Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là quá trình liên tục sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, hạn chế hoặc thay thế sự tham gia của con người vào các hoạt động này. BPA bao gồm các công nghệ như trợ lý ảo được tích hợp trong phần mềm. BPA có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhanh nhẹn hơn. Trên thực tế, trong vài năm qua, nhiều dự án BPA đã thành công nhờ sự thúc đẩy của những lãnh đạo mà doanh nghiệp đang trên con đường số hóa, tạo điều kiện thúc đẩy nhân viên của họ theo đuổi sự sáng tạo, tạo ra giá trị cao hơn nữa.
Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu quy trình BPA với các nhiệm vụ đơn giản. BPA được áp dụng trong dịch vụ khách hàng tuyến đầu hoặc định tuyến T&E (công tác và chi phí). Từ đó đẩy tiến độ lên các quy trình khác, giúp nhân viên có thể làm quen dần.
Các phần mềm cung cấp các công cụ hỗ trợ quy trình làm việc phức tạp và hiện đại, cho phép các doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự. Tương tự như vậy, các khả năng AI và học máy (machine learning), dữ liệu lớn (big data) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tiên tiến hơn cũng đang hỗ trợ tối đa cho các dự án BPA.
- Thời gian đọc: 10 phút
- Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
- Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi
Thị trường Tự động hóa
Theo McKinsey & Co., 31% doanh nghiệp đã hoàn toàn tự động hóa ít nhất một chức năng trong doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2020 trên các lãnh đạo doanh nghiệp từ nhiều ngành do McKinsey & Co. thực hiện cho thấy 66% đang thử nghiệm các giải pháp để tự động hóa ít nhất một quy trình kinh doanh, tăng 57% so với hai năm trước đó.
Trong số các doanh nghiệp đã hoàn thành thành công các dự án BPA, họ đều gặp một vấn đề chung. Vấn đề này liên quan đến việc giao tiếp giữa các nhân viên trong quá trình đào tạo hệ thống. Điều này hoàn toàn hợp lý, bởi sẽ có những nhân viên lo lắng về quá trình tự động hóa có thể khiến họ trở nên “thừa thãi” hơn trong doanh nghiệp. Sự lo lắng có thể khiến tinh thần của nhân viên bị kéo xuống mức thấp.
Sự tiến bộ của thị trường tự động hóa không thể thiếu sự thúc đẩy của AI và machine learning. Đây là những công nghệ giúp cung cấp, cho phép những sản phẩm, dịch vụ trở nên tự động hóa. Doanh nghiệp thường có xu hướng ưu tiên các quy trình tự động hóa liên quan đến các chức năng lặp đi lặp lại. Chẳng hạn như định tuyến các truy vấn của khách hàng và đơn đặt hàng, tạo báo cáo và tự động hóa các bước thông thường trong xử lý AP (tài khoản phải trả).
Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) và Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA)
Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. BPM được coi là một phương pháp kinh doanh dựa trên lộ trình đã được thiết lập để quản lý hiệu quả tất cả các quy trình hoạt động.
Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM) cho rằng việc sử dụng thành công BPM yêu cầu doanh nghiệp phải tập trung xung quanh các kết quả và chuẩn hóa các quy trình. BPM có khả năng cải thiện, đồng thời tự động hóa các quy trình. Đây là bước quan trọng giúp tránh những sai sót khi chuyển các quy trình sang tự động.
BPA bổ sung và có sự phụ thuộc lẫn nhau với các hình thức tự động hóa khác cũng đang phát triển. Bao gồm Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và Tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA).
Nhu cầu về Tự động hóa
Chìa khóa để Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM) hiệu quả là phải lập được Kế hoạch Nhu cầu. Đồng thời phải dự đoán chính xác loại hàng hóa và khối lượng mà khách hàng sẽ đặt. Việc đánh giá quá cao nhu cầu sẽ dẫn đến dư thừa hàng tồn kho. Trong khi đánh giá thấp sẽ làm giảm doanh thu và sự hài lòng của khách hàng.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu bao gồm thời tiết, tình hình môi trường kinh tế, thuế quan, biến động tiền tệ và nhiều yếu tố khác. Một số yếu tố có thể được đưa vào quản lý và dự báo danh mục sản phẩm. Tuy nhiên, công việc ước tính thủ công rất tốn thời gian, công sức.
Các hệ thống ERP hiện đại bao gồm khả năng tự động hóa SCM sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định theo thời gian thực. Việc này giúp doanh nghiệp lập Kế hoạch Nhu cầu hiệu quả. Những tiến bộ trong AI, học máy (machine learning) và phân tích dự đoán cũng như việc sử dụng các cảm biến cũng mang lại khả năng hiển thị tốt hơn nhiều cho các doanh nghiệp.
Ghi nhận doanh thu
Theo Fortune Business Insights, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la.
Khả năng tự động hóa ghi nhận doanh thu trong Phần mềm Kế toán được thiết kế nhằm giảm tải các đầu việc thủ công liên quan đến việc tập hợp, tính toán khi doanh thu được ghi nhận. Ngoài việc đơn giản hóa quy trình, việc tự động hóa các chu trình ghi nhận doanh thu giúp giảm nguy cơ sai sót và gian lận, đảm bảo tuân thủ và tăng tốc độ ra quyết định bằng cách cung cấp dữ liệu theo thời gian thực.
Tự động hóa sẽ làm cho việc tuân thủ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Dựa trên các thống kê đã thực hiện, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la. Đó là lý do mà các doanh nghiệp không tự động hóa sẽ sớm gặp bất lợi.
Quản lý năng suất và thời gian
Một thống kê của Gallup tại Hoa Kỳ cho thấy vào đầu tháng 5 năm 2020, mức độ gắn kết nhân viên đã tăng lên 38% – mức cao nhất từ trước đến nay.
Gallup cho rằng những nhân nhân viên có hiệu suất cao có ba điểm chung:
- Tài năng
- Mức độ gắn kết cao
- Hơn 10 năm gắn bó với người sử dụng lao động của họ.
Theo Deloitte, với thế hệ Millennials, 43% nghĩ họ sẽ rời bỏ công việc trong vòng hai năm. Trong khi chỉ 28% cho rằng bản thân sẽ ở lại hơn năm năm. Một dự báo khác cho thấy đến năm 2030, 85 triệu việc làm có thể không được đáp ứng trên toàn cầu do không có đủ nhân sự có kỹ năng. Điều này dẫn đến 8,5 nghìn tỷ đô la doanh thu hàng năm bị thất thoát.
Qua Statista, thị trường phần mềm Quản lý năng suất, bao gồm các ứng dụng văn phòng và cộng tác, được dự báo sẽ đạt gần 62 tỷ USD vào năm 2020, với doanh thu được dự đoán sẽ tăng với tốc độ CAGR là 6,8%, đạt 85 tỷ USD vào năm 2025.
Các dự án tự động hóa sử dụng công nghệ có thể giúp tăng cường sự gắn kết nhân viên. Bằng cách loại bỏ những đầu việc thủ công lặp đi lặp lại, BPA tạo cơ hội cho nhân viên được lựa chọn những công việc thú vị hơn đối với họ hoặc dành thời gian phát triển kỹ năng giúp tăng năng suất. BPA không chỉ thúc đẩy năng suất mà còn gia tăng sự hài lòng của nhân viên.
Trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence) và Máy Học (Machine Learning)
Theo McKinsey, 60% doanh nghiệp cho rằng họ có khả năng triển khai AI và máy học. Điều này khiến hai lĩnh vực này có mức tăng trưởng mạnh nhất.
Những tiến bộ trong AI và máy học (ML) là những yếu tố chính thúc đẩy BPA. Các hình thức tự động hóa nhanh chóng do ML và AI điều khiển bao gồm:
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
- Tự động hóa quy trình bằng robot
- Trợ lý ảo (giao diện trò chuyện)
Theo khảo sát AI toàn cầu năm 2019 của McKinsey, mức độ áp dụng AI của doanh nghiệp tăng 25%. Khi đại dịch COVID-19 năm 2020 bùng phát, nhiều doanh nghiệp đã tăng tốc triển khai AI. Ba tháng sau khi dịch bùng phát, McKinsey đã tiến hành một cuộc khảo sát riêng biệt với 800 giám đốc điều hành trên toàn thế giới.
Khảo sát này cho thấy 88% giám đốc điều hành ngành tài chính và bảo hiểm; và 76% giám đốc điều hành trong lĩnh vực CNTT đã tăng tốc việc triển khai tự động hóa và AI. Những ngành công nghiệp này đã dẫn đầu trong quá trình chuyển đổi sang tự động hóa và số hóa trước đại dịch. Điều này giúp các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này có lợi thế để đẩy nhanh hơn việc triển khai ML và AI.
Dưới đây 9 lợi ích hàng đầu mà AI mang lại cho doanh nghiệp:
- Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ:
- Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nội bộ:
- Đưa ra quyết định tốt hơn:
- Tự động hóa các tác vụ, cho phép nhân viên trở nên sáng tạo hơn:
- Các quy trình bên ngoài được tối ưu hóa:
- Tạo sản phẩm mới:
- Theo đuổi thị trường mới:
- Nắm bắt và áp dụng kiến thức khó đạt được:
- Áp dụng tự động hóa để giảm số lượng nhân viên:
Dữ liệu lớn (Big data)
Thống kê bởi New Vantage Partners cho thấy 64,8% doanh nghiệp tham gia khảo sát có kế hoạch đầu tư hơn 50 triệu đô la vào Big data và các sáng kiến AI vào năm 2020. Con số này trong năm 2018 chỉ là 39,7%.
Chìa khóa để triển khai BPA thành công là khả năng nắm bắt tất cả dữ liệu kinh doanh. Sự phức tạp của một số quy trình đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng phân tích những tệp dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp (Big data) để khám phá insights. Những tiến bộ trong việc xử lý dữ liệu lớn đang mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội để thúc đẩy việc ra quyết định tự động, đồng thời cũng là động cơ cơ bản cho phép AI thúc đẩy các sáng kiến BPA tiên tiến.
Tự động hóa quy trình robot (RPA)
RPA là quá trình tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại bằng rô bốt – “bot”. Mỗi bot, sau khi được lập trình máy học và công cụ quy tắc (rules engine), sẽ thực hiện một nhiệm vụ đã từng được thực hiện trước đó bởi con người. Ngoài dịch vụ khách hàng, RPA cũng có khả năng tự động hóa các quy trình Báo cáo tài chính.
Theo Gartner, RPA có thể tiết kiệm cho các đội ngũ tài chính 25.000 giờ làm việc. Đồng thời tiết kiệm 878.000 USD chi phí. Tuy nhiên, một nghiên cứu cho thấy chỉ 29% giám đốc kế toán (CAO) được khảo sát đang sử dụng RPA để lập Báo cáo tài chính. Một số những dự đoán khác của Gartner cho biết:
- 90% các tổ chức lớn sẽ áp dụng RPA bằng những hình thức khác nhau vào năm 2022.
- Các doanh nghiệp sẽ tăng gấp ba công suất của danh mục đầu tư RPA hiện có của họ.
- Giá phần mềm RPA sẽ giảm 5% đến 10% vào năm 2021 và 2022.
Những dự đoán trên cho thấy bây giờ là thời điểm tuyệt vời để khám phá các công nghệ mới. Và các CFO có thể cần hợp tác với các bộ phận khác để tiến hành kiểm thử phần mềm.
Tự động hóa trong Quản lý nguồn nhân lực
Thống kê của Littler cho thấy, 25% doanh nghiệp đang sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ hoặc đơn xin việc
Thị trường toàn cầu về phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM) đang trên đà phát triển. Nhân sự HR sẽ dựa trên nền tảng đám mây hiện đại, sử dụng phân tích để mô hình hóa mọi khía cạnh từ lương thưởng, lợi ích đến hiệu suất của nhân viên và phân bổ lao động. Theo Gallagher, các khoản đầu tư vào công nghệ nhân sự sẽ tăng vọt từ năm 2020 đến năm 2022. Một khảo sát khác cho thấy, 69% giám đốc điều hành nhân sự quyết định sẽ mở rộng hoặc thay thế hệ thống nhân sự của mình vào năm 2022.
Tuy nhiên, một khảo sát khác với các chuyên gia nhân sự và giám đốc điều hành C-suite của Littler cho thấy, mặc dù AI được đưa vào sử dụng để sàng lọc các đơn ứng tuyển, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được đầy đủ giá trị thực của các công nghệ này. 69% doanh nghiệp nói rằng không sử dụng các hệ thống này trong quá trình tuyển dụng của họ. Đây thực sự là một thiếu sót lớn. Trong Khảo sát công nghệ của PwC, các doanh nghiệp đều quan tâm đến thu hút, giữ chân nhân tài. Đồng thời phát triển nhân viên để đạt được tiềm năng của họ. Đồng thời tự động hóa các nhiệm vụ nhằm cải thiện trải nghiệm làm việc. Và AI có thể giúp thực hiện tất cả những điều này.
Tự động hóa Marketing
Theo Mordor Intelligence, với tốc độ CAGR dự kiến là 19%, thị trường phần mềm tự động hóa Marketing được dự báo sẽ đạt 16,87 tỷ đô la vào năm 2025.
Các marketer đều hướng tới việc kiếm khách hàng mới và thu hút doanh thu từ khách hàng hiện tại. Song hành cùng với việc thiết lập và duy trì nhận thức về thương hiệu.
Tự động hóa và những tiến bộ trong công nghệ marketing đa kênh đã cho phép các hình thức tương tác trở nên cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Có thể sử dụng phần mềm tự động hóa marketing để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại. Việc này giúp các marketer tùy chỉnh và tự động hóa toàn bộ chiến dịch. Đồng thời cung cấp dữ liệu và phân tích kết quả.
Dịch vụ khách hàng tự động
Các trợ lý ảo – chatbots, đã trở thành một tính năng phổ biến trong nền tảng dịch vụ khách hàng.
Trợ lý ảo cho phép các doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân viên dịch vụ khách hàng. Đồng thời vẫn cung cấp hỗ trợ nhanh chóng cho các yêu cầu thông thường. Tuy nhiên, công ty nghiên cứu Gartner cho biết vẫn có thể xảy ra những vấn đề và khuyên các doanh nghiệp nên sàng lọc các nhà cung cấp chatbot một cách cẩn thận. Hãy hỏi về kế hoạch và ngân sách để bảo trì và cải tiến bots liên tục.
Từ những thống kê trên, có thể thấy BPA thực sự cần thiết cho những doanh nghiệp hiện đại. Tận dụng tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và hoạt động hiệu quả hơn. Oracle Netsuite với các giải pháp hỗ trợ quy trình làm việc ngày càng phức tạp, hiện đại sẽ cho phép doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự.
LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới, để được tư vấn thêm về Tự động hóa Quy trình Kinh doanh trong doanh nghiệp với Oracle Netsuite ngay hôm nay!
Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.
