Tháng Hai 2021

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là quá trình liên tục sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, hạn chế hoặc thay thế sự tham gia của con người vào các hoạt động này. BPA bao gồm các công nghệ như trợ lý ảo được tích hợp trong phần mềm. BPA có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhanh nhẹn hơn. Trên thực tế, trong vài năm qua, nhiều dự án BPA đã thành công nhờ sự thúc đẩy của những lãnh đạo mà doanh nghiệp đang trên con đường số hóa, tạo điều kiện thúc đẩy nhân viên của họ theo đuổi sự sáng tạo, tạo ra giá trị cao hơn nữa.

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu quy trình BPA với các nhiệm vụ đơn giản. BPA được áp dụng trong dịch vụ khách hàng tuyến đầu hoặc định tuyến T&E (công tác và chi phí). Từ đó đẩy tiến độ lên các quy trình khác, giúp nhân viên có thể làm quen dần.

Các phần mềm cung cấp các công cụ hỗ trợ quy trình làm việc phức tạp và hiện đại, cho phép các doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự. Tương tự như vậy, các khả năng AI và học máy (machine learning), dữ liệu lớn (big data) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tiên tiến hơn cũng đang hỗ trợ tối đa cho các dự án BPA.

Thời gian đọc: 10 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Thị trường Tự động hóa

Theo McKinsey & Co., 31% doanh nghiệp đã hoàn toàn tự động hóa ít nhất một chức năng trong doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2020 trên các lãnh đạo doanh nghiệp từ nhiều ngành do McKinsey & Co. thực hiện cho thấy 66% đang thử nghiệm các giải pháp để tự động hóa ít nhất một quy trình kinh doanh, tăng 57% so với hai năm trước đó.

Trong số các doanh nghiệp đã hoàn thành thành công các dự án BPA, họ đều gặp một vấn đề chung. Vấn đề này liên quan đến việc giao tiếp giữa các nhân viên trong quá trình đào tạo hệ thống. Điều này hoàn toàn hợp lý, bởi sẽ có những nhân viên lo lắng về quá trình tự động hóa có thể khiến họ trở nên “thừa thãi” hơn trong doanh nghiệp. Sự lo lắng có thể khiến tinh thần của nhân viên bị kéo xuống mức thấp.

Sự tiến bộ của thị trường tự động hóa không thể thiếu sự thúc đẩy của AI và machine learning. Đây là những công nghệ giúp cung cấp, cho phép những sản phẩm, dịch vụ trở nên tự động hóa. Doanh nghiệp thường có xu hướng ưu tiên các quy trình tự động hóa liên quan đến các chức năng lặp đi lặp lại. Chẳng hạn như định tuyến các truy vấn của khách hàng và đơn đặt hàng, tạo báo cáo và tự động hóa các bước thông thường trong xử lý AP (tài khoản phải trả).

Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) và Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA)

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. BPM được coi là một phương pháp kinh doanh dựa trên lộ trình đã được thiết lập để quản lý hiệu quả tất cả các quy trình hoạt động.

Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM) cho rằng việc sử dụng thành công BPM yêu cầu doanh nghiệp phải tập trung xung quanh các kết quả và chuẩn hóa các quy trình. BPM có khả năng cải thiện, đồng thời tự động hóa các quy trình. Đây là bước quan trọng giúp tránh những sai sót khi chuyển các quy trình sang tự động.

BPA bổ sung và có sự phụ thuộc lẫn nhau với các hình thức tự động hóa khác cũng đang phát triển. Bao gồm Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và Tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA).

Nhu cầu về Tự động hóa

Chìa khóa để Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM) hiệu quả là phải lập được Kế hoạch Nhu cầu. Đồng thời phải dự đoán chính xác loại hàng hóa và khối lượng mà khách hàng sẽ đặt. Việc đánh giá quá cao nhu cầu sẽ dẫn đến dư thừa hàng tồn kho. Trong khi đánh giá thấp sẽ làm giảm doanh thu và sự hài lòng của khách hàng.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu bao gồm thời tiết, tình hình môi trường kinh tế, thuế quan, biến động tiền tệ và nhiều yếu tố khác. Một số yếu tố có thể được đưa vào quản lý và dự báo danh mục sản phẩm. Tuy nhiên, công việc ước tính thủ công rất tốn thời gian, công sức.

Các hệ thống ERP hiện đại bao gồm khả năng tự động hóa SCM sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định theo thời gian thực. Việc này giúp doanh nghiệp lập Kế hoạch Nhu cầu hiệu quả. Những tiến bộ trong AI, học máy (machine learning) và phân tích dự đoán cũng như việc sử dụng các cảm biến cũng mang lại khả năng hiển thị tốt hơn nhiều cho các doanh nghiệp.

Ghi nhận doanh thu

Theo Fortune Business Insights, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la.

Khả năng tự động hóa ghi nhận doanh thu trong Phần mềm Kế toán được thiết kế nhằm giảm tải các đầu việc thủ công liên quan đến việc tập hợp, tính toán khi doanh thu được ghi nhận. Ngoài việc đơn giản hóa quy trình, việc tự động hóa các chu trình ghi nhận doanh thu giúp giảm nguy cơ sai sót và gian lận, đảm bảo tuân thủ và tăng tốc độ ra quyết định bằng cách cung cấp dữ liệu theo thời gian thực.

Tự động hóa sẽ làm cho việc tuân thủ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Dựa trên các thống kê đã thực hiện, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la. Đó là lý do mà các doanh nghiệp không tự động hóa sẽ sớm gặp bất lợi.

Quản lý năng suất và thời gian

Một thống kê của Gallup tại Hoa Kỳ cho thấy vào đầu tháng 5 năm 2020, mức độ gắn kết nhân viên đã tăng lên 38% – mức cao nhất từ trước đến nay.

Gallup cho rằng những nhân nhân viên có hiệu suất cao có ba điểm chung:

Tài năng
Mức độ gắn kết cao
Hơn 10 năm gắn bó với người sử dụng lao động của họ.

Theo Deloitte, với thế hệ Millennials, 43% nghĩ họ sẽ rời bỏ công việc trong vòng hai năm. Trong khi chỉ 28% cho rằng bản thân sẽ ở lại hơn năm năm. Một dự báo khác cho thấy đến năm 2030, 85 triệu việc làm có thể không được đáp ứng trên toàn cầu do không có đủ nhân sự có kỹ năng. Điều này dẫn đến 8,5 nghìn tỷ đô la doanh thu hàng năm bị thất thoát.

Qua Statista, thị trường phần mềm Quản lý năng suất, bao gồm các ứng dụng văn phòng và cộng tác, được dự báo sẽ đạt gần 62 tỷ USD vào năm 2020, với doanh thu được dự đoán sẽ tăng với tốc độ CAGR là 6,8%, đạt 85 tỷ USD vào năm 2025.

Các dự án tự động hóa sử dụng công nghệ có thể giúp tăng cường sự gắn kết nhân viên. Bằng cách loại bỏ những đầu việc thủ công lặp đi lặp lại, BPA tạo cơ hội cho nhân viên được lựa chọn những công việc thú vị hơn đối với họ hoặc dành thời gian phát triển kỹ năng giúp tăng năng suất. BPA không chỉ thúc đẩy năng suất mà còn gia tăng sự hài lòng của nhân viên.

Trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence) và Máy Học (Machine Learning)

Theo McKinsey, 60% doanh nghiệp cho rằng họ có khả năng triển khai AI và máy học. Điều này khiến hai lĩnh vực này có mức tăng trưởng mạnh nhất.

Những tiến bộ trong AI và máy học (ML) là những yếu tố chính thúc đẩy BPA. Các hình thức tự động hóa nhanh chóng do ML và AI điều khiển bao gồm:

Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
Tự động hóa quy trình bằng robot
Trợ lý ảo (giao diện trò chuyện)

Theo khảo sát AI toàn cầu năm 2019 của McKinsey, mức độ áp dụng AI của doanh nghiệp tăng 25%. Khi đại dịch COVID-19 năm 2020 bùng phát, nhiều doanh nghiệp đã tăng tốc triển khai AI. Ba tháng sau khi dịch bùng phát, McKinsey đã tiến hành một cuộc khảo sát riêng biệt với 800 giám đốc điều hành trên toàn thế giới.

Khảo sát này cho thấy 88% giám đốc điều hành ngành tài chính và bảo hiểm; và 76% giám đốc điều hành trong lĩnh vực CNTT đã tăng tốc việc triển khai tự động hóa và AI. Những ngành công nghiệp này đã dẫn đầu trong quá trình chuyển đổi sang tự động hóa và số hóa trước đại dịch. Điều này giúp các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này có lợi thế để đẩy nhanh hơn việc triển khai ML và AI.

Dưới đây 9 lợi ích hàng đầu mà AI mang lại cho doanh nghiệp:

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ:
Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nội bộ:
Đưa ra quyết định tốt hơn:
Tự động hóa các tác vụ, cho phép nhân viên trở nên sáng tạo hơn:
Các quy trình bên ngoài được tối ưu hóa:
Tạo sản phẩm mới:
Theo đuổi thị trường mới:
Nắm bắt và áp dụng kiến thức khó đạt được:
Áp dụng tự động hóa để giảm số lượng nhân viên:

Dữ liệu lớn (Big data)

Thống kê bởi New Vantage Partners cho thấy 64,8% doanh nghiệp tham gia khảo sát có kế hoạch đầu tư hơn 50 triệu đô la vào Big data và các sáng kiến AI vào năm 2020. Con số này trong năm 2018 chỉ là 39,7%.

Chìa khóa để triển khai BPA thành công là khả năng nắm bắt tất cả dữ liệu kinh doanh. Sự phức tạp của một số quy trình đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng phân tích những tệp dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp (Big data) để khám phá insights. Những tiến bộ trong việc xử lý dữ liệu lớn đang mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội để thúc đẩy việc ra quyết định tự động, đồng thời cũng là động cơ cơ bản cho phép AI thúc đẩy các sáng kiến BPA tiên tiến.

Tự động hóa quy trình robot (RPA)

RPA là quá trình tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại bằng rô bốt – “bot”. Mỗi bot, sau khi được lập trình máy học và công cụ quy tắc (rules engine), sẽ thực hiện một nhiệm vụ đã từng được thực hiện trước đó bởi con người. Ngoài dịch vụ khách hàng, RPA cũng có khả năng tự động hóa các quy trình Báo cáo tài chính.

Theo Gartner, RPA có thể tiết kiệm cho các đội ngũ tài chính 25.000 giờ làm việc. Đồng thời tiết kiệm 878.000 USD chi phí. Tuy nhiên, một nghiên cứu cho thấy chỉ 29% giám đốc kế toán (CAO) được khảo sát đang sử dụng RPA để lập Báo cáo tài chính. Một số những dự đoán khác của Gartner cho biết:

90% các tổ chức lớn sẽ áp dụng RPA bằng những hình thức khác nhau vào năm 2022.
Các doanh nghiệp sẽ tăng gấp ba công suất của danh mục đầu tư RPA hiện có của họ.
Giá phần mềm RPA sẽ giảm 5% đến 10% vào năm 2021 và 2022.

Những dự đoán trên cho thấy bây giờ là thời điểm tuyệt vời để khám phá các công nghệ mới. Và các CFO có thể cần hợp tác với các bộ phận khác để tiến hành kiểm thử phần mềm.

Tự động hóa trong Quản lý nguồn nhân lực

Thống kê của Littler cho thấy, 25% doanh nghiệp đang sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ hoặc đơn xin việc

Thị trường toàn cầu về phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM) đang trên đà phát triển. Nhân sự HR sẽ dựa trên nền tảng đám mây hiện đại, sử dụng phân tích để mô hình hóa mọi khía cạnh từ lương thưởng, lợi ích đến hiệu suất của nhân viên và phân bổ lao động. Theo Gallagher, các khoản đầu tư vào công nghệ nhân sự sẽ tăng vọt từ năm 2020 đến năm 2022. Một khảo sát khác cho thấy, 69% giám đốc điều hành nhân sự quyết định sẽ mở rộng hoặc thay thế hệ thống nhân sự của mình vào năm 2022.

Tuy nhiên, một khảo sát khác với các chuyên gia nhân sự và giám đốc điều hành C-suite của Littler cho thấy, mặc dù AI được đưa vào sử dụng để sàng lọc các đơn ứng tuyển, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được đầy đủ giá trị thực của các công nghệ này. 69% doanh nghiệp nói rằng không sử dụng các hệ thống này trong quá trình tuyển dụng của họ. Đây thực sự là một thiếu sót lớn. Trong Khảo sát công nghệ của PwC, các doanh nghiệp đều quan tâm đến thu hút, giữ chân nhân tài. Đồng thời phát triển nhân viên để đạt được tiềm năng của họ. Đồng thời tự động hóa các nhiệm vụ nhằm cải thiện trải nghiệm làm việc. Và AI có thể giúp thực hiện tất cả những điều này.

Tự động hóa Marketing

Theo Mordor Intelligence, với tốc độ CAGR dự kiến là 19%, thị trường phần mềm tự động hóa Marketing được dự báo sẽ đạt 16,87 tỷ đô la vào năm 2025.

Các marketer đều hướng tới việc kiếm khách hàng mới và thu hút doanh thu từ khách hàng hiện tại. Song hành cùng với việc thiết lập và duy trì nhận thức về thương hiệu.

Tự động hóa và những tiến bộ trong công nghệ marketing đa kênh đã cho phép các hình thức tương tác trở nên cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Có thể sử dụng phần mềm tự động hóa marketing để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại. Việc này giúp các marketer tùy chỉnh và tự động hóa toàn bộ chiến dịch. Đồng thời cung cấp dữ liệu và phân tích kết quả.

Dịch vụ khách hàng tự động

Các trợ lý ảo – chatbots, đã trở thành một tính năng phổ biến trong nền tảng dịch vụ khách hàng.

Trợ lý ảo cho phép các doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân viên dịch vụ khách hàng. Đồng thời vẫn cung cấp hỗ trợ nhanh chóng cho các yêu cầu thông thường. Tuy nhiên, công ty nghiên cứu Gartner cho biết vẫn có thể xảy ra những vấn đề và khuyên các doanh nghiệp nên sàng lọc các nhà cung cấp chatbot một cách cẩn thận. Hãy hỏi về kế hoạch và ngân sách để bảo trì và cải tiến bots liên tục.

Từ những thống kê trên, có thể thấy BPA thực sự cần thiết cho những doanh nghiệp hiện đại. Tận dụng tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và hoạt động hiệu quả hơn. Oracle Netsuite với các giải pháp hỗ trợ quy trình làm việc ngày càng phức tạp, hiện đại sẽ cho phép doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự.

LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới, để được tư vấn thêm về Tự động hóa Quy trình Kinh doanh trong doanh nghiệp với Oracle Netsuite ngay hôm nay!

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Trong bối cảnh nền kinh tế đang ngày càng phát triển, doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thích ứng và ứng dụng những công nghệ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Và với nhu cầu tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi, các doanh nghiệp thường xem xét hai giải pháp phần mềm chính là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). ERP giúp các công ty điều hành và quản trị doanh nghiệp thành công bằng cách kết nối hệ thống tài chính và hoạt động của họ với cơ sở dữ liệu trung tâm, trong khi CRM giúp quản lý cách khách hàng tương tác với doanh nghiệp.

Hai giải pháp này đều đóng vai trò là kho dữ liệu quan trọng và cùng kết nối, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau, có thể cùng được xây dựng trên một nền tảng, tuy nhiên, hai phần mềm này thường được mua riêng biệt và chỉ tích hợp khi doanh nghiệp cảm thấy cần thiết.

Bài viết này sẽ giúp xác định các đặc điểm chính của cả CRM và ERP, phân tích những điểm khác nhau giữa hai giải pháp này, và giải đáp câu hỏi liệu một doanh nghiệp cần ERP, CRM hay cả hai.

Thời gian đọc: 05 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

1. CRM

CRM là gì?

Có thể nói, CRM là phần mềm quản lý tất cả các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp. Ban đầu, các tính năng CRM lần đầu tiên được phát triển cho bộ phận bán hàng. Sau đó, các hệ thống khác được phát triển nhằm quản lý các tương tác dịch vụ khách hàng và marketing, đặc biệt là call center (hoặc contact center) – trung tâm cuộc gọi, khi mà điện thoại trở thành một kênh phục vụ cho dịch vụ khách hàng.

Trong quá trình phát triển, các nhà cung cấp phần mềm bắt đầu kết hợp tất cả các lĩnh vực này thành một giải pháp thống nhất, được gọi là Quản lý Quan hệ Khách hàng.

Lợi ích của CRM

Lợi ích chính của CRM là cung cấp cho doanh nghiệp một kho lưu trữ trung tâm của tất cả dữ liệu khách hàng. Đồng thời theo dõi tất cả các tương tác của họ. Bằng cách sử dụng và phân tích những thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc nên theo đuổi khách hàng như nào để tăng doanh thu, đội ngũ kinh doanh đang hoạt động như thế nào hay làm thế nào để phục vụ khách hàng hiệu quả và phù hợp, v.v.

2. ERP

ERP là gì?

Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) phát triển từ việc lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP). Đây là cách để hiểu và quản lý tất cả các nguồn lực cần thiết để vận hành doanh nghiệp.

ERP đóng vai trò là một cơ sở dữ liệu dùng chung cho tất cả các bộ phận của tổ chức, bao gồm:

Tài chính,
Sổ cái chung (GL),
Các khoản phải trả,
Các khoản phải thu,
Bảng lương,
Báo cáo tài chính,
Quản lý hàng tồn kho,
Quản lý đơn hàng,
Quản lý chuỗi cung ứng,
Quản lý thu mua,
Sản xuất,
Phân phối,
Dữ liệu liên quan đến các tổ chức dịch vụ.

Một số hệ thống ERP như Oracle NetSuite ERP còn cung cấp Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), CRM và thương mại điện tử.

Tìm hiểu thêm Những thống kê quan trọng về ERP

Lợi ích của ERP

Lợi ích của hệ thống ERP đến từ việc tập trung một cơ sở dữ liệu duy nhất. Bao gồm tất cả dữ liệu tài chính và hoạt động vận hành. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc báo cáo – cả báo cáo hàng tháng cũng như báo cáo adhoc do lãnh đạo yêu cầu.

Một nguồn dữ liệu tài chính và hoạt động thống nhất giúp nhân viên có thể đào sâu hơn vào các báo cáo. Việc này giúp nhân viên tự khám phá những insight về tài chính mà không cần nhóm IT hoặc tài chính thực hiện phân tích và báo cáo. Nhân viên có thể đưa ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu có sẵn. Những dữ liệu này sẽ tác động đến mọi hoạt động, từ khả năng sinh lời đến các cơ hội tăng trưởng mới, tăng hiệu quả trong toàn tổ chức.

Một lợi ích khác của việc chuyển sang sử dụng ERP là đóng sổ (financial close) nhanh hơn. Nhóm tài chính thường hạch toán tất cả doanh thu, chi phí và lập bảng kết quả, khóa sổ vào cuối mỗi tháng hoặc quý. Việc khóa sổ bằng các hệ thống kế toán cũ thường đòi hỏi nhiều công việc thủ công. Bao gồm nhập dữ liệu và liên hệ với các bộ phận khác nhau để biết thông tin tài chính.

Hệ thống ERP có khả năng tập trung tự động hóa tất cả những đầu việc đó. Chính vì vậy, doanh nghiệp chỉ mất vài ngày đến một tuần để có thể khóa sổ.

ERP cũng có khả năng đưa ra những biện pháp kiểm soát tài chính hiệu quả cho từng doanh nghiệp. Với chỉ một hệ thống duy nhất và khả năng truy cập dựa trên vai trò người dùng (role-based permissions), nghĩa là chỉ những người có chức năng công việc phù hợp mới có thể truy cập được những dữ liệu nhạy cảm của công ty, đã giúp cải thiện các dấu vết kiểm toán và giảm rủi ro tài chính.

3. So sánh CRM và ERP

Điểm khác biệt

Sự khác biệt cơ bản giữa ERP và CRM là:

ERP chủ yếu dành cho dữ liệu tài chính và bộ phận tài chính,
trong khi CRM là dữ liệu khách hàng được sử dụng bởi bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Một số hệ thống ERP còn bao gồm một số thành phần của CRM. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm CRM không bao gồm các thành phần của ERP.

Ví dụ: Salesforce không phải là một hệ thống ERP vì không xử lý được dữ liệu giao dịch. Salesforce có thể truy cập lịch sử đặt hàng hoặc hóa đơn. Nhưng dữ liệu đó phải được đưa vào thông qua tích hợp với hệ thống ERP.

Điểm tương đồng

ERP và CRM đều là những ứng dụng kinh doanh lưu trữ và phân tích dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS). Cả hai đều được phân phối thông qua mô hình on-premise truyền thống hoặc thông qua phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nơi nhà cung cấp quản lý phần mềm trong trung tâm dữ liệu của chính họ và khách hàng truy cập thông qua nền tảng đám mây.

Oracle NetSuite và Salesforce là 2 công ty tiên phong trong SaaS ERP và CRM. Khi mà các hệ thống CRM nhanh chóng chuyển sang nền tảng đám mây và các doanh nghiệp mới đầu tỏ ra khá hoài nghi với việc đưa các dữ liệu tài chính lên hệ thống đám mây.

Doanh nghiệp cần CRM, ERP hay cả hai?

Hầu hết doanh nghiệp sẽ cần đến cả ERP và CRM – hoặc một nền tảng tích hợp duy nhất. Với những doanh nghiệp đang sử dụng các công cụ kế toán cấp thấp như các bảng tính hoặc QuickBooks để quản lý tài chính, sau khi triển khai ERP, họ sẽ nhận ra những hệ thống cũ đó đã kìm hãm nặng nề sự phát triển của doanh nghiệp.

Điều tương tự cũng xảy ra với những doanh nghiệp đang quản lý khách hàng qua email, bảng tính hoặc hệ thống quản lý liên hệ của nhân viên kinh doanh. Việc một doanh nghiệp lần đầu đầu tư vào CRM hay ERP sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Một doanh nghiệp với một nhóm nhỏ khách hàng có giá trị cao nhưng có hệ thống tài chính phức tạp có thể sẽ muốn đầu tư vào hệ thống ERP trước tiên.
Trong khi một công ty có tài chính tương đối dễ hiểu và cơ sở khách hàng lớn yêu cầu tiếp xúc thường xuyên có thể lựa chọn triển khai CRM trước.

Dù thế nào, cả hai hệ thống cũng đều rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

Tích hợp hệ thống ERP và CRM

Hệ thống ERP và CRM đều cần được chia sẻ dữ liệu. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc tích hợp kỹ thuật cho cả hai hệ thống này. Doanh nghiệp có hai bộ dữ liệu cần được duy trì riêng biệt.

Ví dụ: nhân viên kinh doanh có thể muốn truy cập lịch sử đặt hàng, trạng thái tín dụng hoặc các khoản chưa thanh toán của khách hàng khi thực hiện chiến dịch up-sell hoặc cross-sell. Một hệ thống CRM cơ bản được xây dựng trên nền tảng ERP có thể hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra cấu trúc giá và quản lý KPI một cách đơn giản, hợp nhất.

Một quy trình phổ biến đòi hỏi tích hợp CRM và ERP là cấu hình, định giá, báo giá (CPQ). Các công cụ CPQ yêu cầu thông tin trong cả hệ thống CRM và ERP. CPQ rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Các nhà cung cấp CRM và ERP lớn thường có tích hợp sẵn cho những chức năng này để phù hợp với mô hình doanh nghiệp của khách hàng. Tuy nhiên, tích hợp này có thể gây tốn kém và khó duy trì khi CRM hoặc ERP nâng cấp.

Oracle Netsuite đã xây dựng Hệ thống ERP và CRM trên cùng một nền tảng. Điều này đã đem đến vô số lợi ích cho doanh nghiệp.

Tích hợp ERP và CRM sẽ ít tốn kém hơn so với việc mua riêng lẻ cả hai hệ thống.
Mô hình dữ liệu hợp nhất có nghĩa là tất cả thông tin được cập nhật theo thời gian thực. Không cần phải đợi tải lên hàng loạt hoặc kết nối qua phần mềm trung gian.
Các hệ thống được xây dựng cho ERP có khả năng xử lý các quy trình giao dịch tốt hơn. Điều đó có nghĩa là lập trình đơn giản hơn. Doanh nghiệp sẽ có sẵn các tùy chỉnh và các công cụ của bên thứ ba.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn chi tiết về triển khai hệ thống ERP và CRM từ NetSuite, hãy LIÊN HỆ với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite tại Việt Nam tại form bên dưới NGAY HÔM NAY.

Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch triển khai ERP rõ ràng, có chiến lược. Bằng phương pháp triển khai phù hợp với đầy đủ các quy trình cần thiết được thực hiện, doanh nghiệp có thể dễ dàng thành công và phát triển cùng ERP.

Thời gian đọc: 03 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Mỗi quá trình triển khai ERP đều có những điểm khác nhau và không theo một khuôn mẫu chuẩn nào. Tuy nhiên quá trình triển khai sẽ luôn có những điểm tương đồng cốt lõi đối với mỗi trường hợp. Ở cấp độ cao, chiến lược triển khai ERP bao gồm các giai đoạn giống nhau như, mua gói giải pháp ERP, cài đặt giấy phép hoặc phần mềm, chuyển dữ liệu tài chính và giao dịch, lập sơ đồ các quy trình kinh doanh và quyền truy cập hệ thống cho từng bộ phận, nhóm người dùng hoặc vai trò kinh doanh.

Các giai đoạn của phương pháp triển khai ERP

Phương pháp triển khai ERP đơn giản hay phức tạp sẽ dựa trên một số yếu tố của doanh nghiệp. Ví dụ như quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của dự án và việc doanh nghiệp đang triển khai giải pháp on-premise hay cloud.

Các giải pháp on-premise sẽ bao gồm thêm một số bước. Trong đó gồm: cài đặt cơ sở hạ tầng phần cứng và bổ sung nhân viên bảo trì. Bởi vì các hoạt động hỗ trợ, ví dụ như lưu trữ cấu hình, đều được quản lý nội bộ. Do đó, các giai đoạn bổ sung này có thể thay đổi và thường kéo dài thời gian thực hiện.

Triển khai Cloud ERP có thể lược bỏ một số bước so với quá trình triển khai hệ thống on-premise. Nhà cung cấp giải pháp sẽ quản lý yếu tố cơ sở hạ tầng. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào việc chuyển dữ liệu, thay đổi quy trình, đào tạo nhân viên. Các bước bổ sung về lưu trữ, máy chủ và bảo trì thường do nhà cung cấp ERP quản lý.

Đọc thêm 06 giai đoạn của kế hoạch triển khai ERP trong doanh nghiệp

Nhóm dự án ERP

Nhóm dự án chịu trách nhiệm về tình trạng chung của dự án triển khai. Họ phải giám sát quy trình mỗi ngày và kiểm tra, hướng dẫn người dung thường xuyên. Nhóm dự án có thế có những điểm khác biệt nhất định tùy thuộc vào quy mô của công ty. Một yếu tố khác ảnh hưởng đến nhóm dự án là lựa chọn giải pháp ERP của doanh nghiệp: Cloud ERP hay on-premise.

Thành viên nhóm dự án ERP gồm quản lý dự án từ nhà cung cấp ERP và của doanh nghiệp. Thêm vào đó là các nhà phân tích, nhà phát triển, người dùng chính và kỹ sư. Mỗi thành viên hoàn thành các vai trò, chiến thuật độc lập, tập trung vào việc tiến hành các tác vụ cấu hình, cài đặt, kiểm tra và di chuyển.

Với những quy trình triển khai nhỏ hơn hoặc được triển khai dựa trên nền tảng đám mây, các nhóm dự án sẽ bao gồm một người quản lý dự án, những người dùng chính. Có thể có tư vấn từ nhà cung cấp ERP giúp cài đặt, di chuyển dữ liệu và thử nghiệm.

Với những doanh nghiệp lớn, việc triển khai ERP có thể phức tạp hơn và cần có ban chỉ đạo. Bao gồm giám đốc điều hành, quản lý doanh nghiệp v.v. Họ sẽ thiết lập các hạng mục quan trọng như chiến lược. mục tiêu phù hợp với khoản đầu tư ERP.

Ngân sách triển khai ERP

Thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP phụ thuộc vào việc thiết lập ngân sách thực tế. Lý do chính mà các công ty vượt quá ngân sách thường do mở rộng phạm vi dự án ERP. Ngân sách triển khai ERP có thể được chia thành ba loại: chi phí kỹ thuật, chi phí nhân công và chi phí di chuyển dữ liệu.

Chi phí kỹ thuật gồm phần mềm, giấy phép, phần cứng và chi phí triển khai kỹ thuật đã biết. Thêm vào đó là các yếu tố như nâng cấp phần cứng và phần mềm cơ sở hạ tầng, cấu hình cơ sở dữ liệu, bảo trì và hỗ trợ, tùy chỉnh và lưu trữ.

Chi phí nhân lực gồm chi phí liên quan đến con người nội bộ trong doanh nghiệp và bên ngoài. Bao gồm chi phí giáo dục và đào tạo, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn. Đôi lúc, chi phí có thể thay đổi nếu doanh nghiệp thuê thêm nhân viên bên ngoài.

Chi phí di chuyển dữ liệu ERP sẽ bao gồm các lĩnh vực như khai thác dữ liệu legacy system data, Thêm vào đó là chi phí ngừng hoạt động và chuyển dữ liệu sang giải pháp ERP mới.

Chi phí triển khai ERP

Không có con số cụ thể về chi phí triển khai ERP. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể ước tính căn cứ vào một số yếu tố quan trọng. Ví dụ như: quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, số buổi đào tạo người dung, v.v Yếu tố cuối cùng là giải pháp ERP được lựa chọn: Cloud ERP hay ERP on-premise.

Theo nguyên tắc chung, các phương pháp hay nhất đề xuất lập kế hoạch cho ít nhất một phần trăm ngân sách hoạt động của doanh nghiệp. Con số này tăng và giảm theo quy mô của doanh nghiệp.

Các giải pháp on-premise sẽ đòi hỏi chi phí lớn hơn, bao gồm chi phí trả trước lớn và liên tục. Chi phí này nhằm mua và quản lý phí giấy phép vĩnh viễn. Ngoài ra, các giải pháp on-premise cần thêm các chi phí liên quan đến duy trì cơ sở hạ tầng. Ví dụ như bảo trì IT, phần cứng, bổ sung nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết, v.v.

Chi phí triển khai ban đầu của hệ thống Cloud ERP sẽ thấp hơn nhiều so với hệ thống on-premise. Với Cloud ERP, doanh nghiệp cần tập trung vào yêu cầu phần mềm và khả năng kết nối với hệ thống cấu trúc trong doanh nghiệp. Nhà cung cấp ERP sẽ phụ trách lưu trữ và duy trì cơ sở hạ tầng cloud. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí thời gian và nguồn lực.

Tìm hiểu thêm về Chi phí triển khai NetSuite ERP

Kế hoạch quản lý thay đổi hệ thống ERP

Một trong những trở ngại lớn nhất trong quá trình triển khai ERP là chuyển đổi nhân viên sang các quy trình kinh doanh mới của doanh nghiệp. Việc chuyển nhân viên sang các hệ thống, quy tắc và thủ tục mới đòi hỏi sự rõ ràng và đào tạo, và các công ty cần có một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc cho điều đó.

Kế hoạch triển khai ERP: Phương pháp & Quy trình

Kế hoạch quản lý thay đổi phải có một lộ trình chi tiết xác định các mục tiêu cụ thể của các quá trình mới với một số yếu tố sau:

Phân tích – Phân tích mức độ sẵn sàng của nền tảng mới để xác định các cơ hội và rủi ro.
Đánh giá vai trò – Xem xét lực lượng lao động hiện tại của doanh nghiệp, xác định khoảng trống nhân sự.
Kế hoạch truyền thông – Xây dựng một kế hoạch truyền thông chi tiết xác định các mục tiêu, cột mốc quan trọng, các công việc và quá trình chuyển đổi.
Hỗ trợ lực lượng lao động – Giúp nhân viên phát triển mạnh mẽ với hệ thống mới bằng cách thực hiện các vai trò mới và kế hoạch đào tạo.
Thực hiện đào tạo – Thực hiện đào tạo tích hợp cho các hệ thống mới.

Thiết kế và phát triển

Trong giai đoạn thiết kế và phát triển kế hoạch triển khai ERP, khách hàng và nhà cung cấp cần trao đổi liên tục. Điều này nhằm xác định các thủ tục và thỏa thuận về cách quy trình ERP mới sẽ hoạt động. Sau khi các quy trình được xác định, khung cơ sở dữ liệu sẽ được hình thành. Các nhu cầu và thủ tục mới sẽ được theo dõi dựa trên khung cơ sở dữ liệu.

Ví dụ, doanh nghiệp chuyển từ giải pháp on-premise sang giải pháp Cloud ERP, hoặc giải pháp mới cần kết nối với các nền tảng khác. Ví dụ: POS, giải pháp quản lý hàng tồn kho v.v. Nhóm dự án sẽ cần thiết kế, phát triển các tùy chỉnh đó. Hoặc họ có thể APIs trước khi di chuyển bất kỳ dữ liệu nào sang hệ thống mới. Sau đó, nhóm dự án sẽ xác định dữ liệu cần chuyển từ giải pháp cũ sáng giải pháp mới.

Di chuyển dữ liệu

Di chuyển dữ liệu là bước quan trọng trong một kế hoạch triển khai ERP thành công. Tuy nhiên, quá trình di chuyển dữ liệu từ hai hệ thống khác nhau khá cồng kềnh. Sẽ luôn tồn tại những vấn đề bất ngờ trong quá trình di chuyển dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp nên chọn lọc kỹ càng các dữ liệu, lựa chọn những dữ liệu cần thiết nhất. Mục tiêu là di chuyển dữ liệu “sạch”, quét, di chuyển đến vị trí tương ứng trong hệ thống mới. Doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình này hiệu quả hơn bằng cách phối hợp với một nhà phân tích dự án trước đó, nhằm thực hiện phân tích sơ đồ và dữ liệu.

Đào tạo

Doanh nghiệp cần đảm bảo người dùng cuối và nhân viên hiểu cách sử dụng, tận dụng hệ thống mới. Việc đào tạo cần được chuẩn bị một cách toàn diện và luôn sẵn sàng để nhân viên có thể học hỏi. Đặc biệt, đào tạo online sẽ cần thiết để nhân viên tận dung cơ hội đào tạo theo quỹ thời gian riêng của mình. Chương trình đào tạo cần tập trung trực tiếp đến vai trò của người dùng. Với một số giải pháp ERP phức tạp, doanh nghiệp có thể đưa ra những phương án đào tạo ngoài giai đoạn triển khai, nhằm thúc đẩy khả năng và quyền sở hữu lâu dài của người dùng.

Thử nghiệm

Sau khi cài đặt hệ thống mới, quản trị viên cần bắt đầu giai đoạn thử nghiệm với nhà cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo hệ thống và dữ liệu có thể chạy đúng như mong đợi. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp khắc phục bất kỳ sự cố nào hoặc thiết lập các biện pháp khắc phục cho những phần chưa đạt tiêu chuẩn.

Các thành viên nhóm dự án và người dùng cần kiểm tra việc di chuyển dữ liệu kỹ càng. Thêm vào đó, giải pháp ERP có thể cần những tinh chỉnh nhất định để phù hợp với doanh nghiệp. Để hệ thống có thể hoạt động tối ưu, nhóm dự án cần sát sao và để ý những ngày di chuyển dữ liệu cuối cùng.

Chính thức hoạt động và triển khai

Đây là thời điểm vô cùng quan trọng: Hệ thống đã được phát triển, hầu hết dữ liệu đã được chuyển, các hoạt động đào tạo và giới thiệu hệ thống mới đã diễn ra và quá trình thử nghiệm đã hoàn tất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn còn một số bước cần tiến hành, ví dụ như dữ liệu dựa trên giao dịch (Transaction-based data), đơn đặt hàng, hàng tồn kho, POs, AR/AP, và số dư sẽ thường xuyên thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển đổi dữ liệu đó ở bước cuối cùng để đảm bảo độ chính xác. Sau khi đã tinh chỉnh mọi thứ, doanh nghiệp có thể thiết lập dữ liệu hoạt động và hệ thống đã sẵn sàng để sử dụng.

Nghiệm thu và đánh giá

Để đánh giá hiệu quả của giải pháp, doanh nghiệp nên xem xét nhiều yếu tố. Ví dụ như: cách khách hàng phản ứng, thói quen áp dụng của nhân viên v.v. Từ đó xác định lợi tức đầu tư thực tế bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

Về năng suất của lực lượng lao động. Các nhân viên có đang sử dụng và áp dụng công nghệ hết khả năng của nó không?
Tự động hóa ERP mang lại hiệu quả đáng chú ý hoặc cải thiện sự hài lòng khách hàng không?
Tỷ lệ giữ chân khách hàng cao hơn hay thấp sau khi triển khai?
Số liệu bán hàng có cải thiện theo thời gian không? Mối quan hệ khách hàng có được cải thiện không?
Mức tồn kho có giảm không? Quy trình làm việc tốt hơn thông qua việc lập kế hoạch và kiểm soát không?
Thông lượng sản xuất như thế nào?

Việc đo lường các chỉ số vô hình có thể khó đánh giá. Tuy nhiên, với các quy trình tự động của ERP, doanh nghiệp sẽ thấy hiệu quả quy trình làm việc được cải thiện rõ ràng. Với Cloud ERP, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra. Kết quả của quy trình này là tăng doanh thu theo thời gian và tiết kiệm chi phí.

Doanh nghiệp có xác định các mốc thời gian để đánh giá chỉ số ERP và hiệu suất tổ chức. Thời điểm phù hợp có thể là sau vài tháng hoặc 1 năm. Lý do cho mốc thời gian này là vì nhân viên có thể đang điều chỉnh theo giải pháp mới.

Hỗ trợ

Hỗ trợ sau triển khai là phần cuối cùng của một dự án triển khai ERP. Nhân viên hỗ trợ có nhiệm vụ sẵn sàng hỗ trợ những sự cố bất ngờ và trả lời những câu hỏi từ người dùng, và tùy thuộc vào quy mô cũng như độ phức tạp của dự án triển khai, nhà cung cấp có thể cung cấp các mức hỗ trợ khác nhau để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, việc triển khai một giải pháp ERP là một dự án quan trọng đòi hỏi sự cam kết và lập kế hoạch cẩn thận của toàn bộ doanh nghiệp. Dự án triển khai ERP cần được lên kế hoạch và thực hiện phù hợp để tối ưu hóa nguồn lực tham gia và tăng doanh thu.

LIÊN HỆ NGAY với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam – ở form bên dưới để được tư vấn chi tiết về giải pháp NetSuite ERP dành cho Doanh nghiệp.