Tổng quan về ERP mới nhất 2024

Hệ thống ERP là gì?

ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…

Một hệ thống ERP đầy đủ thông thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:

• Kế toán tài chính (Finance)
• Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
• Quản lý dự án (Project Management)
• Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
• Quản lý dịch vụ (Service Management)
• Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
• Báo cáo thuế (Tax Reports)
• Báo cáo quản trị (Management Reporting)

15 Lợi ích của ERP cho doanh nghiệp năm 2024

• Bảo mật dữ liệu

Hệ thống ERP có thể tăng cường bảo mật dữ liệu bằng cách hạn chế những người có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu. Đảm bảo nhân viên chỉ nhìn thấy thông tin họ cần và giảm thiểu cơ hội gian lận hoặc các hoạt động bất chính khác.

• Dữ liệu được chuẩn hóa/tập trung

Dữ liệu được phân phối và tập trung trên một nền tảng ERP Cloud với cùng một định dạng, thay vì việc sử dụng quá nhiều Trang tính (Excel, Google Sheet) với định dạng không nhất quán, khó theo dõi.

• Sự tuân thủ

Việc lưu trữ hồ sơ chính xác, cập nhật, dễ tìm kiếm giúp giảm bớt các công việc hành chính. Việc duy trì tuân thủ có thể gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực/ ngành nghề được quản lý chặt chẽ, nhưng hệ thống ERP sẽ giúp điều đó trở nên khả thi hơn.

• Tăng năng suất

Có vô số cách mà hệ thống ERP có thể giúp tăng năng suất: tự động hóa những công việc đơn giản, có tính lặp lại, giải phóng thời gian cho nhân viên xử lý những công việc khác. Thông tin được tập trung cũng giúp giảm thời gian tìm kiếm và quy trình thủ công.

• Hiển thị thông tin rõ ràng

Khả năng hiển thị là một trong những lợi ích cơ bản, tiện ích khác của ERP. Ví dụ: nếu nhóm mua hàng có thể thấy trạng thái của các đơn đặt hàng đang vận chuyển và đã đến kho hay chưa, từ đó tính toán thời gian các đơn đặt hàng sắp gửi để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

• Khả năng mở rộng

Cái hay của các hệ thống ERP Cloud hàng đầu là doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng doanh nghiệp cần ngay bây giờ trong khi vẫn để ngỏ khả năng bổ sung thêm các mô-đun khác trong tương lai. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch tăng trưởng nhanh chóng, hệ thống ERP trên nền tảng đám mây sẽ mang lại khả năng mở rộng cao nhất. 

• Tính cơ động

Sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng thay vì máy tính để hoàn thành nhiều nhiệm vụ cơ bản và gấp đã trở thành xu hướng của bộ phận nhân viên ngày nay. Do đó hệ thống ERP ngày nay được phát triển rất thân thiện với thiết bị di động.

• Tiết kiệm chi phí

Đối với các chủ doanh nghiệp và lãnh đạo, lý do thuyết phục nhất để đầu tư hệ thống ERP là nó giúp giảm chi phí tổng thể, thường ở mức đáng kể. Việc tự động hóa mà đã thảo luận có thể giảm hoặc thậm chí loại bỏ nhiều chi phí hành chính và vận hành.

Ngoài ra, những cải tiến trong việc lập kế hoạch mà hệ thống ERP hỗ trợ sẽ ngăn chặn các đơn đặt hàng gấp, sản xuất quá mức hoặc đặt hàng quá mức, gây ra tăng tổng chi phí. Đó là lý do một hệ thống ERP sau khi được đầu tư có thể thu lại giá trị ROI nhanh chóng cho doanh nghiệp.

• Quy trình làm việc có tổ chức

Giống như ERP chuẩn hóa dữ liệu, nó cũng chuẩn hóa quy trình làm việc. Ví dụ: ngay cả hai nhân viên trong cùng một bộ phận AP cũng có thể không thực hiện các bước giống nhau để thanh toán. Một hệ thống ERP sẽ xóa bỏ những khác biệt đó, đảm bảo mọi người đều tuân theo các phương pháp phù hợp nhất và giống nhau.

• Báo cáo thời gian thực

Lãnh đạo không chỉ có thể theo dõi hiệu suất của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp mà còn có thể so sánh các phòng ban để hiểu yếu tố nào đang thúc đẩy doanh nghiệp phát triển và điều gì đang cản trở doanh nghiệp bằng các dữ liệu thời gian thực cập nhập liên tục

• Hiệu quả hoạt động

Giải pháp ERP tăng hiệu quả trong toàn tổ chức của bạn vì nó chạm đến mọi hoạt động kinh doanh. Các quy trình trở nên ít tốn thời gian hơn, mang lại lợi ích không chỉ cho công ty mà còn cho cả khách hàng.

• Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Các doanh nghiệp trên thị trường đều đang cạnh tranh với các doanh nghiệp khác để sở hữu cùng một lượng khách hàng. Đó là lý do tại sao trải nghiệm của khách hàng lại rất quan trọng. ERP giúp các công ty nâng cao dịch vụ của mình vì hệ thống giúp tập hợp tất cả thông tin khách hàng, từ chi tiết liên hệ, lịch sử đặt hàng đến các trường hợp cần hỗ trợ, tất cả trong một hệ thống. Từ đó tạo điều kiện xử lý nhanh hơn và trải nghiệm cá nhân hóa hơn khi khách hàng cần hỗ trợ.

• Sự hợp tác

Rất nhiều lợi ích được đề cập ở trên giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác. Khả năng hiển thị rõ ràng về cách các nhóm làm việc cùng nhau, họ có thể phát hiện ra những công việc trùng lặp và đưa ra định hướng tốt hơn để xử lý các quy trình hàng ngày.

• Tính linh hoạt

Nền tảng ERP được thiết kế để hoạt động cho các công ty thuộc mọi hình dạng và quy mô, đó là lý do tại sao các nhà cung cấp hàng đầu đã xây dựng tính linh hoạt sâu sắc trong hệ thống của họ. Tính linh hoạt này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phát triển theo thời gian. Quy trình công việc và KPI hiệu quả nhất có thể thay đổi theo thời gian và nhờ có tính linh hoạt, hệ thống ERP vẫn có thể hoạt động cho doanh nghiệp mà không cần biện pháp thay thế.

• Dự báo chính xác

Doanh nghiệp chỉ có thể chuẩn bị cho những gì sắp xảy ra nếu doanh nghiệp biết được những dự báo. Các dự báo sẽ chính xác hơn nhiều khi có hệ thống ERP vì chúng dựa trên thông tin chính xác và toàn diện hơn , tất cả dữ liệu được tập trung trong một nền tảng.

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống phần mềm ERP?

• Doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động: Công ty đang phát triển và có kế hoạch mở rộng quy mô.
• Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều phần mềm cùng một lúc và các phần mềm không kết nối với nhau.
• Doanh nghiệp phát sinh các vấn đề trong công tác quản lý: Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý để giám sát, cải thiện các quy trình quản trị vận hành được tốt hơn.
• Doanh nghiệp kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng đã trở nên lỗi thời và không có sự nâng cấp hoặc không còn phục vụ đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cập nhật xu hướng quản lý mới: Các tổ chức được nhà lãnh đạo có tư duy tương lai đã vạch ra một lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm một giải pháp điều hành mới.
• Doanh nghiệp cần nâng cao năng suất làm việc: Việc xử lý số liệu một cách thủ công, khiến doanh nghiệp tiêu tốn quá nhiều thời gian và khi quá nhiều dữ liệu, sẽ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong quá trình tổng hợp và xử lý.

Những xu hướng mới làm thay đổi thị trường ERP năm 2024

Năm 2023 được đặc trưng bởi sự chuyển đổi công nghệ quan trọng, không chỉ tác động đến cách chúng ta kinh doanh mà còn cả cách người tiêu dùng tương tác với thế giới xung quanh họ. Trong khi sự bùng nổ của AI tiếp tục gây chú ý trên toàn cầu, lĩnh vực phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũng chứng kiến ​​​​sự tăng trưởng lớn khi các công ty ngày càng tận dụng công nghệ để điều hành hoạt động kinh doanh của mình.

Khi ERP tiếp tục phát triển và hỗ trợ cho các chức năng mới, đây là những xu hướng về ERP được dự đoán sẽ tiếp tục ảnh hưởng trong năm 2024.

Triển khai Cloud ERP

Số lượng các tổ chức di chuyển toàn bộ hệ thống ERP của họ sang nền tảng đám mây đang gia tăng. Hầu hết các công ty nghiên cứu đều đồng ý rằng thị trường ERP Cloud có giá trị từ 50-60 tỷ USD và tăng trưởng với tốc độ hàng năm từ 12% đến 15%.

Khả năng tích hợp

Người dùng cuối có thể áp dụng và sử dụng các tính năng mới mà không cần sự can thiệp của CNTT. Vào năm 2024, khả năng tích hợp của ERP Cloud trở thành tiêu chuẩn khi người dùng thành thạo tận dụng các công cụ tích hợp và phát triển mã thấp/không mã mở rộng và tích hợp ERP với các hệ thống và ứng dụng phụ trợ. Điều này cho phép tổ chức nhanh chóng áp dụng các tính năng mới, hợp lý hóa các quy trình và cho phép luồng dữ liệu giữa các hệ thống riêng biệt.

Trí tuệ nhân tạo (AI)

AI và ML mở rộng khả năng phân tích dữ liệu của các giải pháp ERP bằng cách chuyển đổi khối lượng dữ liệu kinh doanh thành những hiểu biết sâu sắc có thể sử dụng. Vào năm 2024 trở đi, các công cụ phân tích, trực quan hóa dữ liệu và phân tích được hỗ trợ bởi AI sẽ thay thế dashboard tĩnh bằng cách đưa ra lời khuyên thông minh và khả năng “điều gì xảy ra nếu” một cách nhanh chóng. 

Tự động hóa quá trình

Vào năm 2024, sự kết hợp giữa AI/ML với khả năng tự động hóa quy trình sẽ dẫn đến siêu tự động hóa, tức là tự động hóa bất kỳ nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa. Đây là một quá trình cần nhiều thời gian nhưng lợi ích kinh doanh là rất lớn. Một số đơn vị nghiên cứu dự đoán rằng: các tổ chức có thể cắt giảm chi phí từ 25% đến 30% trong vài năm tới bằng cách sử dụng AI/ML để tự động hóa các quy trình mà trước đây được coi là quá phức tạp và cần có sự can thiệp của con người.

Tăng cường tính cá nhân hóa

Hầu hết các bộ ERP Cloud hiện nay đều có giao diện hiện đại, dễ sử dụng và điều hướng thông minh. Năm 2024 sẽ chứng kiến ​​việc triển khai và áp dụng rộng rãi hơn các giao diện ngôn ngữ tự nhiên kỹ thuật số và cá nhân hóa. Cá nhân hóa ở đây có nghĩa là hệ thống thích ứng với cách hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân, tìm hiểu các mẫu và sở thích, thậm chí có thể chỉ cho người dùng các lối tắt để giúp họ xử lý hiệu quả và năng suất hơn.

ERP tập trung vào ngành dọc

Nhu cầu về ERP tập trung vào ngành dọc ngày càng tăng. Nhiều hệ thống ERP đám mây được phân phối dưới dạng các gói tùy chỉnh được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu của các tổ chức thuộc các lĩnh vực/ ngành nghề khác nhau. Sản xuất công nghệ cao, thực phẩm và đồ uống, dược phẩm, công nghiệp dịch vụ,.. đều có các quy trình tiêu chuẩn vốn có cho hoạt động kinh doanh. Bắt đầu từ năm 2024, nhiều tổ chức sẽ chọn ERP Cloud tập trung vào ngành dọc thay vì các giải pháp được bán dưới dạng “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”. 

AI sáng tạo

Generative AI gần đây đang nhận được rất nhiều sự chú ý nhưng vào năm 2024, trong bối cảnh ERP, nó vẫn chủ yếu được cường điệu hóa hơn là thực tế. Generative AI giống như một trợ lý có thể đưa ra những nội dung độc đáo, sáng tạo. Ví dụ: bạn có thể hỏi: “Tôi nên cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng bằng cách nào?” và nó sẽ viết một vài đoạn văn về chủ đề này. Tiềm năng là rất lớn, nhưng công nghệ này vẫn còn ở giai đoạn sơ khai và chịu ảnh hưởng của các tập dữ liệu và thông tin mà nó học được. Vì vậy, kết quả có thể bị sai lệch, không khách quan và mang lại kết quả kém.

Một số lưu ý khi triển khai hệ thống ERP

ERP là một ý tưởng quản lý tiên tiến hơn, liên quan đến nhiều lĩnh vực, đòi hỏi đầu tư lớn, chu kỳ triển khai dài, khó khăn và có rủi ro nhất định, đòi hỏi phải có phương pháp khoa học để đảm bảo sự thành công của dự án. Nhìn chung, trong quá trình thực hiện cần chú ý một số vấn đề sau:

• Sự tham gia của những người ra quyết định hàng đầu và tất cả nhân viên

Việc triển khai ERP liên quan đến việc điều chỉnh phương thức quản lý nội bộ của doanh nghiệp, thay đổi quy trình nghiệp vụ và thay đổi một lượng lớn nhân sự, nếu không có sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khó đưa vào thực tế. Nhưng đồng thời, ERP là tích hợp thông tin cấp doanh nghiệp và không thể thành công nếu không có sự tham gia của tất cả nhân viên.

• Cập nhật kiến ​​thức

ERP là sự kết hợp giữa công nghệ thông tin và công nghệ quản lý tiên tiến, dù là người ra quyết định, nhà quản lý hay nhân viên bình thường đều phải nắm vững công nghệ máy tính và công nghệ truyền thông, vận dụng chúng vào công tác quản lý doanh nghiệp hiện đại.

• Dữ liệu chuẩn hóa

Hệ thống ERP hiện thực hóa việc chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp trên toàn cầu.Là một hệ thống thông tin quản lý, đối tượng mà nó xử lý là dữ liệu. Chuẩn hóa dữ liệu là tiền đề để thực hiện tích hợp thông tin, trên cơ sở đó mới có thể nói đến tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin. Do đó, việc triển khai ERP phải nỗ lực rất nhiều để chuẩn bị dữ liệu cơ bản. 

Ví dụ: Thông tin dữ liệu sản phẩm, thông tin khách hàng, thông tin nhà cung cấp, v.v.

• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tái cấu trúc tổ chức

ERP được định hướng theo quy trình công việc, nhận ra sự dư thừa tối thiểu và chia sẻ thông tin tối đa. Theo truyền thống, các nhiệm vụ yêu cầu hoàn thành nhiều bước hoặc nhiều phòng ban chỉ có thể được hoàn thành một lần sau khi triển khai hệ thống ERP. Vì vậy, để doanh nghiệp phát huy được vai trò của hệ thống ERP, cần phải cấu trúc lại quy trình, tổ chức doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu triển khai của ERP.

Tạm kết

ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất kỳ một hệ thống nào khác, ERP cũng tồn tại những điều không hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phải có những giải pháp để khắc phục kịp thời, sao cho quá trình vận hành được suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên đây đã mang lại những thông tin hữu ích về hệ thống ERP cho bạn và doanh nghiệp của bạn!

Case study 1

• Khách hàng: Kaspa Pharmaceutical Thailand Co.Ltd.
• Khu vực: Thái Lan
• Ngành nghề: Dược phẩm
• Số lượng Users: 105

Giới thiệu: KASPA là nhà nhập khẩu và phân phối Dược phẩm như thuốc, vật tư y tế, hóa chất và thiết bị y tế. 

Thách thức/Nhu cầu: KASPA đang sử dụng hệ thống kế toán địa phương thiếu những tính năng cần thiết. Họ muốn tìm một phần mềm có thể cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn các hoạt động bán hàng, nắm bắt quy trình bán hàng và tạo thuận lợi cho quá trình bán hàng. Họ cũng yêu cầu một hệ thống WMS để kiểm soát và theo dõi tồn kho.

Giải pháp: KASPA lựa chọn Oracle NetSuite được với tất cả các mô-đun giúp giải quyết được yêu cầu của khách hàng. Dashboard báo cáo được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và mô-đun WMS cũng được ưu tiên triển khai. 

Kết quả: Hoạt động kinh doanh được cải thiện, quá trình vận hành được thực hiện liền mạch, xuyên suốt trong tất cả các hệ thống, báo cáo kịp thời theo thời gian thực.

Các mô-đun triển khai: 

• Sổ cái chung
• Các khoản phải trả
• Các khoản phải thu
• Hàng tồn kho
• Mua hàng
• Quản lý đơn hàng
• Tài sản cố định
• Tài chính nâng cao
• WMS

Case study 2

• Khách hàng: USV Private Limited India
• Khu vực: Ấn Độ
• Ngành nghề: Dược phẩm

Giới thiệu: USV Private Limited là một công ty dược phẩm và công nghệ sinh học đa quốc gia của Ấn Độ có trụ sở tại Mumbai, Ấn Độ. Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dược phẩm và mỹ phẩm. Công ty tập trung vào phát triển các hoạt chất dược phẩm phân tử nhỏ cùng với các dịch vụ nghiên cứu để phát triển thuốc.

Thách thức:

• Gia nhập nền tảng thương mại điện tử.
• Bán hàng thông qua Đối tác CFA
• Tích hợp với Cổng thanh toán PayU.
• Tích hợp trực tiếp với SAP/S4 Hana.
• Tích hợp trực tiếp với Blue Dart đối tác hậu cần.

Giải pháp:

NetSuite ERP, NetSuite SuiteCommerce Advanced

Kết quả:

• Front-end webstore: https://www.mywellnesskart.com/
• Tích hợp đơn hàng phụ trợ theo thời gian thực.
• Tích hợp vận chuyển theo thời gian thực với LSP Blue Dart.
• Hoàn tất đơn hàng cho đến quy trình xử lý tiền mặt.
• Báo cáo thời gian thực.
• Tăng doanh số bán hàng qua kênh thương mại điện tử
• Tăng năng suất

Có thể thấy, Oracle NetSuite là “cánh tay phải đắc lực” cho ngành dược phẩm, giúp doanh nghiệp giải quyết được hầu hết các vấn đề đang gặp phải trong quá trình quản trị, từ đó có thể đưa ra được những quyết định hợp lý và nhanh chóng hơn.  

Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin về một hệ thống ERP mạnh mẽ và phù hợp cho ngành Dược, hãy liên hệ ngay cho Gimasys để được tư vấn.

Trải nghiệm hệ thống Oracle NetSuite hoàn toàn miễn phí.

Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tư vấn chuyển đổi số, cùng việc triển khai thành công 550+ dự án cho khách hàng trong và ngoài nước, chúng tôi – Gimasys tự tin giúp khách hàng đạt được mục tiêu của mình trong việc sử dụng ERP để tăng trưởng.

Case study 1

• Khách hàng: Leapfrog Distribution Pte. Ltd.
• Khu vực: Singapore
• Ngành nghề: Phân phối bán buôn (WD)
• Số lượng Users: 40

Giới thiệu: Leapfrog chuyên phân phối các sản phẩm CNTT và thiết bị chơi game. Leapfrog cũng sản xuất các sản phẩm CNTT với nhiều chủng loại như tai nghe, bàn phím, máy tính xách tay, túi và loa.

Thách thức/Nhu cầu: Leapfrog đang sử dụng phần mềm kế toán Auto Count không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh và sự tăng trưởng, mở rộng của công ty. Khách hàng phải theo dõi hàng tồn kho từ nhiều nền tảng khác nhau và phải ghi nhận chi phí giá thành theo từng đơn hàng. Việc quản lý cần một nền tảng mạnh mẽ hơn, hợp nhất để giám sát các hoạt động chặt chẽ, đồng thời đem lại khả năng hiển thị tài chính tốt hơn.

Kết quả: Leapfrog lựa chọn triển khai các mô-đun tiêu chuẩn của NetSuite với một vài sự tùy chỉnh để phù hợp hơn với yêu cầu của doanh nghiệp. Tính năng “Trung tâm quản lý đối tác” cũng được triển khai đi kèm để khách hàng có thể xem được số liệu Hàng tồn kho. Với tất cả thông tin ở một nơi, khả năng hiển thị được cải thiện rất nhiều và cũng cho phép báo cáo kịp thời.

Mô-đun triển khai:

• Tài chính
• Hàng tồn kho
• Mua hàng
• Quản lý đơn hàng
• Tài sản cố định

Case study 2

• Khách hàng: Feel Good Foods
• Khu vực: Úc
• Ngành nghề: Phân phối bán buôn (WD)

Giới thiệu

Feel Good Foods là một công ty phân phối cung cấp hơn 250 dòng sản phẩm hữu cơ, tự nhiên, nguyên liệu thô và thuần chay cho lĩnh vực khách sạn và các cửa hàng tạp hóa. Là một doanh nghiệp gia đình có mục tiêu phát triển bền vững, Feel Good Foods yêu cầu một giải pháp phần mềm kinh doanh có thể mang lại khả năng hiển thị hiệu suất theo thời gian thực, tích hợp giữa các bộ phận và quan trọng nhất là vận hành trên nền tảng đám mây cho toàn bộ đội ngũ lao động.

Thách thức/Nhu cầu

• Khả năng hiển thị hàng tồn kho hạn chế.
• Thiếu sự rõ ràng trong việc báo cáo kinh doanh và quản lý hoa hồng.
• Thủ tục bằng giấy tờ quá rườm rà.
• Tốc độ hệ thống chậm.
• Không có tính cơ động.

“Sự thật là một nền tảng hệ thống dựa trên đám mây giúp thống nhất tất cả dữ liệu lên một nền tảng duy nhất để xử lý và vận hành đã giúp tôi tin tưởng rằng quá trình chuyển đổi của chúng tôi sẽ diễn ra suôn sẻ và thoát khỏi stress.”

Kết quả:

Hệ thống ERP từ Oracle NetSuite đã giúp Feel Good Foods đạt được những sự thay đổi vượt bậc:

• Tăng năng suất.
• Doanh số bán hàng tăng.
• Tăng khả năng hiển thị dữ liệu của doanh nghiệp.
• Dữ liệu theo thời gian thực cho các đội bán hàng ngay tại thời điểm.
• Người vận chuyển hàng hóa cũng có thể nắm được các thông tin cần thiết ở mọi nơi, mọi lúc.
• Các quyết định được đưa ra dựa trên các xu hướng và dữ liệu dự báo được tổng hợp trên NetSuite.

Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin về một hệ thống ERP mạnh mẽ và phù hợp cho ngành Phân phối, hãy liên hệ ngay cho Gimasys để được tư vấn.

Trải nghiệm hệ thống Oracle NetSuite hoàn toàn miễn phí.

Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tư vấn chuyển đổi số, cùng việc triển khai thành công 550+ dự án cho khách hàng trong và ngoài nước, chúng tôi – Gimasys tự tin giúp khách hàng đạt được mục tiêu của mình trong việc sử dụng ERP để tăng trưởng.

Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt đồng sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại vật tư, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất, chất lượng. 

Quản lý hàng tồn kho cũng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức và có xu hướng trở thành công việc cần sự tham gia và góp sức của rất nhiều người mỗi năm.

Các thách thức trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ không đơn giản. Từ quá trình thực hiện cho đến kết quả của nó đều tác động đến mọi khía cạnh trong công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi một danh sách dài các thách thức phải đi kèm với nỗ lực. 

Quản lý không gian của kho

Nơi rõ ràng nhất để bắt đầu là trong nhà kho. Đây là nơi có rất nhiều khoảng trống tồn tại và nó liên tục thay đổi, chuyển động. Quản lý hàng tồn trong kho là một công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều nguồn lực. Bao gồm các bước như nhận hàng, đẩy hàng, đóng gói hàng và giao hàng. Thách thức ở đây là làm sao thực hiện từng nhiệm vụ này một cách hiệu quả nhất có thể.

Trong khi đó, chỉ đơn giản là quản lý khoảng trống của nhà kho đã là một thách thức. Thì với sự kết hợp giữa quản lý hàng tồn kho và dự báo hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho hàng mà còn tối ưu hóa số lượng của từng sản phẩm dựa trên dữ liệu nhu cầu chính xác.

Hàng tồn kho lỗi thời

Hàng tồn kho lỗi thời hay còn gọi là hàng “dư thừa” hoặc “đã chết”, là hàng mà doanh nghiệp tin rằng mình không thể sử dụng hoặc bán được nữa. Theo trang web Manufacturing.net, có tới 20% đến 30% hàng tồn kho của một doanh nghiệp là lỗi thời tại bất kỳ thời điểm nào, và hầu hết tất cả những hàng hóa đó có thể được coi là thua lỗ. Sự thống kê này cho thấy đây là một con số lớn và có thể gây hại cho một doanh nghiệp đang gặp khó khăn.

Các nguyên nhân phổ biến nhất như là dự báo không chính xác, hệ thống quản lý hàng tồn kho bị lỗi, chất lượng hoặc thiết kế sản phẩm kém, mua hàng cẩu thả hoặc thời gian giao hàng không chính xác. 

Một thực tế phũ phàng là nhiều doanh nghiệp đang lãng phí rất nhiều tiền vào hàng tồn kho lỗi thời và phải bỏ một lượng hàng không nhỏ là điều không thể tránh khỏi. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chính xác sẽ tạo ra các dự báo đáng tin cậy để có thể giúp làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và giảm thiểu việc thải loại những lô hàng lỗi thời, lỗi mode.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho phát sinh từ việc giữ sản phẩm trên kệ tại nhà kho, trung tâm phân phối hoặc cửa hàng. Bao gồm các chi phí như chi phí lưu kho, lao động, vận chuyển, xử lý, bảo hiểm, thuế, mặt hàng thay thế nếu hàng bị hỏng, hao hụt và khấu hao. Những chi phí này thường chiếm từ 20% đến 30% tổng giá trị hàng tồn kho và con số đó sẽ tăng lên khi sản phẩm được giữ trong kho lâu hơn.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho cũng là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Với cách bị buộc quá nhiều chi phí, nguồn lực vào các sản phẩm trong kho thì các doanh nghiệp có thể bị bỏ lỡ các chi phí cơ hội khác mà họ chưa biết.

Đầu tư một giải pháp quản lý hàng tồn kho chính xác là cách hiệu quả nhất để giảm chi phí vận chuyển, bởi vì chúng giúp các doanh nghiệp tìm thấy lượng hàng tồn kho tối ưu. Khả năng cung cấp dữ liệu chuẩn xác mà phần mềm mang lại sẽ giúp cho các nhân viên mua hàng, vận hành và chuỗi cung ứng nắm bắt thông tin để họ đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách thiết lập các quy trình tiếp nhận, đặt hàng và hoàn thành nhất quán hơn. Đồng thời cho phép họ theo dõi mọi mặt hàng mà họ phải chịu trách nhiệm.

Ghi giảm giá trị hàng tồn kho

Ghi giảm hàng tồn kho là một quy trình kế toán được kích hoạt khi hàng tồn kho giảm giá trị nhưng không mất giá trị hoàn toàn. Khi giá trị thị trường hợp lý của hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sổ sách của nó, một bút toán được thực hiện. Việc ghi giảm hàng tồn kho dẫn đến việc làm giảm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ trong kỳ báo cáo tài chính. Báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán sẽ được cập nhật theo.

Hàng tồn kho của một công ty là một trong những tài sản có giá trị nhất. Trong bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm và các lĩnh vực sử dụng nhiều hàng tồn kho khác, đầu vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động kinh doanh. Việc thiếu hàng tồn kho khi nào và ở đâu cần thiết có thể gây ra nhiều bất lợi.

Vì những lý do này, quản lý hàng tồn kho là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc bất kỳ quy mô nào. Biết khi nào cần bổ sung hàng tồn kho, số lượng cần mua hoặc sản xuất, mức giá phải trả – cũng như khi nào bán và ở mức giá nào – có thể trở thành những quyết định phức tạp. 

Các doanh nghiệp nhỏ thường sẽ theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công và xác định các điểm và số lượng sắp xếp lại bằng cách sử dụng công cụ bảng tính (Excel). Các doanh nghiệp hoặc tập đoàn lớn hơn sẽ sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chuyên biệt hoặc sử dụng phần mềm tùy biến cao như một ứng dụng dịch vụ (SaaS) .

Giải pháp ERP trong quản lý hàng tồn kho 

ERP và hệ thống quản lý tồn kho có liên quan như thế nào?

Bằng cách cung cấp dữ liệu hàng tồn kho chính xác, ERP giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Trước khi triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực, hầu hết các doanh nghiệp sẽ so sánh khả năng quản lý kho và các tính năng khác giữa các hệ thống ERP.

Mô-đun quản lý kho trong phần mềm ERP là gì?

Đây là chức năng hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho như đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống này đảm bảo đủ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu mà không tạo ra quá nhiều hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Doanh nghiệp mọi quy mô tại mọi ngành nghề đều có thể sử dụng hệ thống này. Một hệ thống ERP quản lý tồn kho cung cấp khả năng quản lý các quy trình hậu cần, tài chính và hàng tồn kho trong một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.

Thực trạng hiện của quản lý hàng tồn kho

Theo Statista, trong một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2021 về những công nghệ quan trọng nhất để đầu tư vào, hơn một phần ba số người được hỏi cho biết hệ thống quản lý kho hàng có ưu tiên cao nhất trong việc tự động hóa kho hàng cho doanh nghiệp của họ. Trên thực tế, có thể thấy rằng ngày càng có nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho. Tính năng này bây giờ là một ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, dịch vụ khách hàng là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Do đó, một chiến lược ERP phù hợp là cần thiết, đặc biệt là hệ thống có chức năng quản lý kho hàng hiệu quả. Những lợi ích hệ thống mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến:

• Tăng độ chính xác
• Hiệu quả về chi phí
• Nhận dạng sản phẩm tốt hơn
• Đưa ra quyết định tốt hơn

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức khi triển khai ERP. Vì vậy, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cẩn thận và tỉ mỉ để triển khai thành công, đặc biệt là khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp.

Oracle NetSuite Cloud ERP – Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại

Mô-đun Quản lý hàng tồn kho của Oracle NetSuite ERP là một phần quan trọng trong hệ thống ERP tổng thể, cung cấp các công cụ và chức năng cần thiết để quản lý hiệu quả hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của module này:

Theo dõi và quản lý tồn kho

Mô-đun này cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, từ việc nhập hàng đến xuất hàng, và giữa các kho hàng khác nhau.

Dự báo nhu cầu và tự động hóa đặt hàng

Có khả năng dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường, giúp tự động hóa quá trình đặt hàng và giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt hàng hóa.

Quản lý nhiều địa điểm

Mô-đun này hỗ trợ quản lý hàng tồn kho tại nhiều địa điểm khác nhau, cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân phối hàng hóa giữa các kho hàng.

Kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho

Cung cấp chức năng kiểm kê và cho phép điều chỉnh hàng tồn kho dễ dàng, giúp đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác.

Tích hợp với chuỗi cung ứng

Tích hợp chặt chẽ với các phần khác của chuỗi cung ứng, từ quản lý đơn hàng đến quản lý nhà cung cấp, giúp tối ưu hóa quy trình từ đầu đến cuối.

Báo cáo và phân tích

Cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình hàng tồn kho và đưa ra quyết định chính xác.

Quản lý Sản phẩm và Danh mục

Cho phép quản lý sản phẩm và danh mục hàng hóa một cách hiệu quả, bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả, và cấu hình.

Quản lý vận chuyển và giao nhận

Tích hợp với các hệ thống vận chuyển và giao nhận, giúp quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.

Oracle NetSuite Cloud ERP, thông qua module quản lý hàng tồn kho của mình, giúp doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt, hiệu quả và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.

Với một giải pháp toàn diện như Oracle NetSuite ERP, doanh nghiệp cần một đối tác triển khai hệ thống phần mềm có nhiều kinh nghiệm, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để triển khai thành công và khai thác hệ thống phần mềm hiệu quả. Đồng hành cùng các doanh nghiệp, Gimasys với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống phần mềm Oracle NetSuite ERP hứa hẹn sẽ là nơi cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp tổng thể được tích hợp đầy đủ các tính năng tiện ích và hiệu quả nhất.

Năm 2020, Đại dịch COVID-19 đã làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế toàn cầu, làm gián đoạn hoạt động của chuỗi cung ứng thương mại quốc tế. Việc này đã đặt ra câu hỏi: Cần làm gì để có “sự bình thường mới”? Năm 2021 cho đến nay, nền kinh tế liên tục biến động và khó lường làm gia tăng rủi ro đến thị trường tài chính. Điều này cho thấy tầm quan trọng của các nhà lãnh đạo trong việc đánh giá các thách thức và cơ hội mới nhằm đảm bảo các chiến lược tài chính phù hợp với bối cảnh kinh tế như hiện nay.

Các quyết định của lĩnh vực tài chính không chỉ phụ thuộc nhiều vào dữ liệu mà còn bị ảnh hưởng bởi các hoạt động trong và ngoài công ty. 

Để có thể hỗ trợ lĩnh vực này trong việc ra quyết định cũng như dự đoán tương lai, Oracle đã cho ra mắt sản phẩm giúp quản lý hiệu suất thông minh (Intelligent Performance Management – IPM) – Giải pháp Oracle Cloud EPM giúp sử dụng toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp một cách tối ưu. 

Giải pháp này ứng dụng khoa học dữ liệu và học máy giúp tận dụng tối đa dữ liệu của doanh nghiệp từ đó phân tích dữ liệu đưa ra những dự đoán giúp các chuyên gia tài chính tập trung vào việc ra quyết định và chiến lược.

Cùng Gimasys tìm hiểu cách giải pháp Oracle Cloud EPM tận dụng dữ liệu để tối ưu hoá các hoạt động trong lĩnh vực tài chính.

Chiến lược tài chính toàn diện cho doanh nghiệp

Để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp, doanh nghiệp cần kết nối toàn bộ dữ liệu về tài chính và hoạt động của mình.  

Việc này giúp doanh nghiệp sắp xếp các mục tiêu, đưa ra kế hoạch về tài chính. Quy trình lập kế hoạch tích hợp đa dữ liệu này giúp các nhà lãnh đạo tài chính trở thành cố vấn chiến lược bằng cách kết hợp với các ngành nghề kinh doanh và hoạt động.

Oracle Cloud EPM cung cấp một nền tảng hợp nhất kết hợp đa giải pháp giúp thống nhất dữ liệu để doanh nghiệp dễ dàng trong việc lập kế hoạch doanh. Bên cạnh đó giải pháp cung cấp cho doanh nghiệp khả năng sử dụng AI, học máy và phân tích dự đoán trong bối cảnh của mọi quyết định tài chính và hoạt động.

Dễ dàng ra quyết định dựa trên dữ liệu

Trong bối cảnh kinh tế biến động và sự cạnh tranh ngày càng tăng cao, doanh nghiệp cần tận dụng dữ liệu một cách tối ưu khi đưa ra các chiến lược quan trọng. 

Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện ra các xu hướng, nắm bắt nhu cầu khách hàng để dự báo nhu cầu và hiệu quả tài chính chính xác hơn.

Ngoài ra, nhiều tổ chức đã đầu tư vào các nền tảng khoa học dữ liệu như AWS, Microsoft Azure ML, Google TensorFlow hoặc Oracle Data Science—nhưng họ thường gặp khó khăn trong việc kết hợp đa dữ liệu trong bối cảnh ra quyết định hàng ngày.

Oracle Cloud EPM được thiết kế để tận dụng tất cả dữ liệu của doanh nghiệp – nội bộ và bên ngoài. Giải pháp cũng cung cấp tính linh hoạt tốt nhất giúp doanh nghiệp có thể xác định các mô hình kinh doanh phù hợp từ các nền tảng khoa học dữ liệu để làm phong phú thêm quá trình ra quyết định của mình.

Tự động hóa các tác vụ với tính năng tự động hóa thông minh

Tự động hóa thông minh là chìa khóa thành công cho lĩnh vực tài chính. Việc tự động hóa giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn. Đó là việc mô phỏng lại và hiện đại hóa mọi quy trình EPM bằng cách sử dụng tự động hóa, cũng như các công nghệ trí tuệ nhân tạo và máy học.

Không những thế việc thu thập và phân tích dữ liệu để đưa ra các chiến lược phù hợp mất nhiều thời gian.

Oracle cung cấp một khả năng quan trọng đó là IPM Insights, giúp tự động hóa phân tích dữ liệu và giảm thời gian sử dụng từ vài ngày xuống còn vài phút. Các thuật toán thông minh giúp phân tích lượng dữ liệu khổng lồ giúp doanh nghiệp phát hiện ra các điểm bất thường, xu hướng. Điều này giúp bộ phận tài chính dễ dàng tập trung vào các hành động kết hợp dữ liệu chuyên sâu với trực giác tài chính.

Việc tận dụng công nghệ tiên tiến giúp tận dụng tối ưu dữ liệu trong mọi quá trình ra quyết định  của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.