NetSuite so với QuickBooks
Tại sao Doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng NetSuite?
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và công việc kế toán trở nên phức tạp hơn, bạn sẽ thấy rằng phần mềm kế toán như Quickbooks đã không còn đáp ứng được nhu cầu hiện tại. Việc xử lý các thách thức trong kinh doanh bằng cách sử dụng bảng tính và các hệ thống khác nhau đã không còn tác dụng — đó là lý do tại sao các doanh nghiệp thường nâng cấp từ QuickBooks lên NetSuite.
Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cấp giải pháp kế toán của mình, bạn cần hiểu cách mà QuickBooks và NetSuite có thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn. Nếu bạn muốn giảm chi phí hoạt động, tự động hóa các quy trình kinh doanh chính và tăng năng suất, cả hiện tại và trong tương lai, bạn nên xem xét các tính năng và chức năng nào sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tăng hiệu quả hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh.
Cả NetSuite và QuickBooks đều cung cấp phần mềm được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý các quy trình kế toán của họ, nhưng có một khoảng cách đáng kể về hiệu quả của các tính năng. Dưới đây, chúng tôi thảo luận về NetSuite và QuickBooks và so sánh từng nền tảng để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể quyết định giải pháp kế toán nào sẽ đáp ứng được nhu cầu của họ ngay bây giờ và về lâu dài.
Lưu ý: NetSuite là một bộ ứng dụng quản lý kinh doanh bao gồm chức năng kế toán đầy đủ tính năng, do đó các doanh nghiệp sử dụng NetSuite không cần quản lý nhiều hệ thống hoặc ứng dụng như với QuickBooks. Nhưng với mục đích của sự so sánh này, chúng tôi sẽ chỉ tập trung chủ yếu vào chức năng kế toán.
Tổng quan về NetSuite
Giải pháp quản lý tài chính của NetSuite hỗ trợ các doanh nghiệp ở mọi giai đoạn tăng trưởng với nền tảng thống nhất dựa trên đám mây. Giải pháp này có khả năng cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, các tính năng hay dashboard dựa trên vai trò đều có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu. NetSuite cung cấp toàn bộ bộ giải pháp kinh doanh để phục vụ các công ty muốn tăng hiệu quả hoạt động trong toàn doanh nghiệp: CRM, thương mại điện tử, phần mềm quản lý nhân sự (HRMS), dịch vụ chuyên nghiệp tự động hóa và hơn thế nữa. Và bởi vì NetSuite được xây dựng trên nền tảng đám mây, giải pháp có thể cung cấp dữ liệu kinh doanh theo thời gian thực và không yêu cầu cơ sở hạ tầng CNTT bổ sung.
NetSuite hoạt động như một giải pháp kế toán toàn diện, cho phép quản lý dòng tiền và doanh thu, thực hiện báo giá theo đơn đặt hàng tự động cũng như lập kế hoạch và ngân sách tích hợp. Giải pháp này vượt ra khỏi việc ghi chép sổ kế toán cơ bản, đồng thời sở hữu những chức năng có thể giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu về nhân sự. Có thể nói, NetSuite được xây dựng để điều hành toàn bộ công việc kinh doanh của bạn.
“Chúng tôi quyết định chuyển sang NetSuite vì chúng tôi muốn có một hệ thống giúp hỗ trợ công việc kinh doanh đang phát triển từng ngày.”
- Kevin Moore, Kiểm soát viên, Brex
Tổng quan về QuickBooks Online
QuickBooks là điểm khởi đầu cho nhiều doanh nghiệp nhỏ cần đến phần mềm kế toán, một phần nhờ vào mức giá rẻ của giải pháp này. Người dùng có thể theo dõi thu nhập và chi phí, kết nối tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, đồng thời tạo các báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán.
QuickBooks Online là một sản phẩm độc lập, dựa trên đám mây và chỉ được dùng trong kế toán. QuickBooks Enterprise có một số chức năng quản lý hàng tồn kho, nhưng xét về tổng thể thì nó khá hạn chế và phải dựa vào tích hợp của bên thứ ba để có các tính năng nâng cao. Để xem được báo cáo chi tiết, doanh nghiệp cần phải xuất ra bảng tính và xem dữ liệu trên nhiều hệ thống.
Tổng quan về QuickBooks Enterprise
QuickBooks Enterprise về cơ bản vẫn là một chương trình dành cho máy tính để bàn và không có dịch vụ đám mây thực sự. Doanh nghiệp có thể phải trả tiền cho một công ty thứ ba để đưa giải pháp này off-premise. Nhưng điều này khiến doanh nghiệp phải làm việc thêm với một nhà cung cấp khác để quản lý và không thể sở hữu đủ các lợi ích của đám mây. Giao dịch giữa các công ty được thực hiện thủ công; vì vậy cơ hội xảy ra sai sót là rất lớn.
QuickBooks Enterprise không có khả năng tự động hóa hoặc giải quyết một loạt các quy trình kinh doanh quan trọng như lập hóa đơn đăng ký, ghi nhận doanh thu, quản lý tài sản và báo cáo đa chiều. Người dùng doanh nghiệp phải sử dụng nhiều giải pháp khác nhau để quản lý hoạt động kinh doanh. Điều này gây ra những khó khăn như: báo cáo không nhất quán, làm việc thủ công, quy trình thừa thãi và các trang tính Excel trùng lặp.
QuickBooks Enterprise cung cấp một biểu đồ tài khoản truyền thống để giảm thiểu sự phức tạp — thật không may, điều này cũng hạn chế khả năng nắm bắt các giao dịch và tổ chức chúng vào cấu trúc tài chính cụ thể của bạn về tài sản, nợ phải trả, doanh thu và chi phí.
NetSuite và QuickBooks
QuickBooks phù hợp với một số doanh nghiệp nhỏ vì nó phù hợp với việc ghi sổ kế toán: quản lý hóa đơn, thanh toán hóa đơn và theo dõi dòng tiền rất cơ bản. Khi sổ sách kế toán là tất cả những gì doanh nghiệp cần và nhu cầu về kế toán là không quá lớn, khả năng tạo báo cáo tháng và báo cáo năm từ Quickbooks là đủ.
QuickBooks có thể phù hợp với doanh nghiệp khi nói đến sổ sách kế toán tiêu chuẩn, nhưng NetSuite lại cung cấp một giải pháp quản lý tài chính hoàn chỉnh giúp tăng hiệu quả hoạt động và giảm nhu cầu bổ sung nhân viên khi nhu cầu tài chính của doanh nghiệp trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Không chỉ mang lại thông tin về kế toán, NetSuite còn cung cấp các KPI, quy trình công việc, lời nhắc và dashboard có thể tùy chỉnh được định cấu hình sẵn, hiển thị chính xác cách các hoạt động và quy trình kế toán được sắp xếp và những việc cần phải hoàn thành.
Nói một cách đơn giản, NetSuite có khả năng vượt xa khỏi Quickbooks.
NetSuite kết hợp các chức năng tài chính và kế toán cốt lõi với việc quản lý tuân thủ chặt chẽ. Với quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu tài chính, bạn có thể đi sâu vào chi tiết để nhanh chóng tạo các báo cáo và tuân thủ nhiều yêu cầu về quy định tài chính, bao gồm ASC 606, GAAP, SOX, v.v.
Bảng so sánh
| So sánh tính năng | NetSuite | QB Online | QB Enterprise |
|---|---|---|---|
| True Cloud | |||
| Cửa hàng ứng dụng | |||
| Nâng cấp liền mạch | |||
| Khả năng tùy chỉnh | |||
| Hợp nhất nhiều pháp nhân | |||
| Biểu đồ tài khoản linh hoạt | |||
| Báo cáo chi tiết | |||
| Phân tách trách nhiệm và truy vết kiểm toán |
= Tính năng có sẵn
= Tính năng cần thêm add-on hoặc tích hợp từ bên thứ ba
= Tính năng yếu hoặc không cóSo sánh tính năng của NetSuite với Quickbooks
NetSuite và Quickbooks phục vụ các mục đích tương tự và sở hữu một số tính năng giống nhau. Nhưng khi so sánh chi tiết cho thấy có nhiều điểm khác biệt và tương đồng giữa hai giải pháp, đặc biệt là khi nói đến tính mạnh mẽ và đầy đủ của các bộ tính năng.
Đối với các công ty đang phát triển, tính chuyên sâu của các chức năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính — một cuộc khảo sát gần đây trên khách hàng của NetSuite cho thấy rằng các tính năng và chức năng vượt trội là lý do chính khiến các CFO chuyển từ QuickBooks sang NetSuite.
Dưới đây là một một số tính năng chính của NetSuite.
Ghi nhận doanh thu
Cho dù giao dịch bán hàng bao gồm một hành động đơn lẻ, hay một chuỗi những hành động theo chu kì thời gian hoặc các loại giao phẩm khác nhau trong cùng một gói dịch vụ/sản phẩm, NetSuite hỗ trợ đội ngũ kế toán tuân thủ các yêu cầu ghi nhận doanh thu cũng như lên lịch trình ghi nhận doanh thu tự động. Báo cáo và dự báo tài chính trên nền tảng NetSuite được cập nhập chính xác theo thời gian thực.
Những tính năng trên do Netsuite cung cấp đặc biệt hữu ích đối với các công ty phần mềm và dịch vụ xử lý nhiều loại giao phẩm khác nhau — chẳng hạn như nâng cấp, dịch vụ cung cấp theo thời gian hoặc giấy phép bổ sung (đều yêu cầu đội ngũ kế toán phải ghi nhận, trì hoãn ghi chép doanh thu tại các thời điểm khác nhau). QuickBooks có thể xây dựng các cách giải quyết thông minh nhằm tránh một số hạn chế nhất định, tuy nhiên nó tạo ra những mục nhật ký thủ công, bảng tính lịch trình nhận dạng phức tạp và khả năng hiển thị cũng như tính minh bạch không rõ ràng.
Thanh toán
NetSuite giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về hoạt động thanh toán và tài chính theo thời gian thực. Tính năng của NetSuite giúp tăng thêm tính minh bạch trong thanh toán thông qua việc lập hóa đơn tổng hợp, quy trình xếp hạng tự động và hỗ trợ nhiều mô hình định giá để nắm bắt phí thiết lập, số lượng giấy phép và mức tiêu thụ thay đổi chỉ trong một bước.
Tính năng thanh toán của NetSuite thực sự vượt trội QuickBooks khi nói đến khả năng thanh toán định kỳ. NetSuite với khả năng gia hạn tự động giúp duy trì doanh thu và giảm nhu cầu giám sát thủ công. Các doanh nghiệp cũng có thể thay đổi lại lịch thanh toán định kỳ và loại bỏ phương thức theo dõi, kiểm tra chúng một cách thủ công, đồng thời đặt giá và chiết khấu cho từng khách hàng cụ thể.
NetSuite SuiteBilling có thể kết hợp việc mua sản phẩm/dịch vụ một lần với các dịch vụ định kỳ trên một hóa đơn; ví dụ: điện thoại di động, phí kích hoạt của nó và tháng dịch vụ đầu tiên. SuiteBilling cũng hỗ trợ nhiều tùy chọn thanh toán đăng ký, bao gồm giá cố định (hàng năm, nhiều năm và hàng tháng), dựa trên mức tiêu thụ hoặc kết hợp cả hai. Doanh nghiệp cũng có thể quản lý giá khuyến mại, chẳng hạn như giá chiết khấu với thanh toán tự động được điều chỉnh sau thời gian dùng thử miễn phí, đồng thời có thể dễ dàng sửa đổi hoặc tạm dừng hợp đồng đăng ký định kỳ.
Số cái GL
Hệ thống Sổ cái tổng hợp (GL) NetSuite cung cấp dữ liệu kế toán từ cấp tổng hợp cho đến các giao dịch riêng lẻ, cho phép bạn tùy chỉnh GL của mình để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Người dùng có thể thêm dòng tác động GL tùy chỉnh vào các giao dịch, chẳng hạn như hóa đơn tổng, hóa đơn của nhà cung cấp, trên một hoặc nhiều sổ kế toán, giảm thời gian và nỗ lực cần thiết cho quá trình đối chiếu tài khoản, khóa sổ và kiểm toán.
Một biểu đồ tài khoản đơn giản giúp phân loại và báo cáo các giao dịch dễ dàng hơn, tránh việc phải xem qua hàng trăm dòng để xem giao dịch nào nên được mã hóa. Với các tính năng biểu đồ được tạo dựng sẵn giữa hệ thống tài khoản kế toán sơ cấp và thứ cấp, cũng như các đơn vị tiền tệ chức năng cụ thể theo sổ sách, công cụ NetSuite Multi-Book có thể ghi lại tất cả các hoạt động theo sổ sách cụ thể dựa trên một giao dịch kinh doanh duy nhất từ sổ cái chung, ghi nhận doanh thu, chi phí khấu hao, khấu hao, phân bổ P&L và hơn thế nữa.
Báo cáo đa chiều giúp loại bỏ việc sử dụng một biểu đồ phức tạp cho các hệ thống tài khoản kế toán, cho phép bạn có thể theo dõi chi tiết hơn trên mọi cấp độ giao dịch. QuickBooks cố gắng làm cho giải pháp của mình hoạt động với các thẻ (tag), nhưng số thẻ bị hạn chế và có thể bị sử dụng hết nhanh chóng khi người dùng cố gắng triển khai các giải pháp thay thế khác.
Khoản phải trả
QuickBooks không cung cấp bất kỳ tính năng kiểm soát thu mua nào, khác với QuickBook, NetSuite với các công cụ quy trình phê duyệt có thể hỗ trợ giảm rủi ro bằng cách đảm bảo rằng các chính sách và kiểm soát thu mua cũng như kế toán được tuân thủ. Điều này giúp việc phê duyệt dễ dàng hơn trong mọi thời điểm, ở bất kể nơi nào — cho dù nhân viên làm việc ở nhiều văn phòng khác nhau hay môi trường làm việc online tại nhà. Người dùng NetSuite có thể tự động tính toán chiết khấu, xử lý những trường hợp ngoại lệ khi hóa đơn không khớp với đơn đặt hàng, hạn chế lỗi nhập dữ liệu thủ công và giảm thời gian xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp.
NetSuite giúp thực hiện phân tách các nhiệm vụ bằng cách kiểm soát dữ liệu và chức năng mà người dùng có quyền truy cập, thông qua quyền dựa trên vai trò của người dùng. So sánh điều này với Quickbooks, QuickBooks có quy trình phê duyệt hạn chế và ít phân loại vai trò người dùng, điều này rõ ràng không mang lại môi trường kiểm soát mạnh mẽ và phân đoạn nhiệm vụ thực sự. Ví dụ, Quickbooks với một quy trình thanh toán tài khoản cho phép chỉ một người tạo, phê duyệt và thanh toán hóa đơn, sẽ dễ tạo ra một môi trường thích hợp cho việc tham ô.
Khoản phải thu
NetSuite với các tính năng trong Accounts Receivable – Khoản phải thu, cho phép bạn quản lý danh sách khách hàng, theo dõi các khoản phải thu và nhận thanh toán mà không cần tìm chi tiết thông tin từ Debit và Credit – Bên Nợ và Bên Có. Bảng điều khiển, báo cáo và KPI có thể định cấu hình cung cấp chế độ xem theo thời gian thực về dữ liệu tài khoản phải thu, chẳng hạn như vòng đời khách hàng, phân tích hóa đơn, hóa đơn định kỳ, doanh thu chưa thực hiện và các báo cáo ngoại lệ được gắn cờ bất thường.
Bạn cũng có thể cung cấp cho khách hàng quyền truy cập tự phục vụ vào thông tin chi tiết theo thời gian thực về đơn đặt hàng, mức tồn kho và thông tin thanh toán. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán bằng hóa đơn qua email với một số tùy chọn thanh toán. QuickBooks có thể tạo các mục nhật ký, nhưng không thể xử lý các mục cần tải xuống và lên lịch biểu. NetSuite Advanced Revenue Management giúp dễ dàng dự báo và ghi nhận doanh thu từ các hợp đồng với các tính năng thanh toán nhanh chóng, đơn giản, hiện đại. Doanh thu dự báo có thể tự động chuyển đổi thành doanh thu được ghi nhận khi các cam kết hoạt động được hoàn thành.
Quản lý tài sản cố định và cho thuê
Bạn có thể quản lý vòng đời hoàn chỉnh của tài sản và dễ dàng báo cáo về tất cả tài sản cố định, theo dõi tài sản công ty đã khấu hao từ khi tài sản đó được tạo ra cho đến khi khấu hao, sau đó đánh giá lại và thanh lý. Điều này giúp dễ dàng lập hồ sơ và duy trì hồ sơ chính xác về tất cả các tài sản vốn, bao gồm cả chi phí mua lại và tình trạng tài sản.
NetSuite cũng giải quyết các yêu cầu kế toán và báo cáo mới đối với tài sản thuê, đặc biệt thiết lập lịch trình khấu hao và tách chi phí lãi vay ra khỏi chi phí thuê cho mục đích báo cáo trên bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập, hỗ trợ nhiều phương pháp kế toán. Trong khi đó, QuickBooks không cung cấp các tính năng quản lý tài sản cố định hoặc cho thuê này.
Quản lý hàng tồn kho
Hệ thống Quản lý hàng tồn kho của NetSuite cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về lượng hàng tồn kho, giảm thiểu các quy trình thủ công bằng cách tự động hóa theo dõi theo thời gian thực mức tồn kho, đơn đặt hàng và doanh số bán hàng trong suốt vòng đời kho hàng, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết cần thiết giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác hơn, tối đa hóa doanh số và kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các tính năng quản lý kho hàng như đếm hàng tồn kho, chọn, đóng gói và vận chuyển, mã vạch tích hợp và chọn nhiều đơn hàng cũng có sẵn trên hệ thống NetSuite.
Báo cáo
QuickBooks và NetSuite đều có báo cáo kế toán tiêu chuẩn, chẳng hạn như P&L và dòng tiền. Tuy nhiên, các tính năng mở rộng của NetSuite bao gồm báo cáo theo thời gian thực, từ dự báo doanh thu đến báo cáo tổng hợp của cả công ty mẹ và công ty con. Và nhờ tính năng đa tiền tệ của NetSuite, bạn có thể báo cáo bằng cách sử dụng nội tệ của các quốc gia nơi đặt các công ty con.
NetSuite cho phép báo cáo chi tiết và tổng hợp cho bất kỳ hồ sơ nào trong hệ thống một cách đơn giản. Các báo cáo của NetSuite loại bỏ báo cáo tĩnh, cung cấp các chế độ xem linh hoạt cho các báo cáo từ bộ phận, vị trí, dòng sản phẩm hoặc bất kỳ quan điểm hoạt động nào.
Vì sao Doanh nghiệp nên chọn NetSuite
Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng khách hàng tăng lên, bạn sẽ cần thuê nhiều nhân viên hơn, xử lý nhiều dữ liệu hơn và yêu cầu về tự động hóa cũng cao hơn. Lúc này, bạn cần một phần mềm kế toán giúp tăng hiệu quả và làm nền tảng cho hoạt động kinh doanh đang trở nên ngày càng phức tạp của bạn.
Lấy ví dụ như Brex, một công ty Fintech đã chuyển sang sử dụng NetSuite để chuẩn bị thâm nhập thị trường ở các quốc gia mới. Trước đây, khi sử dụng QuickBooks và Excel, các lãnh đạo công ty đã phải lấy các báo cáo tài chính từ bảng tính theo cách thủ công.
“Một nút nhấn giờ đây đã có thể giải quyết quy trình dài cả tháng,” Kiểm soát viên của Brex, Kevin Moore nói.
Brex cũng sử dụng NetSuite để đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực về kế toán và luật lệ trên toàn cầu.
Mặt khác, hạn chế của QuickBooks là doanh nghiệp phải sử dụng nhiều hệ thống hoặc ứng dụng cho các mục đích cụ thể: quản lý doanh thu, tài sản cố định, mua sắm, quản lý đơn đặt hàng, thanh toán, quản lý hàng tồn kho, cung cấp dịch vụ và hơn thế nữa. Những điều này làm tăng thêm chi phí. Và nếu các hệ thống này không được tích hợp, doanh nghiệp sẽ phải duy trì rất nhiều ứng dụng khác nhau. Việc làm này sẽ tăng rủi ro xảy ra lỗi khi cố gắng truyền và hợp nhất dữ liệu giữa các hệ thống và ứng dụng khác nhau — và bạn sẽ phải có thêm nhân sự để quản lý tất cả hệ thống đó.
Sy Grey, đồng sáng lập của Công ty Honey Pot, một Doanh nghiệp Bán lẻ ngành Hàng tiêu dùng đóng gói, cho biết: “Sẽ đến một giai đoạn nào đó mà hệ thống bạn đang sử dụng sẽ không còn có tác dụng.”
Grey và người đồng sáng lập của mình đã cố gắng, thông qua các nhà tư vấn, tích hợp chi tiết về đơn đặt hàng của công ty với QuickBooks để họ có thể đáp ứng các yêu cầu EDI của các nhà bán lẻ lớn như Target. Sau nhiều nỗ lực thất bại – và chi phí tăng cao, với dự đoán là sẽ còn nhiều hơn – Honey Pot đã chuyển sang sử dụng NetSuite.
Sau khi hoàn tất quá trình triển khai, Honey Pot sẽ có thể lưu trữ tất cả dữ liệu về đơn đặt hàng của mình một cách tập trung trong NetSuite và chuyển đổi đơn đặt hàng thành hóa đơn một cách tự động — phục vụ hơn 20.000 điểm bán lẻ trên toàn thế giới. Việc chuyển khách hàng từ QuickBooks sang NetSuite thật đơn giản với SuiteSuccess Financial First . Khi cân nhắc về việc nâng cấp, hãy nghĩ đến nhu cầu hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp. Và trước khi quyết định chọn phần mềm kế toán tài chính, hãy nghĩ về các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn — QuickBooks có thể là một giải pháp nhanh chóng, nhưng liệu nó có đáp ứng được nhu cầu khi doanh nghiệp tăng trưởng hay không?
