Thách thức

ICD, một nhà cung cấp dịch vụ Security, đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hoạt động toàn cầu của mình, đặc biệt là ở Trung Quốc, Ấn Độ và Đông Nam Á:

• Cần một giải pháp doanh nghiệp toàn diện: Hoạt động toàn cầu của ICD yêu cầu một hệ thống tích hợp, mạnh mẽ để quản lý hiệu quả các hoạt động tại nhiều khu vực khác nhau.
• Hệ thống on-prem thiếu khả năng CRM: Hệ thống cũ không có chức năng quản lý quan hệ khách hàng, dẫn đến dòng dữ liệu kém và báo cáo không chính xác, từ đó tạo ra nhiều sai sót do con người.
• Giới hạn trong cơ hội marketing: Các giải pháp trước đây cung cấp rất ít cơ hội cho việc thực hiện các chiến dịch marketing hiệu quả.

Quyết định

Để giải quyết những vấn đề này, ICD đã quyết định triển khai Oracle NetSuite ERP. Công ty đã thay thế QuickBooks và Excel bằng NetSuite OneWorld, một giải pháp giúp quản lý các hoạt động toàn cầu một cách hiệu quả hơn. Giám đốc điều hành của ICD chia sẻ: “Việc tuân thủ SOX với NetSuite trở nên dễ dàng, tiết kiệm chi phí và nhanh chóng.”

Triển khai NetSuite

Việc chuyển đổi sang nền tảng Oracle NetSuite đánh dấu một bước ngoặt lớn cho ICD. Với NetSuite OneWorld, công ty có khả năng tích hợp các quy trình và dữ liệu, từ đó tối ưu hóa việc quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc. Hệ thống mới giúp ICD dễ dàng điều chỉnh các mức thuế địa phương và thuế giá trị gia tăng (VAT) cho từng khu vực hoạt động.

Lợi ích đạt được

Sau khi triển khai NetSuite, ICD đã gặt hái được nhiều lợi ích. 

Thứ nhất, quy trình lập đề xuất bán hàng đã được rút ngắn 50%, giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Thứ hai, đội ngũ kế toán hạn chế cũ của công ty đã được mở rộng thành một nhóm tài chính quốc tế hoàn chỉnh nhờ vào OneWorld. 

Cuối cùng, việc tích hợp các chiến dịch marketing và cải thiện phân tích khách hàng đã giúp ICD tối ưu hóa các hoạt động tiếp thị và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Kết luận

Sự chuyển đổi sang hệ thống Oracle NetSuite đã mang lại cho ICD một nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng hoạt động toàn cầu. Không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ, NetSuite còn tạo ra những cơ hội mới cho ICD trong việc tiếp cận thị trường và phục vụ khách hàng. Việc khắc phục những thách thức hiện tại đã giúp ICD nâng cao khả năng cạnh tranh và xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực dịch vụ bảo mật. Đứng trước những cơ hội phát triển trong tương lai, ICD sẵn sàng tiếp tục mở rộng hoạt động tại các thị trường mới và cải thiện các dịch vụ của mình, nhờ vào một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại và hiệu quả.

Việc mua NetSuite là một quyết định lớn đối với doanh nghiệp, với khả năng tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu quả nội bộ và tối ưu hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, không phải đối tác triển khai NetSuite chính thức nào cũng giống nhau. Để đảm bảo lựa chọn được đối tác phù hợp khi xem xét các nhà cung cấp NetSuite, dưới đây là 10 câu hỏi nên được đặt ra, cùng những dấu hiệu cần lưu ý.

1. Kinh nghiệm của Đối tác triển khai là gì? 

Câu hỏi đầu tiên nên đặt ra cho đối tác hoặc chuyên gia tư vấn NetSuite là về kinh nghiệm của họ.

Trong nhiều trường hợp, các công ty hoặc nhân viên có thể tuyên bố mình là chuyên gia trong một lĩnh vực mà thực tế họ chỉ nắm được kiến thức cơ bản. Đối với chủ đề phức tạp như triển khai phần mềm trên nền tảng đám mây, không phải ai cũng hiểu sâu về quy trình này, điều này khiến việc giả danh chuyên gia dễ xảy ra hơn.

Những câu hỏi cụ thể có thể đặt ra bao gồm:

• Họ đã làm việc với NetSuite trong bao lâu?
• Họ có chuyên môn trong những ngành nào?
• Khách hàng điển hình của họ là ai? Ví dụ, nếu họ chỉ có kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp nhỏ mà công ty bạn là một tổ chức lớn, có thể họ không phù hợp.
• Họ đã thực hiện bao nhiêu dự án triển khai NetSuite?

Những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ kinh nghiệm của đối tác. Nếu câu trả lời không thuyết phục, hoặc họ chưa từng làm việc với khách hàng tương tự về quy mô hoặc lĩnh vực, bạn nên cân nhắc tìm kiếm một đối tác khác.

Ví dụ, tại Gimasys, chúng tôi đã từng triển khai cho nhiều ngành khác nhau, từ dịch vụ, công nghệ đến sản xuất và bất động sản.

2. Có case study nào không? 

Ngay cả khi một Đối tác triển khai NetSuite chính thức khẳng định họ có nhiều kinh nghiệm với NetSuite, việc có các case study sẽ là minh chứng rõ ràng hơn cho điều đó.

Hãy yêu cầu Đối tác triển khai cung cấp các case study về NetSuite mà họ đã thực hiện. Tốt nhất, những case study này nên liên quan đến các doanh nghiệp có mô hình và nhu cầu tương tự với doanh nghiệp của bạn. Nếu những nghiên cứu này tập trung vào việc giải quyết các vấn đề tương tự mà bạn đang cố gắng khắc phục thông qua NetSuite, đó sẽ là một lợi thế lớn.

Một số Đối tác triển khai thường xây dựng hệ thống tài liệu nghiên cứu khách hàng để minh chứng cho cách họ đã hỗ trợ các doanh nghiệp khác trong quá trình triển khai. Điều này giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả và kinh nghiệm của họ trong thực tế.

3. Đối tác triển khai có phải là Đối tác của NetSuite chính thức không?

“Đối tác triển khai NetSuite chính thức” là một danh hiệu danh giá được trao cho những công ty công nghệ hàng đầu. NetSuite đặt mục tiêu đảm bảo sự thành công cho mọi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của mình, do đó, các công ty đạt danh hiệu này phải chứng minh được năng lực và chuyên môn vượt trội trong việc triển khai thành công các giải pháp NetSuite.

Có nhiều lợi ích khi hợp tác với một Đối tác triển khai NetSuite chính thức. Để đạt được danh hiệu này, các công ty cần chứng minh được kỹ năng triển khai hiệu quả NetSuite, có chuyên môn sâu về công nghệ tiên tiến và đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về lập kế hoạch kinh doanh.

NetSuite cung cấp cho các Đối tác triển khai NetSuite chính thức những lợi ích như:

• Đào tạo độc quyền về các công nghệ mới nhất của NetSuite
• Các tài nguyên bán hàng và tiếp thị đã được chứng minh hiệu quả
• Hỗ trợ đối tác nâng cao
• Và nhiều lợi ích khác

Chúng tôi khuyến khích doanh nghiệp chọn làm việc với một đối tác là Đối tác triển khai NetSuite chính thức. Những đối tác này sẽ có đội ngũ chuyên gia và các nguồn lực tốt nhất để triển khai NetSuite một cách hiệu quả cho doanh nghiệp (Và Gimasys là Đối tác triển khai NetSuite chính thức!)

4. Đối tác có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết về những gì cần thiết không?

Khi hợp tác với đối tác triển khai NetSuite, doanh nghiệp không nên phải tự mình đảm nhận toàn bộ quá trình. Trách nhiệm của đối tác là xác định rõ những yếu tố cần thiết trong quá trình cài đặt và triển khai NetSuite.

Mặc dù doanh nghiệp sẽ cần cung cấp thông tin liên quan đến quy trình làm việc của công ty, quy trình phê duyệt, và các loại dữ liệu kinh doanh, một đối tác NetSuite  chính thức chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc lập kế hoạch chi tiết.

Đối tác NetSuite chính thức sẽ đánh giá và đưa ra các đề xuất về:

• Các tiện ích bổ sung cần thiết
• Phát triển tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
• Tích hợp với các công cụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng
• Đào tạo cho các nhóm làm việc cụ thể

Lý tưởng nhất, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết và đối tác NetSuite sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn phần còn lại. Đối tác nên có khả năng lập ra một kế hoạch cụ thể và chi tiết về các bước cần thiết để đảm bảo triển khai NetSuite thành công.

5. Đối tác triển khai có thể xử lý toàn bộ quá trình triển khai NetSuite không?

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng đối tác mà bạn lựa chọn có thể chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối, đặc biệt là khâu triển khai.

Hãy hỏi nhà cung cấp về quy trình triển khai NetSuite của họ. Lý tưởng nhất, họ nên có khả năng trình bày toàn bộ quy trình, đồng thời chia sẻ các tiêu chí đánh giá dự án qua từng giai đoạn cụ thể.

Đối tác triển khai cần có khả năng đảm nhiệm các công việc sau:

• Lập kế hoạch
• Thiết kế hệ thống
• Phát triển
• Triển khai
• Tùy chỉnh theo yêu cầu
• Di chuyển dữ liệu
• Đào tạo và hỗ trợ NetSuite liên tục

Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình triển khai NetSuite của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và hoàn chỉnh.

6. Đối tác triển khai có thể tích hợp dữ liệu hiện có vào NetSuite không? Nếu có, cách thức thực hiện ra sao?

Hầu hết các doanh nghiệp đều có sẵn phần mềm và dữ liệu cần được tích hợp vào hệ thống NetSuite.

Hãy hỏi Đối tác triển khai về cách họ sẽ tích hợp dữ liệu hiện có của công ty bạn với NetSuite. Ví dụ, liệu bạn có cần trả thêm phí cho các tùy chỉnh, tiện ích bổ sung, hoặc công cụ tích hợp hay không?

Dù dữ liệu của doanh nghiệp đang trên Cloud, On-premise, hoặc là sự kết hợp của cả hai, doanh nghiệp cần đảm bảo chắc chắn rằng đối tác được chọn có thể tích hợp thành công dữ liệu từ hệ thống ERP cũ sang NetSuite. NetSuite cung cấp các công cụ hỗ trợ quá trình di chuyển dữ liệu, nhưng Đối tác triển khai phải có khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này.

Một nhà cung cấp NetSuite có kinh nghiệm cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định liệu NetSuite có thể thay thế toàn bộ công cụ hiện tại của doanh nghiệp hay không, hoặc doanh nghiệp có cần giữ lại phần mềm nào đó để sử dụng song song.

7. Đơn vị triển khai có thể tùy chỉnh NetSuite để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không?

Khả năng của NetSuite vô cùng đa dạng, miễn là có đội ngũ biết cách khai thác hiệu quả. NetSuite là một nền tảng phát triển mở, cho phép các nhà phát triển truy cập mã nguồn và thực hiện các tùy chỉnh cần thiết cho doanh nghiệp.

Một số nhà cung cấp NetSuite thường áp dụng phương pháp “plug-and-play”, tức là họ triển khai NetSuite theo cách mặc định mà không thực hiện nhiều tùy chỉnh phức tạp.

Vì vậy, hãy hỏi đối tác về khả năng tùy chỉnh NetSuite để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn nên tìm hiểu xem họ có thể:

• Cung cấp dịch vụ phát triển tùy chỉnh không?
• Sử dụng các tiện ích bổ sung của NetSuite (điểm cộng nếu họ tự phát triển các tiện ích này)?
• Thiết lập các tích hợp của NetSuite (điểm cộng nếu họ tự xây dựng các tích hợp này)?

8. Đối tác triển khai có cung cấp đào tạo NetSuite cho nhân viên không?

Mặc dù NetSuite cung cấp cộng đồng hỗ trợ và trung tâm tài nguyên cho người dùng gọi là SuiteAnswers, nhưng những nguồn tài nguyên này không phải lúc nào cũng đầy đủ. Nếu phần mềm NetSuite của doanh nghiệp đã được tùy chỉnh nhiều, có thể sẽ cần sự hỗ trợ từ chính đội ngũ đã triển khai hệ thống.

Do đó, doanh nghiệp nên hỏi về các chương trình đào tạo mà đơn vị cung cấp. Nếu họ chỉ hướng dẫn sử dụng lại từ các tài nguyên có sẵn của NetSuite, có thể doanh nghiệp nên tìm kiếm một đối tác khác có khả năng cung cấp dịch vụ đào tạo cá nhân hóa.

Chẳng hạn, tại Gimasys, chương trình đào tạo NetSuite liên tục của Gimasys bao gồm các đại diện hỗ trợ cá nhân luôn sẵn sàng trả lời các cuộc gọi và email, đào tạo trực tiếp tại chỗ, cũng như hướng dẫn và tài liệu đào tạo được tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Gimasys cũng có thể điều chỉnh chương trình đào tạo theo vai trò, từ đào tạo cơ bản cho người dùng NetSuite cấp thấp đến đào tạo nâng cao cho các giám đốc điều hành hoặc thậm chí các nhà phát triển.

9. Đối tác triển khai có cung cấp dịch vụ Support NetSuite không?

Một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất trong quá trình triển khai NetSuite là việc hệ thống hoạt động ổn định nhưng doanh nghiệp không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ đối tác đã thực hiện triển khai.

Doanh nghiệp sẽ làm gì khi gặp sự cố? Doanh nghiệp sẽ cần hỗ trợ ra sao nếu nhận thấy còn thiếu một số chức năng? Hay trong trường hợp doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật cho NetSuite nhưng không có đủ nguồn lực nội bộ để thực hiện điều đó?

Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi đối tác NetSuite xem họ có cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau khi hệ thống đi vào hoạt động hay không. Nếu không có, nên xem xét tìm kiếm một đối tác khác. Nếu có, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ hỗ trợ mà họ cung cấp.

Chẳng hạn, Gimasys cung cấp dịch vụ hỗ trợ NetSuite từ xa, cho phép chúng tôi xử lý mọi yêu cầu của doanh nghiệp bất kể ở đâu. Dù cần điều chỉnh chức năng của một số phần trong NetSuite, yêu cầu báo cáo đặc biệt, thiết lập người dùng mới hay di chuyển dữ liệu, Gimasys  đều có khả năng đáp ứng tất cả những nhu cầu đó!

10. Đối tác triển khai thường làm việc với khách hàng trong bao lâu?

NetSuite là một giải pháp được thiết kế cho dài hạn, do đó, việc tìm kiếm một đối tác có cam kết làm việc lâu dài là rất quan trọng.

Doanh nghiệp nên đặt câu hỏi về thời gian họ thường duy trì mối quan hệ với khách hàng để đánh giá khả năng xây dựng mối quan hệ thực sự, hay liệu họ chỉ đơn thuần thực hiện triển khai NetSuite rồi ngừng hỗ trợ.

Doanh nghiệp cần biết liệu mình có thể tin tưởng vào họ trong tương lai, chẳng hạn như sau 6 tháng, khi doanh nghiệp cần tổ chức thêm một khóa đào tạo cho nhân viên mới hoặc điều chỉnh hệ thống NetSuite nếu quy trình làm việc của công ty có sự thay đổi.

Gimasys sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi về NetSuite của doanh nghiệp!

Cần tư vấn chọn đối tác triển khai NetSuite phù hợp? Muốn biết Gimasys đáp ứng những câu hỏi trên như thế nào?

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thiết lập một buổi tư vấn MIỄN PHÍ! Chúng tôi sẽ giải đáp tất cả các câu hỏi trên và nhiều câu hỏi khác nữa.

Triển khai NetSuite thành công là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự đồng hành của một đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi đã hỗ trợ thành công nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực như phân phối, bán lẻ, sản xuất triển khai NetSuite trong suốt nhiều năm qua, đáp ứng nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.

Mỗi dự án triển khai NetSuite đều có những đặc điểm riêng, và không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Quy trình triển khai gồm nhiều bước, dễ gặp phải rào cản, thiếu sót một số kế hoạch quan trọng hoặc đôi khi do lựa chọn đối tác chưa phù hợp.

Vậy làm thế nào để đảm bảo quá trình triển khai NetSuite diễn ra thuận lợi? Dưới đây là 10 mẹo hữu ích giúp bạn đạt được điều đó.

1. Xác định rõ những thách thức kinh doanh

Để tích hợp triển khai NetSuite thành công, việc xác định rõ phạm vi và mục tiêu là rất quan trọng. Bước đầu tiên (và có thể là bước quan trọng nhất) là xác định các thách thức kinh doanh mà doanh nghiệp mong muốn NetSuite giải quyết.

Việc này nên được tiến hành nội bộ trước khi doanh nghiệp có thể trao đổi cụ thể với đối tác về nhu cầu của mình. Một đối tác triển khai NetSuite có kinh nghiệm cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong bước này, đặc biệt nếu doanh nghiệp chưa rõ nên bắt đầu từ đâu.

2. Chi tiết hóa quy trình làm việc

NetSuite là một phần mềm mạnh mẽ, cho phép tự động hóa quy trình làm việc, phê duyệt và các chức năng kinh doanh phức tạp. Để khai thác tối đa tiềm năng của NetSuite, việc xác định và chi tiết hóa quy trình làm việc là điều cần thiết.

Hãy chuẩn bị tài liệu mô tả chi tiết các quy trình làm việc để hỗ trợ quá trình triển khai NetSuite. Các tài liệu này nên bao gồm:

• Từng bước trong quy trình
• Nhân viên tham gia ở mỗi bước
• Phê duyệt cần thiết cho từng bước (nếu có)
• Các công cụ và dữ liệu cần thiết

Việc tài liệu hóa rõ ràng sẽ giúp đối tác triển khai NetSuite dễ dàng nắm bắt quy trình của doanh nghiệp, đồng thời xác định xem có cần tích hợp, bổ sung hoặc tùy chỉnh nào khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp không.

3. Xác định ngân sách và thời gian

Hãy lập ngân sách và khung thời gian cụ thể cho việc triển khai NetSuite thành công, đồng thời xác định các giới hạn ngân sách và thời gian tối đa có thể chấp nhận. Chi phí triển khai NetSuite phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, và có thể làm việc với đối tác triển khai NetSuite để ước tính chính xác chi phí.

Dù không phải mọi dự án triển khai NetSuite đều vượt ngân sách hay kéo dài hơn dự kiến, nhưng đây là tình huống không hiếm gặp. Do đó, việc dự trù thêm một khoản linh hoạt về ngân sách và thời gian là điều cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các chi phí phát sinh hoặc một vài tuần chậm trễ trong quá trình NetSuite đi vào hoạt động.

4. Chỉ định người quản lý dự án nội bộ

Trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ đối tác triển khai nào, việc chỉ định một người quản lý dự án nội bộ là rất quan trọng. Người này sẽ là đầu mối chính của dự án, đồng thời phối hợp với các trưởng bộ phận để giải quyết các vấn đề, quy trình và nhiệm vụ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể.

Không chỉ chọn những người có kỹ thuật tốt nhất — hãy đảm bảo rằng đội ngũ dẫn dắt dự án am hiểu sâu sắc về các quy trình của người dùng cuối. Điều này sẽ giúp đảm bảo quá trình triển khai NetSuite thành công, phù hợp và sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

5. Đừng bỏ qua vai trò của IT nội bộ

Mặc dù đội ngũ triển khai dự án không nhất thiết phải bao gồm nhân viên IT, nhưng sự tham gia của họ là rất quan trọng. Nguồn lực IT nội bộ sẽ đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì và cập nhật NetSuite sau khi triển khai.

Một số đối tác triển khai NetSuite có thể cung cấp dịch vụ bảo trì và hỗ trợ, giúp doanh nghiệp không cần dựa hoàn toàn vào nguồn lực IT nội bộ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có đội ngũ IT, hãy đảm bảo họ tham gia vào quá trình triển khai để đảm bảo hệ thống được quản lý và vận hành hiệu quả.

6. Chọn đối tác triển khai NetSuite đáng tin cậy

Việc lựa chọn đối tác triển khai NetSuite thành công đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Không phải tất cả các đối tác NetSuite đều giống nhau, vì vậy việc nghiên cứu và cân nhắc lựa chọn đối tác triển khai kỹ càng là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét khi chọn đối tác triển khai:

• Kinh nghiệm: Hãy xem xét kinh nghiệm của đối tác trong ngành. Tìm kiếm những nhà cung cấp NetSuite có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau. Hãy hỏi đối tác đã hoạt động bao lâu và đã hoàn thành bao nhiêu dự án triển khai. Nếu có thể, yêu cầu cung cấp case study để xem cách đối tác đã hỗ trợ các khách hàng trước đây như thế nào.
• Khả năng giải quyết vấn đề: Đảm bảo rằng đối tác có thể tùy chỉnh cài đặt NetSuite theo yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có các vấn đề cụ thể cần giải quyết, hãy trao đổi với đối tác về các tình huống tương tự mà họ đã hỗ trợ khách hàng.
• Giá cả linh hoạt: Một số đối tác triển khai cung cấp mức giá cố định, điều này có thể hấp dẫn lúc đầu nhưng chưa hẳn là lựa chọn tối ưu. Giá cố định thường chỉ bao gồm các công việc cơ bản, khiến doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi cần thêm tùy chỉnh, đào tạo, hoặc phát triển thêm.

7. Thiết lập mục tiêu và cột mốc cụ thể cho dự án

Đặt ra các mục tiêu và cột mốc có thể đạt được là một bước quan trọng để triển khai NetSuite thành công. Dù có thể chưa nắm rõ toàn bộ chi tiết của quy trình triển khai, hãy xác định càng nhiều cột mốc cụ thể càng tốt. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ một cách rõ ràng trong suốt quá trình triển khai NetSuite.

Thay vì tiến hành triển khai mà không rõ tình trạng sau vài tháng, các cột mốc này sẽ cho doanh nghiệp biết chính xác dự án đang ở giai đoạn nào và dễ dàng cập nhập đến các bộ phận liên quan.

8. Đảm bảo làm sạch và chuyển giao dữ liệu

Chuyển dữ liệu từ hệ thống hiện tại sang một hệ thống mới như NetSuite là một bước phức tạp và cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo đối tác NetSuite có kế hoạch rõ ràng cho việc chuyển dữ liệu, đặc biệt là về cách thức và quy trình chuyển giao.

Bắt đầu bằng việc lập danh sách các điểm dữ liệu quan trọng như:

• Hồ sơ khách hàng
• Dữ liệu bán hàng
• Nhà cung cấp
• Nhà thầu
• Tồn kho
• Tài chính công ty

Dành thời gian để kiểm tra kỹ dữ liệu cần chuyển giao, đảm bảo:

• Tính chính xác: Dữ liệu có chính xác không?
• Định dạng phù hợp: Kiểm tra định dạng dữ liệu để tránh lỗi trong quá trình chuyển giao.
• Loại bỏ dữ liệu trùng lặp: Đảm bảo không có bản sao của hồ sơ khách hàng hoặc thông tin nhà cung cấp, tránh chuyển dữ liệu không cần thiết.

Cuối cùng, lập kế hoạch chi tiết cho việc chuyển giao các dữ liệu quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chính xác.

9. Cẩn trọng trong giai đoạn UAT

Trong giai đoạn UAT của quá trình triển khai NetSuite, doanh nghiệp và đối tác triển khai cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi khía cạnh của hệ thống, bao gồm việc kiểm tra từng nhiệm vụ, quy trình làm việc và quy trình thường xuyên được nhân viên sử dụng.

Nếu không kiểm tra đầy đủ, có thể doanh nghiệp sẽ không phát hiện ra lỗi cho đến khi ai đó gặp sự cố trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Giai đoạn UAT giúp đảm bảo NetSuite đáp ứng tất cả nhu cầu kinh doanh, vận hành trơn tru cho nhân viên và không bỏ sót bất kỳ chức năng cần thiết nào. Đây là thời điểm để kiểm tra và khắc phục mọi vấn đề trước khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.

Doanh nghiệp cần thêm tư vấn triển khai NetSuite?

Mặc dù Gimasys đã cố gắng hết sức để đưa ra 09 lưu ý hàng đầu cho việc triển khai NetSuite thành công, nhưng đây cũng chỉ là những lưu ý ban đầu. Nếu cần thêm tư vấn chi tiết trong từng giai đoạn, đào tạo hoặc hỗ trợ trong việc triển khai NetSuite, hãy liên hệ với Gimasys ngay hôm nay!

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để thiết lập một buổi tư vấn MIỄN PHÍ hướng dẫn doanh nghiệp tiến tới con đường triển khai Netsuite thành công! 

Thách thức

BioPak, một công ty có trụ sở tại Sydney, Úc, chuyên cung cấp các giải pháp và vật liệu thân thiện với môi trường cho các công ty, đã phải đối mặt với nhiều thách thức khi trải qua sự tăng trưởng nhanh chóng:

• Hệ thống quản lý quá tải: Sự tăng trưởng nhanh chóng đã dẫn đến việc các hệ thống kinh doanh hiện có không thể đáp ứng đủ nhu cầu, gây khó khăn trong việc duy trì hoạt động hiệu quả.
• Quy trình thủ công tốn thời gian: Công ty phải xử lý nhiều kho hàng từ bên thứ ba, làm cho các quy trình trở nên kém hiệu quả và tốn kém do phụ thuộc vào công việc thủ công.
• Thiếu tầm nhìn tổng thể về chuỗi cung ứng: Việc không có khả năng theo dõi đơn hàng và xử lý các vấn đề giao hàng một cách hiệu quả do thiếu sót trong việc giám sát các nhà cung cấp bên thứ ba.
• Hệ thống công nghệ không đủ mạnh: Các hệ thống công nghệ thông tin hiện tại không thể hỗ trợ các kế hoạch thương mại điện tử và mở rộng quốc tế của BioPak.

Quyết định

Để giải quyết những thách thức này, BioPak đã quyết định triển khai Oracle NetSuite ERP, sau khi xem xét nhiều giải pháp khác như Sage CRM và MYOB. Giám đốc điều hành của BioPak khẳng định: “Để tăng trưởng 176% trong 12 tháng mà không có sự chậm lại như chúng tôi đã làm, chúng tôi cần NetSuite. Cũng như chúng tôi sẽ cần hệ thống này để phát triển lên 500 hoặc 1.000 hóa đơn mỗi ngày trong tương lai.”

Triển khai NetSuite

Việc chuyển đổi sang nền tảng Oracle NetSuite đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong hoạt động của BioPak. Hệ thống mới giúp công ty tích hợp quy trình trên một nền tảng thống nhất, từ đó tối ưu hóa quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động. Điều này tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Lợi ích đạt được

Việc triển khai NetSuite đã mang lại những kết quả ấn tượng cho BioPak. 

Thứ nhất, BioPak đã tăng trưởng 172%, đạt doanh thu 11,2 triệu đô la, đồng thời gấp đôi số đơn hàng hàng ngày mà không cần tăng thêm nhân viên. 

Thứ hai, BioPak tiết kiệm khoảng 200.000 đô la mỗi năm nhờ tự động hóa các quy trình và giảm bớt lao động thủ công. 

Cuối cùng, thời gian phản hồi trong việc giải quyết các vấn đề giao hàng đã được cải thiện gấp đôi, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Kết luận

Quyết định chuyển đổi sang hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) Oracle NetSuite đã mở ra một chương mới đầy triển vọng cho BioPak. Nhờ nền tảng tích hợp và linh hoạt của NetSuite, công ty đã khắc phục hiệu quả những thách thức trong hoạt động, đồng thời tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Quyết định của Giám đốc điều hành trong việc chọn NetSuite thay vì các giải pháp truyền thống đã chứng minh tầm nhìn xa trông rộng, trang bị cho BioPak những công cụ cần thiết để tiếp tục phát triển và duy trì vị thế hàng đầu trong ngành cung cấp sản phẩm bền vững. Hành trình chuyển đổi của BioPak là một ví dụ điển hình cho sức mạnh của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp, giúp họ giải quyết các bài toán kinh doanh phức tạp và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Thách thức

Diamond Fleet Management System, một công ty cung cấp dịch vụ cho thuê xe tại thành phố Paranaque, Philippines, đã phải đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng trong hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Thất thoát tiền do lỗi trong hóa đơn: Công ty gặp khó khăn trong việc quản lý hóa đơn thủ công, dẫn đến các sai sót làm tổn thất tài chính đáng kể.
• Khó khăn trong việc dự đoán nhu cầu: Diamond không có khả năng dự đoán sự thay đổi trong khối lượng cho thuê từ các khách hàng lớn, điều này ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch và tối ưu hóa tài nguyên.
• Biên lợi nhuận mỏng: Với lợi nhuận không đủ lớn, Diamond không thể đầu tư vào các phần mềm công nghệ thông tin đắt tiền on-prem, điều này hạn chế khả năng mở rộng và cải tiến hoạt động.

Quyết định

Để giải quyết những thách thức này, Diamond Fleet Management System đã quyết định triển khai Oracle NetSuite ERP. Công ty đã lựa chọn sử dụng NetSuite cho các chức năng kế toán, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và thương mại điện tử, thay vì các giải pháp khác như SAP và Quickbooks. Giám đốc điều hành của Diamond cho biết: “Với NetSuite, các công cụ phân tích và báo cáo có sẵn ngay lập tức, từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.”

Triển khai NetSuite

Việc triển khai NetSuite đã đánh dấu một bước ngoặt quan trọng cho Diamond. Hệ thống mới đã giúp công ty tự động hóa quy trình hóa đơn, đồng thời cải thiện khả năng theo dõi và quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. NetSuite cũng cung cấp khả năng tích hợp giữa các phòng ban, giúp Diamond vận hành một cách đồng bộ và hiệu quả hơn.

Lợi ích đạt được

Sau khi triển khai NetSuite, Diamond đã thu được nhiều lợi ích đáng kể. 

Thứ nhất, việc tự động hóa quy trình hóa đơn đã giúp công ty tiết kiệm hơn 10.000 đô la mỗi năm nhờ vào việc rút ngắn thời gian và tăng độ chính xác trong việc lập hóa đơn. 

Thứ hai, khả năng dự đoán chính xác giúp Diamond quản lý đội xe cho thuê một cách linh hoạt hơn, phản ứng kịp thời với các điều kiện thị trường thay đổi. Từ đó không chỉ giúp công ty tối ưu hóa việc sử dụng tài sản mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.

Kết luận

Sự chuyển đổi sang hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) Oracle NetSuite đã mang lại một chương mới đầy hứa hẹn cho Diamond Fleet Management System. Nhờ nền tảng tích hợp và linh hoạt của NetSuite, công ty đã giải quyết hiệu quả những thách thức trong hoạt động, từ việc giảm thiểu sai sót trong hóa đơn đến cải thiện khả năng dự đoán và quản lý tài chính. Quyết định của Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn NetSuite thay vì các giải pháp truyền thống đã chứng minh tầm nhìn chiến lược và khát vọng đổi mới, trang bị cho Diamond những công cụ cần thiết để duy trì sự phát triển bền vững trong ngành cho thuê xe. Hành trình chuyển đổi của Diamond là một minh chứng cho sức mạnh của công nghệ thông tin trong việc thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

Thách thức

Energy Matters, một công ty cung cấp năng lượng sạch có trụ sở tại Melbourne, Australia, đã đối mặt với nhiều thách thức trong việc tận dụng thị trường năng lượng sạch đang phát triển:

• Thị trường năng lượng sạch: Công ty muốn nắm bắt cơ hội từ sự gia tăng nhu cầu về năng lượng sạch nhưng gặp khó khăn trong việc điều phối các hoạt động để đạt được điều này.
• Ứng dụng phần mềm phân mảnh: Energy Matters đã sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau, dẫn đến sự không đồng bộ và khó khăn trong việc quản lý dữ liệu.
• Khó khăn trong tư vấn khách hàng: Các câu hỏi của khách hàng liên quan đến cấu hình phức tạp hoặc vấn đề lắp đặt thường đòi hỏi những cuộc gọi dài hàng giờ, gây tốn thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ.

Quyết định

Để giải quyết những thách thức này, Energy Matters đã quyết định triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP. Công ty đã lựa chọn NetSuite OneWorld thay vì Microsoft Dynamics và thay thế toàn bộ các phần mềm MYOB và SugarCRM. Giám đốc điều hành của Energy Matters chia sẻ: “NetSuite đã giúp chúng tôi tăng trưởng nhanh hơn mong đợi, từ 20 người lên hơn 100 chỉ trong vài năm.”

Triển khai NetSuite

Việc triển khai NetSuite đã tạo ra một bước chuyển mình lớn cho Energy Matters. Bằng cách tích hợp các quy trình trên một nền tảng thống nhất, công ty đã có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và cải thiện khả năng phục vụ khách hàng. Hệ thống mới cho phép công ty theo dõi các thông tin quan trọng một cách dễ dàng và nhanh chóng, từ đó giảm thiểu thời gian cần thiết để tư vấn và phục vụ khách hàng.

Lợi ích đạt được

Sau khi triển khai NetSuite, Energy Matters đã đạt được nhiều lợi ích bất ngờ. 

Thứ nhất, công ty đã tiết kiệm được 200.000 đô la so với việc mua phần mềm và máy chủ tại chỗ, đồng thời doanh thu hiện nay đang tăng gấp đôi mỗi năm. 

Thứ hai, thời gian trung bình từ đơn hàng đến thanh toán đã giảm 33%, giúp cải thiện dòng tiền và khả năng tài chính của công ty. 

Thứ ba, việc cập nhật giá trên website hiện nay diễn ra tức thời, mang lại sự linh hoạt và khả năng phục vụ khách hàng tốt hơn. 

Cuối cùng, hệ thống tự phục vụ cho khách hàng đã cho phép tự động ghi nhận doanh thu hàng ngày mà không cần sự can thiệp của nhân viên, đồng thời giảm thời gian phục vụ từ một giờ xuống chỉ còn 20 phút.

Kết luận

Quyết định chuyển đổi sang hệ thống Oracle NetSuite đã mở ra một chương mới đầy hứa hẹn cho Energy Matters. Nền tảng tích hợp này không chỉ giúp công ty cải thiện hiệu suất kinh doanh mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng trong một thị trường năng lượng sạch đang phát triển mạnh mẽ. Sự quyết đoán trong việc lựa chọn NetSuite đã giúp Energy Matters không chỉ đạt được những mục tiêu tài chính mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó khẳng định vị thế của mình trong ngành. Từ một công ty nhỏ với 20 nhân viên, Energy Matters giờ đây đã trở thành một tổ chức vững mạnh với hơn 100 nhân viên, chứng minh rằng sự đổi mới công nghệ chính là chìa khóa cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!

Thách thức

HEADLAND, một nhà cung cấp máy móc gia công kim loại và dịch vụ vòng đời cho các nhà sản xuất, đã phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình:

• Hệ thống phân mảnh: Công ty đang sử dụng rất nhiều ứng dụng on-prem, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và điều phối hoạt động.
• Chậm trễ trong báo cáo và thực thi kinh doanh: Việc sử dụng nhiều hệ thống không liên kết gây ra sự chậm trễ trong việc báo cáo và thực hiện các quyết định kinh doanh kịp thời, làm giảm năng suất.
• Khó quản lý vì sử dụng quá nhiều ứng dụng bên thứ ba: HEADLAND gặp khó khăn trong việc tích hợp và sử dụng hiệu quả các ứng dụng dịch vụ của bên thứ ba.

Quyết định

Để giải quyết những vấn đề này, HEADLAND đã quyết định triển khai hệ thống Oracle NetSuite ERP. Công ty đã thay thế nhiều ứng dụng như Sage Pastel Evolution, SalesLogix, ServiceCEO, Vertical Solutions, Briefcase, Crystal Reports và Excel bằng các giải pháp OneWorld, Quản lý Tồn kho, Quản lý Đơn hàng, CRM và SuiteCommerce. Giám đốc điều hành của HEADLAND chia sẻ: “NetSuite thực sự đã giúp chúng tôi tăng cường khả năng sử dụng và hiệu quả làm việc của các kỹ sư, vì họ giờ đây có khả năng biết được vị trí của tất cả các nguồn lực tại bất kỳ thời điểm nào và ai có khả năng tiếp tục làm việc.”

Triển khai NetSuite

Việc chuyển đổi sang nền tảng Oracle NetSuite đã tạo ra một bước đột phá lớn cho HEADLAND. Bằng cách tích hợp các quy trình trên một nền tảng duy nhất, công ty đã cải thiện khả năng báo cáo và thực hiện kinh doanh. Hệ thống mới cho phép quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu các vấn đề liên quan đến nhập dữ liệu hai lần và tăng cường năng suất làm việc.

Lợi ích đạt được

Sau khi triển khai NetSuite, HEADLAND đã đạt được nhiều lợi ích ấn tượng. 

Thứ nhất, công ty đã có quyền truy cập vào báo cáo phong phú với khả năng xem chi tiết từ tổng quan đến từng bộ phận, khu vực và dòng sản phẩm. 

Thứ hai, một cái nhìn tổng thể về khách hàng với quy trình làm việc, tự động hóa thanh toán, lập lịch trực quan và chi phí dự án giúp HEADLAND phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. 

Cuối cùng, khả năng thanh toán di động với chức năng ký điện tử đã cho phép 85% hóa đơn được thực hiện ngay tại khu vực, giúp cải thiện quy trình và rút ngắn thời gian thu hồi công nợ.

Kết luận

Quá trình chuyển đổi sang hệ thống Oracle NetSuite đã mở ra cơ hội mới cho HEADLAND. Không chỉ đơn thuần là một hệ thống quản lý doanh nghiệp, NetSuite đã trở thành một công cụ quan trọng giúp HEADLAND gia tăng hiệu quả hoạt động và năng suất làm việc của đội ngũ kỹ sư. Nhờ vào khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh, HEADLAND không chỉ vượt qua các thách thức trước mắt mà còn đặt nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Sự quyết định khôn ngoan trong việc chọn lựa NetSuite đã giúp HEADLAND nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường, khẳng định vị thế của mình trong ngành công nghiệp cung cấp máy móc gia công kim loại. Với những công cụ và thông tin hỗ trợ mạnh mẽ, HEADLAND đang chuẩn bị cho một tương lai tươi sáng hơn, nơi họ có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn với nhu cầu của khách hàng và thị trường đang thay đổi.

Doanh nghiệp đang cần tư vấn chuyển dịch hệ thống công nghệ thông tin qua nền tảng NetSuite – Cloud ERP số 1 thế giới, LIÊN HỆ NGAY CHÚNG TÔI!