trình phát triển kinh doanh của mình.

Thách thức

Knowledge Universe, một công ty giáo dục toàn cầu với trụ sở chính tại Singapore, sở hữu doanh thu hàng năm trên 2 tỷ USD, 40.000 nhân viên và 3.700 chi nhánh trên toàn thế giới. Trước nhu cầu mở rộng nhanh chóng, công ty cần một giải pháp ERP linh hoạt, có thể triển khai nhanh chóng và dễ dàng tích hợp với các chi nhánh mới. Chi phí triển khai ERP on-premise cho từng chi nhánh và các công ty mới sáp nhập sẽ rất tốn kém. Knowledge Universe cũng cần một hệ thống giúp quản lý tài chính, báo cáo và phân tích một cách minh bạch và linh hoạt ở cấp độ các chi nhánh.

Giải pháp

Knowledge Universe quyết định thay thế hệ thống ERP on-premise bằng Oracle NetSuite OneWorld, đáp ứng được yêu cầu hợp nhất đa chi nhánh và khả năng tùy chỉnh linh hoạt cho từng chi nhánh khác nhau. CEO của công ty chia sẻ: “Chúng tôi chọn NetSuite OneWorld vì tính năng hợp nhất đa chi nhánh và khả năng tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng chi nhánh.”

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Gimasys là đối tác chính thức của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Lợi ích đạt được

Việc triển khai NetSuite đã mang lại những lợi ích vượt trội cho Knowledge Universe:

• Hoàn thành triển khai cho 6 chi nhánh chỉ trong vòng 4 tháng.
• Giảm 70% chi phí duy trì hệ thống so với trước đây.
• Cung cấp cái nhìn hợp nhất theo thời gian thực về hiệu suất hoạt động của các chi nhánh.

Kết luận

Với Oracle NetSuite OneWorld, Knowledge Universe đã không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đạt được sự linh hoạt và đồng bộ hóa cần thiết để quản lý các chi nhánh trên toàn cầu. Khả năng cung cấp các báo cáo hợp nhất và theo dõi hiệu suất theo thời gian thực đã giúp công ty duy trì sự minh bạch và nhanh nhạy trong điều hành. Đây là nền tảng vững chắc để Knowledge Universe tiếp tục phát triển bền vững và đáp ứng các yêu cầu phức tạp trong môi trường giáo dục toàn cầu.

Việc mua NetSuite là một quyết định lớn đối với doanh nghiệp, với khả năng tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu quả nội bộ và tối ưu hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, không phải đối tác triển khai NetSuite chính thức nào cũng giống nhau. Để đảm bảo lựa chọn được đối tác phù hợp khi xem xét các nhà cung cấp NetSuite, dưới đây là 10 câu hỏi nên được đặt ra, cùng những dấu hiệu cần lưu ý.

1. Kinh nghiệm của Đối tác triển khai là gì? 

Câu hỏi đầu tiên nên đặt ra cho đối tác hoặc chuyên gia tư vấn NetSuite là về kinh nghiệm của họ.

Trong nhiều trường hợp, các công ty hoặc nhân viên có thể tuyên bố mình là chuyên gia trong một lĩnh vực mà thực tế họ chỉ nắm được kiến thức cơ bản. Đối với chủ đề phức tạp như triển khai phần mềm trên nền tảng đám mây, không phải ai cũng hiểu sâu về quy trình này, điều này khiến việc giả danh chuyên gia dễ xảy ra hơn.

Những câu hỏi cụ thể có thể đặt ra bao gồm:

• Họ đã làm việc với NetSuite trong bao lâu?
• Họ có chuyên môn trong những ngành nào?
• Khách hàng điển hình của họ là ai? Ví dụ, nếu họ chỉ có kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp nhỏ mà công ty bạn là một tổ chức lớn, có thể họ không phù hợp.
• Họ đã thực hiện bao nhiêu dự án triển khai NetSuite?

Những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ kinh nghiệm của đối tác. Nếu câu trả lời không thuyết phục, hoặc họ chưa từng làm việc với khách hàng tương tự về quy mô hoặc lĩnh vực, bạn nên cân nhắc tìm kiếm một đối tác khác.

Ví dụ, tại Gimasys, chúng tôi đã từng triển khai cho nhiều ngành khác nhau, từ dịch vụ, công nghệ đến sản xuất và bất động sản.

2. Có case study nào không? 

Ngay cả khi một Đối tác triển khai NetSuite chính thức khẳng định họ có nhiều kinh nghiệm với NetSuite, việc có các case study sẽ là minh chứng rõ ràng hơn cho điều đó.

Hãy yêu cầu Đối tác triển khai cung cấp các case study về NetSuite mà họ đã thực hiện. Tốt nhất, những case study này nên liên quan đến các doanh nghiệp có mô hình và nhu cầu tương tự với doanh nghiệp của bạn. Nếu những nghiên cứu này tập trung vào việc giải quyết các vấn đề tương tự mà bạn đang cố gắng khắc phục thông qua NetSuite, đó sẽ là một lợi thế lớn.

Một số Đối tác triển khai thường xây dựng hệ thống tài liệu nghiên cứu khách hàng để minh chứng cho cách họ đã hỗ trợ các doanh nghiệp khác trong quá trình triển khai. Điều này giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả và kinh nghiệm của họ trong thực tế.

3. Đối tác triển khai có phải là Đối tác của NetSuite chính thức không?

“Đối tác triển khai NetSuite chính thức” là một danh hiệu danh giá được trao cho những công ty công nghệ hàng đầu. NetSuite đặt mục tiêu đảm bảo sự thành công cho mọi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của mình, do đó, các công ty đạt danh hiệu này phải chứng minh được năng lực và chuyên môn vượt trội trong việc triển khai thành công các giải pháp NetSuite.

Có nhiều lợi ích khi hợp tác với một Đối tác triển khai NetSuite chính thức. Để đạt được danh hiệu này, các công ty cần chứng minh được kỹ năng triển khai hiệu quả NetSuite, có chuyên môn sâu về công nghệ tiên tiến và đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về lập kế hoạch kinh doanh.

NetSuite cung cấp cho các Đối tác triển khai NetSuite chính thức những lợi ích như:

• Đào tạo độc quyền về các công nghệ mới nhất của NetSuite
• Các tài nguyên bán hàng và tiếp thị đã được chứng minh hiệu quả
• Hỗ trợ đối tác nâng cao
• Và nhiều lợi ích khác

Chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp chọn làm việc với một đối tác là Đối tác triển khai NetSuite chính thức. Những đối tác này sẽ có đội ngũ chuyên gia và các nguồn lực tốt nhất để triển khai NetSuite một cách hiệu quả cho doanh nghiệp (Và Gimasys là Đối tác triển khai NetSuite chính thức!)

4. Đối tác có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết về những gì cần thiết không?

Khi hợp tác với đối tác triển khai NetSuite, doanh nghiệp không nên phải tự mình đảm nhận toàn bộ quá trình. Trách nhiệm của đối tác là xác định rõ những yếu tố cần thiết trong quá trình cài đặt và triển khai NetSuite.

Mặc dù doanh nghiệp sẽ cần cung cấp thông tin liên quan đến quy trình làm việc của công ty, quy trình phê duyệt, và các loại dữ liệu kinh doanh, một đối tác NetSuite  chính thức chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc lập kế hoạch chi tiết.

Đối tác NetSuite chính thức sẽ đánh giá và đưa ra các đề xuất về:

• Các tiện ích bổ sung cần thiết
• Phát triển tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
• Tích hợp với các công cụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng
• Đào tạo cho các nhóm làm việc cụ thể

Lý tưởng nhất, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết và đối tác NetSuite sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn phần còn lại. Đối tác nên có khả năng lập ra một kế hoạch cụ thể và chi tiết về các bước cần thiết để đảm bảo triển khai NetSuite thành công.

5. Đối tác triển khai có thể xử lý toàn bộ quá trình triển khai NetSuite không?

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đối tác mà bạn lựa chọn có thể chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối, đặc biệt là khâu triển khai.

Hãy hỏi nhà cung cấp về quy trình triển khai NetSuite của họ. Lý tưởng nhất, họ nên có khả năng trình bày toàn bộ quy trình, đồng thời chia sẻ các tiêu chí đánh giá dự án qua từng giai đoạn cụ thể.

Đối tác triển khai cần có khả năng đảm nhiệm các công việc sau:

• Lập kế hoạch
• Thiết kế hệ thống
• Phát triển
• Triển khai
• Tùy chỉnh theo yêu cầu
• Di chuyển dữ liệu
• Đào tạo và hỗ trợ NetSuite liên tục

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình triển khai NetSuite của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và hoàn chỉnh.

6. Đối tác triển khai có thể tích hợp dữ liệu hiện có vào NetSuite không? Nếu có, cách thức thực hiện ra sao?

Hầu hết các doanh nghiệp đều có sẵn phần mềm và dữ liệu cần được tích hợp vào hệ thống NetSuite.

Hãy hỏi Đối tác triển khai về cách họ sẽ tích hợp dữ liệu hiện có của công ty bạn với NetSuite. Ví dụ, liệu bạn có cần trả thêm phí cho các tùy chỉnh, tiện ích bổ sung, hoặc công cụ tích hợp hay không?

Dù dữ liệu của doanh nghiệp đang trên Cloud, On-premise, hoặc là sự kết hợp của cả hai, doanh nghiệp cần đảm bảo chắc chắn rằng đối tác được chọn có thể tích hợp thành công dữ liệu từ hệ thống ERP cũ sang NetSuite. NetSuite cung cấp các công cụ hỗ trợ quá trình di chuyển dữ liệu, nhưng Đối tác triển khai phải có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này.

Một nhà cung cấp NetSuite có kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định liệu NetSuite có thể thay thế toàn bộ công cụ hiện tại của doanh nghiệp hay không, hoặc doanh nghiệp có cần giữ lại phần mềm nào đó để sử dụng song song.

7. Đơn vị triển khai có thể tùy chỉnh NetSuite để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không?

Khả năng của NetSuite vô cùng đa dạng, miễn là có đội ngũ biết cách khai thác hiệu quả. NetSuite là một nền tảng phát triển mở, cho phép các nhà phát triển truy cập mã nguồn và thực hiện các tùy chỉnh cần thiết cho doanh nghiệp.

Một số nhà cung cấp NetSuite thường áp dụng phương pháp “plug-and-play”, tức là họ triển khai NetSuite theo cách mặc định mà không thực hiện nhiều tùy chỉnh phức tạp.

Vì vậy, hãy hỏi đối tác về khả năng tùy chỉnh NetSuite để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn nên tìm hiểu xem họ có thể:

• Cung cấp dịch vụ phát triển tùy chỉnh không?
• Sử dụng các tiện ích bổ sung của NetSuite (điểm cộng nếu họ tự phát triển các tiện ích này)?
• Thiết lập các tích hợp của NetSuite (điểm cộng nếu họ tự xây dựng các tích hợp này)?

8. Đối tác triển khai có cung cấp đào tạo NetSuite cho nhân viên không?

Mặc dù NetSuite cung cấp cộng đồng hỗ trợ và trung tâm tài nguyên cho người dùng gọi là SuiteAnswers, nhưng những nguồn tài nguyên này không phải lúc nào cũng đầy đủ. Nếu phần mềm NetSuite của doanh nghiệp đã được tùy chỉnh nhiều, có thể sẽ cần sự hỗ trợ từ chính đội ngũ đã triển khai hệ thống.

Do đó, doanh nghiệp nên hỏi về các chương trình đào tạo mà đơn vị cung cấp. Nếu họ chỉ hướng dẫn sử dụng lại từ các tài nguyên có sẵn của NetSuite, có thể doanh nghiệp nên tìm kiếm một đối tác khác có khả năng cung cấp dịch vụ đào tạo cá nhân hóa.

Chẳng hạn, tại Gimasys, chương trình đào tạo NetSuite liên tục của Gimasys bao gồm các đại diện hỗ trợ cá nhân luôn sẵn sàng trả lời các cuộc gọi và email, đào tạo trực tiếp tại chỗ, cũng như hướng dẫn và tài liệu đào tạo được tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Gimasys cũng có thể điều chỉnh chương trình đào tạo theo vai trò, từ đào tạo cơ bản cho người dùng NetSuite cấp thấp đến đào tạo nâng cao cho các giám đốc điều hành hoặc thậm chí các nhà phát triển.

9. Đối tác triển khai có cung cấp dịch vụ Support NetSuite không?

Một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất trong quá trình triển khai NetSuite là việc hệ thống hoạt động ổn định nhưng doanh nghiệp không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ đối tác đã thực hiện triển khai.

Doanh nghiệp sẽ làm gì khi gặp sự cố? Doanh nghiệp sẽ cần hỗ trợ ra sao nếu nhận thấy còn thiếu một số chức năng? Hay trong trường hợp doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật cho NetSuite nhưng không có đủ nguồn lực nội bộ để thực hiện điều đó?

Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi đối tác NetSuite xem họ có cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau khi hệ thống đi vào hoạt động hay không. Nếu không có, nên xem xét tìm kiếm một đối tác khác. Nếu có, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ hỗ trợ mà họ cung cấp.

Chẳng hạn, Gimasys cung cấp dịch vụ hỗ trợ NetSuite từ xa, cho phép chúng tôi xử lý mọi yêu cầu của doanh nghiệp bất kể ở đâu. Dù cần điều chỉnh chức năng của một số phần trong NetSuite, yêu cầu báo cáo đặc biệt, thiết lập người dùng mới hay di chuyển dữ liệu, Gimasys  đều có khả năng đáp ứng tất cả những nhu cầu đó!

10. Đối tác triển khai thường làm việc với khách hàng trong bao lâu?

NetSuite là một giải pháp được thiết kế cho dài hạn, do đó, việc tìm kiếm một đối tác có cam kết làm việc lâu dài là rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên đặt câu hỏi về thời gian họ thường duy trì mối quan hệ với khách hàng để đánh giá khả năng xây dựng mối quan hệ thực sự, hay liệu họ chỉ đơn thuần thực hiện triển khai NetSuite rồi ngừng hỗ trợ.

Doanh nghiệp cần biết liệu mình có thể tin tưởng vào họ trong tương lai, chẳng hạn như sau 6 tháng, khi doanh nghiệp cần tổ chức thêm một khóa đào tạo cho nhân viên mới hoặc điều chỉnh hệ thống NetSuite nếu quy trình làm việc của công ty có sự thay đổi.

Gimasys sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi về NetSuite của doanh nghiệp!

Cần tư vấn chọn đối tác triển khai NetSuite phù hợp? Muốn biết Gimasys đáp ứng những câu hỏi trên như thế nào?

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thiết lập một buổi tư vấn MIỄN PHÍ! Chúng tôi sẽ giải đáp tất cả các câu hỏi trên và nhiều câu hỏi khác nữa.

Triển khai NetSuite thành công là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự đồng hành của một đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi đã hỗ trợ thành công nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực như phân phối, bán lẻ, sản xuất triển khai NetSuite trong suốt nhiều năm qua, đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Mỗi dự án triển khai NetSuite đều có những đặc điểm riêng, và không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Quy trình triển khai gồm nhiều bước, dễ gặp phải rào cản, thiếu sót một số kế hoạch quan trọng hoặc đôi khi do lựa chọn đối tác chưa phù hợp.

Vậy làm thế nào để đảm bảo quá trình triển khai NetSuite diễn ra thuận lợi? Dưới đây là 10 mẹo hữu ích giúp bạn đạt được điều đó.

1. Xác định rõ những thách thức kinh doanh

Để tích hợp triển khai NetSuite thành công, việc xác định rõ phạm vi và mục tiêu là rất quan trọng. Bước đầu tiên (và có thể là bước quan trọng nhất) là xác định các thách thức kinh doanh mà doanh nghiệp mong muốn NetSuite giải quyết.

Việc này nên được tiến hành nội bộ trước khi doanh nghiệp có thể trao đổi cụ thể với đối tác về nhu cầu của mình. Một đối tác triển khai NetSuite có kinh nghiệm cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong bước này, đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa rõ nên bắt đầu từ đâu.

2. Chi tiết hóa quy trình làm việc

NetSuite là một phần mềm mạnh mẽ, cho phép tự động hóa quy trình làm việc, phê duyệt và các chức năng kinh doanh phức tạp. Để khai thác tối đa tiềm năng của NetSuite, việc xác định và chi tiết hóa quy trình làm việc là điều cần thiết.

Hãy chuẩn bị tài liệu mô tả chi tiết các quy trình làm việc để hỗ trợ quá trình triển khai NetSuite. Các tài liệu này nên bao gồm:

• Từng bước trong quy trình
• Nhân viên tham gia ở mỗi bước
• Phê duyệt cần thiết cho từng bước (nếu có)
• Các công cụ và dữ liệu cần thiết

Việc tài liệu hóa rõ ràng sẽ giúp đối tác triển khai NetSuite dễ dàng nắm bắt quy trình của doanh nghiệp, đồng thời xác định xem có cần tích hợp, bổ sung hoặc tùy chỉnh nào khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp không.

3. Xác định ngân sách và thời gian

Hãy lập ngân sách và khung thời gian cụ thể cho việc triển khai NetSuite thành công, đồng thời xác định các giới hạn ngân sách và thời gian tối đa có thể chấp nhận. Chi phí triển khai NetSuite phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, và có thể làm việc với đối tác triển khai NetSuite để ước tính chính xác chi phí.

Dù không phải mọi dự án triển khai NetSuite đều vượt ngân sách hay kéo dài hơn dự kiến, nhưng đây là tình huống không hiếm gặp. Do đó, việc dự trù thêm một khoản linh hoạt về ngân sách và thời gian là điều cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các chi phí phát sinh hoặc một vài tuần chậm trễ trong quá trình NetSuite đi vào hoạt động.

4. Chỉ định người quản lý dự án nội bộ

Trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ đối tác triển khai nào, việc chỉ định một người quản lý dự án nội bộ là rất quan trọng. Người này sẽ là đầu mối chính của dự án, đồng thời phối hợp với các trưởng bộ phận để giải quyết các vấn đề, quy trình và nhiệm vụ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể.

Không chỉ chọn những người có kỹ thuật tốt nhất — hãy đảm bảo rằng đội ngũ dẫn dắt dự án am hiểu sâu sắc về các quy trình của người dùng cuối. Điều này sẽ giúp đảm bảo quá trình triển khai NetSuite thành công, phù hợp và sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

5. Đừng bỏ qua vai trò của IT nội bộ

Mặc dù đội ngũ triển khai dự án không nhất thiết phải bao gồm nhân viên IT, nhưng sự tham gia của họ là rất quan trọng. Nguồn lực IT nội bộ sẽ đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì và cập nhật NetSuite sau khi triển khai.

Một số đối tác triển khai NetSuite có thể cung cấp dịch vụ bảo trì và hỗ trợ, giúp doanh nghiệp không cần dựa hoàn toàn vào nguồn lực IT nội bộ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ IT, hãy đảm bảo họ tham gia vào quá trình triển khai để đảm bảo hệ thống được quản lý và vận hành hiệu quả.

6. Chọn đối tác triển khai NetSuite đáng tin cậy

Việc lựa chọn đối tác triển khai NetSuite thành công đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Không phải tất cả các đối tác NetSuite đều giống nhau, vì vậy việc nghiên cứu và cân nhắc lựa chọn đối tác triển khai kỹ càng là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn đối tác triển khai:

• Kinh nghiệm: Hãy xem xét kinh nghiệm của đối tác trong ngành. Tìm kiếm những nhà cung cấp NetSuite có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Hãy hỏi đối tác đã hoạt động bao lâu và đã hoàn thành bao nhiêu dự án triển khai. Nếu có thể, yêu cầu cung cấp case study để xem cách đối tác đã hỗ trợ các khách hàng trước đây như thế nào.
• Khả năng giải quyết vấn đề: Đảm bảo rằng đối tác có thể tùy chỉnh cài đặt NetSuite theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có các vấn đề cụ thể cần giải quyết, hãy trao đổi với đối tác về các tình huống tương tự mà họ đã hỗ trợ khách hàng.
• Giá cả linh hoạt: Một số đối tác triển khai cung cấp mức giá cố định, điều này có thể hấp dẫn lúc đầu nhưng chưa hẳn là lựa chọn tối ưu. Giá cố định thường chỉ bao gồm các công việc cơ bản, khiến doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần thêm tùy chỉnh, đào tạo, hoặc phát triển thêm.

7. Thiết lập mục tiêu và cột mốc cụ thể cho dự án

Đặt ra các mục tiêu và cột mốc có thể đạt được là một bước quan trọng để triển khai NetSuite thành công. Dù có thể chưa nắm rõ toàn bộ chi tiết của quy trình triển khai, hãy xác định càng nhiều cột mốc cụ thể càng tốt. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ một cách rõ ràng trong suốt quá trình triển khai NetSuite.

Thay vì tiến hành triển khai mà không rõ tình trạng sau vài tháng, các cột mốc này sẽ cho doanh nghiệp biết chính xác dự án đang ở giai đoạn nào và dễ dàng cập nhập đến các bộ phận liên quan.

8. Đảm bảo làm sạch và chuyển giao dữ liệu

Chuyển dữ liệu từ hệ thống hiện tại sang một hệ thống mới như NetSuite là một bước phức tạp và cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo đối tác NetSuite có kế hoạch rõ ràng cho việc chuyển dữ liệu, đặc biệt là về cách thức và quy trình chuyển giao.

Bắt đầu bằng việc lập danh sách các điểm dữ liệu quan trọng như:

• Hồ sơ khách hàng
• Dữ liệu bán hàng
• Nhà cung cấp
• Nhà thầu
• Tồn kho
• Tài chính công ty

Dành thời gian để kiểm tra kỹ dữ liệu cần chuyển giao, đảm bảo:

• Tính chính xác: Dữ liệu có chính xác không?
• Định dạng phù hợp: Kiểm tra định dạng dữ liệu để tránh lỗi trong quá trình chuyển giao.
• Loại bỏ dữ liệu trùng lặp: Đảm bảo không có bản sao của hồ sơ khách hàng hoặc thông tin nhà cung cấp, tránh chuyển dữ liệu không cần thiết.

Cuối cùng, lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển giao các dữ liệu quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chính xác.

9. Cẩn trọng trong giai đoạn UAT

Trong giai đoạn UAT của quá trình triển khai NetSuite, doanh nghiệp và đối tác triển khai cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi khía cạnh của hệ thống, bao gồm việc kiểm tra từng nhiệm vụ, quy trình làm việc và quy trình thường xuyên được nhân viên sử dụng.

Nếu không kiểm tra đầy đủ, có thể doanh nghiệp sẽ không phát hiện ra lỗi cho đến khi ai đó gặp sự cố trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Giai đoạn UAT giúp đảm bảo NetSuite đáp ứng tất cả nhu cầu kinh doanh, vận hành trơn tru cho nhân viên và không bỏ sót bất kỳ chức năng cần thiết nào. Đây là thời điểm để kiểm tra và khắc phục mọi vấn đề trước khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.

Doanh nghiệp cần thêm tư vấn triển khai NetSuite?

Mặc dù Gimasys đã cố gắng hết sức để đưa ra 09 lưu ý hàng đầu cho việc triển khai NetSuite thành công, nhưng đây cũng chỉ là những lưu ý ban đầu. Nếu cần thêm tư vấn chi tiết trong từng giai đoạn, đào tạo hoặc hỗ trợ trong việc triển khai NetSuite, hãy liên hệ với Gimasys ngay hôm nay!

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thiết lập một buổi tư vấn MIỄN PHÍ hướng dẫn doanh nghiệp tiến tới con đường triển khai Netsuite thành công! 

Thách thức

BioPak, một công ty có trụ sở tại Sydney, Úc, chuyên cung cấp các giải pháp và vật liệu thân thiện với môi trường cho các công ty, đã phải đối mặt với nhiều thách thức khi trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng:

• Hệ thống quản lý quá tải: Sự tăng trưởng nhanh chóng đã dẫn đến việc các hệ thống kinh doanh hiện có không thể đáp ứng đủ nhu cầu, gây khó khăn trong việc duy trì hoạt động hiệu quả.
• Quy trình thủ công tốn thời gian: Công ty phải xử lý nhiều kho hàng từ bên thứ ba, làm cho các quy trình trở nên kém hiệu quả và tốn kém do phụ thuộc vào công việc thủ công.
• Thiếu tầm nhìn tổng thể về chuỗi cung ứng: Việc không có khả năng theo dõi đơn hàng và xử lý các vấn đề giao hàng một cách hiệu quả do thiếu sót trong việc giám sát các nhà cung cấp bên thứ ba.
• Hệ thống công nghệ không đủ mạnh: Các hệ thống công nghệ thông tin hiện tại không thể hỗ trợ các kế hoạch thương mại điện tử và mở rộng quốc tế của BioPak.

Quyết định

Để giải quyết những thách thức này, BioPak đã quyết định triển khai Oracle NetSuite ERP, sau khi xem xét nhiều giải pháp khác như Sage CRM và MYOB. Giám đốc điều hành của BioPak khẳng định: “Để tăng trưởng 176% trong 12 tháng mà không có sự chậm lại như chúng tôi đã làm, chúng tôi cần NetSuite. Cũng như chúng tôi sẽ cần hệ thống này để phát triển lên 500 hoặc 1.000 hóa đơn mỗi ngày trong tương lai.”

Triển khai NetSuite

Việc chuyển đổi sang nền tảng Oracle NetSuite đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong hoạt động của BioPak. Hệ thống mới giúp công ty tích hợp quy trình trên một nền tảng thống nhất, từ đó tối ưu hóa quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Lợi ích đạt được

Việc triển khai NetSuite đã mang lại những kết quả ấn tượng cho BioPak. 

Thứ nhất, BioPak đã tăng trưởng 172%, đạt doanh thu 11,2 triệu đô la, đồng thời gấp đôi số đơn hàng hàng ngày mà không cần tăng thêm nhân viên. 

Thứ hai, BioPak tiết kiệm khoảng 200.000 đô la mỗi năm nhờ tự động hóa các quy trình và giảm bớt lao động thủ công. 

Cuối cùng, thời gian phản hồi trong việc giải quyết các vấn đề giao hàng đã được cải thiện gấp đôi, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Kết luận

Quyết định chuyển đổi sang hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) Oracle NetSuite đã mở ra một chương mới đầy triển vọng cho BioPak. Nhờ nền tảng tích hợp và linh hoạt của NetSuite, công ty đã khắc phục hiệu quả những thách thức trong hoạt động, đồng thời tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Quyết định của Giám đốc điều hành trong việc chọn NetSuite thay vì các giải pháp truyền thống đã chứng minh tầm nhìn xa trông rộng, trang bị cho BioPak những công cụ cần thiết để tiếp tục phát triển và duy trì vị thế hàng đầu trong ngành cung cấp sản phẩm bền vững. Hành trình chuyển đổi của BioPak là một ví dụ điển hình cho sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp, giúp họ giải quyết các bài toán kinh doanh phức tạp và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.