netsuite - Trang 3 trên 3

Chuyển đổi hệ thống ERP là kế hoạch quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào, và việc lựa chọn chiến lược phù hợp sẽ làm tăng đáng kể cơ hội thực hiện triển khai ERP thành công.

Hệ thống ERP là một bộ phần mềm tích hợp có khả năng tiếp cận nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, từ kế toán đến sản xuất, kiểm kê, phân phối và bán hàng. Chính vì hệ thống ảnh hưởng đến rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, nên điều quan trọng là phải lập kế hoạch triển khai cẩn trọng, bao gồm các giai đoạn từ phân tích và thiết kế ban đầu đến triển khai và hỗ trợ.

Khi đến giai đoạn triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số chiến lược phù hợp và khả thi, tuy nhiên, mỗi chiến lược đều có những ưu điểm và những rủi ro tiềm ẩn khác nhau.

Thời gian đọc: 05 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Các giai đoạn triển khai ERP

Việc triển khai ERP thường được chia thành sáu giai đoạn chính. Các giai đoạn sẽ trải dài trong nhiều tháng, hoặc nhiều năm tùy từng trường hợp. Đây là quá trình cần được chuẩn bị tốt, trước khi doanh nghiệp thật sự đưa ra quyết định sẽ đầu tư vào sản phẩm ERP nào. Các giai đoạn trong quá trình triển khai sẽ thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp.

Tìm hiểu và lập kế hoạch.
Doanh nghiệp cần tập hợp một nhóm nhân viên dự án. Những nhân viên này sẽ hỗ trợ thu thập thông tin về các vấn đề trong doanh nghiệp có thể được giải quyết nhờ hệ thống ERP. Nhiệm vụ của nhóm bao gồm: Lập danh sách các nhà cung cấp ERP, đưa ra các yêu cầu đề xuất, lựa chọn hệ thống, quản lý triển khai và đảm bảo hệ thống này đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và được chấp nhận bởi đa số nhân viên.
Thiết kế.
Ở bước này, nhóm dự án sẽ xác định cách các quy trình hiện tại có thể thay đổi để thích nghi với hệ thống mới. Sau đó, nhóm sẽ xác định chính xác những tính năng ERP nào là quan trọng. Liệu doanh nghiệp có cần tùy chỉnh phần mềm hoặc thêm mô-đun để đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận? Và dữ liệu nào cần phải chuyển sang hệ thống mới?
Phát triển.
Nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai sẽ làm việc với nhóm dự án giúp định cấu hình phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Đồng thời thực hiện các hoạt động khác để chuẩn bị triển khai, chẳng hạn như chuẩn bị tài liệu đào tạo hay xuất dữ liệu. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần đưa ra những quyết định về cách xử lý phần cứng, kết nối, cũng như bảo trì và bảo mật hệ thống.
Thử nghiệm.
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ càng hệ thống. Bao gồm đánh giá toàn diện về cách các bộ phận khác nhau sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh để khắc phục sự cố được phát hiện trong quá trình thử nghiệm. Cách tốt nhất là để nhân viên phát hiện, báo cáo về các sự cố sau khi doanh nghiệp đưa hệ thống vào hoạt động.
Triển khai.
Sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất chuẩn bị, việc triển khai ERP có thể được tiến hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý ưu tiên đào tạo và cân nhắc lựa chọn những người sẽ nhận trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng hệ thống của các nhân viên trong từng bộ phận, bởi nếu nhân viên không sử dụng hệ thống đầy đủ cho công việc hàng ngày của họ, doanh nghiệp sẽ không nhận được đầy đủ lợi tức đầu tư của mình.
Hỗ trợ
Nhóm dự án cần đảm bảo rằng người dùng có sự hỗ trợ cần thiết sau khi triển khai. Đồng thời tiếp tục nâng cấp hệ thống và khắc phục nhanh chóng nếu xảy ra sự cố. Nếu doanh nghiệp lựa chọn ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần các loại tài nguyên CNTT dành riêng cho các vấn đề về bảo mật, vá lỗi, bảo trì và khắc phục sự cố.

Tìm hiểu thêm 06 giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP trong doanh nghiệp

04 chiến lược giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công

Một số chiến lược đã được chứng minh giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống ERP mới thành công, mỗi chiến lược đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Việc triển khai giải pháp ERP liên quan đến việc tất cả các bên liên quan làm việc với nhau và hướng tới một mục tiêu duy nhất: thành công trong kinh doanh.

Dưới đây là bốn cách triển khai phổ biến nhất.

1. Big bang – Vụ nổ lớn

Cách tiếp cận này còn được gọi là “phương pháp một bước”. Tất cả người dùng chuyển sang hệ thống mới cùng một lúc. Doanh nghiệp cần hoàn thành tất cả cấu hình và thử nghiệm hệ thống mới, cũng như đào tạo nhân viên trước khi hệ thống ERP đi vào hoạt động.

Lợi ích của phương pháp này là doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra những lợi ích của ERP, chẳng hạn như năng suất cao hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống và chi phí vận hành thấp hơn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã triển khai hệ thống và mọi thứ đã vào guồng, rất khó để có thể quyết định về việc lựa chọn lại hệ thống. Bất kỳ lỗi hoặc trục trặc nào xảy ra đều có thể ảnh hưởng đến nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng. Cũng có thể sẽ xảy ra sự sụt giảm năng suất tạm thời khi nhân viên chưa quen với hệ thống mới.

2. Tiến hành theo giai đoạn

Với phương thức tiến hành triển khai theo từng giai đoạn, việc triển khai các tính năng, công cụ và thành phần được thực hiện trong một khoảng thời gian dài. Có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng. Phương pháp này giúp đo lường hiệu quả dễ dàng, ít rủi ro hơn so với chiến lược Big bang. Có thể nói, phương pháp này giúp doanh nghiệp “đánh nhanh thắng nhanh”. Các chức năng của ERP nhanh chóng đem lại lợi ích tức thì. Đồng thời cải thiện quy trình cho các giai đoạn tiếp theo.

Điểm hạn chế của cách triển khai này là doanh nghiệp sẽ mất thời gian hơn để nhận được đầy đủ lợi ích từ hệ thống ERP, và sẽ cần hỗ trợ cũng như trả phí cho 2 hệ thống cũ và mới cùng một lúc.

3. Áp dụng song song

Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng các hệ thống cũ song song với ERP mới trong thời gian cụ thể. Đây thường được coi là cách tiếp cận ít rủi ro nhất. Vì doanh nghiệp có thể hoàn nguyên về hệ thống cũ nếu gặp sự cố với hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp thường sử dụng chiến lược này để triển khai một cách an toàn. Đồng thời vẫn giữ vững sự hoạt động nhịp nhàng trong doanh nghiệp.

Chiến lược này giúp người dùng dần làm quen với hệ thống một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc áp dụng song song có thể là một phương pháp tốn kém, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn để giữ cho 2 hệ thống hoạt động cùng một lúc. Và việc áp dụng song song có thể tạo ra rủi ro riêng: Nhập dữ liệu hai lần, vào 2 hệ thống khác nhau, tăng gấp đôi khả năng xảy ra lỗi.

4. Kết hợp

Chiến lược này áp dụng đồng thời những yếu tố trong các chiến lược kể trên, ví dụ: doanh nghiệp có thể chuyển đổi các mô-đun ERP cốt lõi bằng cách sử dụng chiến lược big-bang, sau đó triển khai các mô-đun khác theo từng giai đoạn cho các vị trí hoặc phòng ban cụ thể.

Làm thế nào để doanh nghiệp chọn được chiến lược triển khai ERP phù hợp?

Không có chiến lược triển khai ERP nào phù hợp với mọi doanh nghiệp và trong mọi tình huống. Bởi việc lựa chọn chiến lược thực hiện sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố bao gồm:

Quy mô doanh nghiệp
Chiến lược Big bang thường hiệu quả nhất đối với các doanh nghiệp vừa. Bởi quá trình chuyển đổi có thể dễ dàng để quản lý vì ít nhân viên và chi nhánh hơn. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn với cơ cấu tổ chức phức tạp, đây sẽ là cách tiếp cận nhiều rủi ro.
Khả năng chấp nhận rủi ro.
Nếu doanh nghiệp gặp phải những vấn đề lớn khi nhân viên bắt đầu sử dụng hệ thống ERP mới, toàn bộ doanh nghiệp có thể bị tác động mạnh. Một doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào các hệ thống hoạt động 24/7 ít có xu hướng chấp nhận rủi ro liên quan đến chiến lược Big bang. Họ có thể chọn chiến lược áp dụng song song, ít nhất là đối với các mô-đun quan trọng.
Tốc độ hoàn vốn đầu tư (ROI) mong muốn
Với chiến lược áp dụng theo từng giai đoạn, doanh nghiệp có thể triển khai các mô-đun ERP để giải quyết các nút thắt kinh doanh cụ thể. Từ đó tạo ra ROI tương đối nhanh chóng. Tất nhiên, chuyển đổi sang ERP một cách nhanh chóng có tiềm năng thu được ROI thậm chí còn lớn hơn khi doanh nghiệp sớm bắt đầu nhận ra những lợi ích tích lũy khi mọi người sử dụng cùng một hệ thống tích hợp.
Giá cả.
Chiến lược Big bang giúp loại bỏ chi phí vận hành của các hệ thống cũ và mới cùng lúc. Vì vậy sẽ phù hợp nếu tổng chi phí của dự án là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp.

Cách để triển khai ERP thành công

Việc chuyển đổi sang ERP thể hiện sự thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng tiềm ẩn những rủi ro. Sau đây là một số điều doanh nghiệp cần chú ý để triển khai ERP thành công:

Có được sự ủng hộ từ các quản lý cấp cao:
Sự hỗ trợ của các lãnh đạo có thể giảm khả năng quá trình triển khai ERP bị chững lại. Sự tham gia của các lãnh đạo C-level có thể khiến quá trình triển khai suôn sẻ hơn.
Quản lý kỳ vọng nhân viên:
Nhân viên cần có những kỳ vọng thực tế về quá trình chuyển đổi. Bởi trong quá trình triển khai sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Điều này đòi hỏi nhóm dự án phải duy trì giao tiếp với toàn doanh nghiệp.
Xem xét tác động của việc tùy chỉnh
Hầu hết các bộ phận sẽ yêu cầu tùy chỉnh khác nhau để hỗ trợ các quy trình kinh doanh. Với ERP on-premises, tùy chỉnh sâu có thể gây khó khăn cho việc nâng cấp lên các phiên bản mới. Điều này cản trở khả năng tận dụng các tính năng mới theo mong muốn của doanh nghiệp. Đối với SaaS ERP, các đối tác triển khai có thể thực hiện những tùy chỉnh với phần mềm đó. Nhưng chắc chắn sẽ làm tăng thêm chi phí. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng nếu quy trình được điều chỉnh. Hoặc có những phương thức khác hiệu quả hơn để hoàn thành quá trình triển khai.
Sử dụng KPI phù hợp.
Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI). ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường tiến độ và kết quả. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất.

Việc triển khai ERP một cách toàn diện cần được lên kế hoạch và chiến lược cụ thể. Các chuyên gia cũng có thể hỗ trợ điều chỉnh ERP sao cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Và với sự hỗ trợ liên tục của NetSuite cũng như đối tác triển khai, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thấy được lợi ích từ việc triển khai.

NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động. Đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.

Đọc thêm NetSuite là Cloud ERP số 1 Thế giới hiện nay

LIÊN HỆ NGAY với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam – ở form bên dưới để được tư vấn chi tiết về giải pháp NetSuite ERP dành cho Doanh nghiệp.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Kế hoạch triển khai ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một quá trình tương đối phức tạp và liên quan rất nhiều đến các bộ phận trong doanh nghiệp. Như bất kỳ một kế hoạch thay đổi để phát triển nào, kế hoạch triển khai ERP cần cẩn trọng. Việc lên được định hướng, phạm vi và cấu trúc dự án rõ ràng sẽ làm giảm khả năng gặp phải những vấn về phát sinh không mong muốn và tối đa hóa khả năng thành công khi triển khai ERP.

Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp. Bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất. ERP giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Một mắt xích bị gãy sẽ kéo theo sự ảnh hưởng lên những bộ phận khác. Chính vì sự cẩn trọng nên quá trình triển khai ERP cũng thường kéo dài trong vài tháng. Hoặc lâu hơn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

Thời gian đọc: 03 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Các giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP

Một kế hoạch triển khai ERP điển hình có thể được chia thành 06 giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ hướng đến các mục tiêu cụ thể. Mỗi doanh nghiệp đều có những điểm riêng biệt và duy nhất. Do đó, các giai đoạn có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc tính doanh nghiệp. Hãy cùng Gimasys tìm hiểu:

Giai đoạn 1: Tìm hiểu & Lập kế hoạch triển khai ERP

Tất cả các dự án ERP đều bắt đầu với giai đoạn tìm hiểu và lập kế hoạch. Bao gồm:

Nghiên cứu và lựa chọn hệ thống
Thiết lập nhóm dự án
Xác định chi tiết các yêu cầu

Nhóm dự án sẽ đảm nhiệm một loạt các vai trò liên quan đến việc thực hiện, bao gồm:

Vạch ra kế hoạch dự án và deadline
Đảm bảo nguồn lực được phân bổ đầy đủ
Đưa ra các quyết định về sản phẩm cũng như
Quản lý dự án hàng ngày

Nhóm dự án ERP thường bao gồm nhà tài trợ, quản lý dự án và đại diện các phòng ban. Thêm vào đó là sự tham gia của quản lý cấp cao. Điều này nhằm đảm bảo dự án có đầy đủ các nguồn lực cần thiết. Đồng thời được cung cấp những hỗ trợ cần thiết để thực hiện thay đổi trên toàn bộ doanh nghiệp. Nhóm dự án có thể thuê tư vấn hoặc đối tác triển khai ERP để được cung cấp những kiến thức chuyên môn về thiết kế và cấu hình hệ thống.

Việc triển khai hệ thống sẽ cần chuyên gia nội bộ, đại diện phòng CNTT và người viết báo cáo. Điều này nhằm phát triển các báo cáo tùy chỉnh phù hợp cho người dùng trong toàn bộ doanh nghiệp.

Một trong những mục tiêu ban đầu của nhóm dự án sẽ là phổ biến những thông tin về vấn đề hiện tại của doanh nghiệp. Bao gồm sự kém hiệu quả của quy trình hiện tại và sự cần thiết của hệ thống ERP. Nếu trước đó doanh nghiệp đã từng phát triển và sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các vấn đề kinh doanh hiện tại và đặt ra các mục tiêu khi triển khai.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hệ thống ERP trong giai đoạn này. Đồng thời phát triển và xây dựng những ý tưởng rõ ràng hơn về yêu cầu của hệ thống ERP. Doanh nghiệp sẽ thường phân vân giữa on-premise ERP (hệ thống tại chỗ) và cloud ERP (nền tảng đám mây).

Với on-premise ERP, doanh nghiệp cần mua và cài đặt trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Ngược lại, cloud ERP thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ đăng ký được truy cập qua internet. Do đó, nó có thể triển khai nhanh hơn và yêu cầu ít kỹ năng CNTT nội bộ hơn.

Giai đoạn 2: Thiết kế

Giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ hoạt động dựa trên những thông tin, yêu cầu chi tiết và sự hiểu biết về luồng công việc hiện tại của doanh nghiệp. Hệ thống được thiết kế sẽ bao gồm:

Thiết kế quy trình luồng công việc mới hiệu quả hơn và
Một quy trình kinh doanh có thể tận dụng tối đa lợi thế của hệ thống.

Điều doanh nghiệp cần chú ý là thu hút sự tham gia của các nhân viên – các người dùng, bởi họ có hiểu biết sâu sắc nhất về các quy trình kinh doanh hiện tại. Sự tham gia của họ trong quá trình thiết kế cũng giúp đảm bảo rằng họ sẽ chào đón hệ thống mới và tận dụng tối đa hệ thống đó.

Phân tích khoảng trống hiệu suất có thể được sử dụng để xác định những điểm phức tạp của quy trình và những dấu hiệu bất thường, nhằm yêu cầu tùy chỉnh phần mềm ERP, thay đổi quy trình làm việc và các quy trình khác để phù hợp hơn với hệ thống ERP. Nhóm dự án có thể trình bày các lỗ hổng cho đối tác thực hiện hoặc nhà cung cấp của mình và yêu cầu họ xác định các giải pháp tiềm năng.

Giai đoạn 3: Phát triển

Giai đoạn phát triển có thể bắt đầu khi tất cả các yêu cầu thiết kế đã được đề xuất rõ ràng. Điều này liên quan đến cấu hình và nếu cần thiết, phần mềm có thể được tùy chỉnh để hỗ trợ các quy trình cần được thiết kế lại. Hệ thống ERP có thể được phát triển tích hợp chung với ứng dụng kinh doanh sẵn có của doanh nghiệp.

Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm dự án nên xây dựng các tài liệu đào tạo hỗ trợ người dùng thích nghi với hệ thống mới. Việc sớm lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cũng rất cần thiết, đây là quá trình khá phức tạp liên quan đến việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống, mỗi hệ thống có thể sử dụng các định dạng khác nhau và có thể chứa các loại thông tin trùng lặp hoặc không nhất quán.

Nhóm dự án nên xác định dữ liệu nào sẽ di chuyển trong giai đoạn này, tránh việc di chuyển đồng bộ tất cả dữ liệu lịch sử bởi có thể sẽ chứa cả những dữ liệu không cần thiết.

Giai đoạn 4: Kiểm thử

Bước kiểm thử và phát triển có thể đồng thời diễn ra, ví dụ như, nhóm dự án có thể kiểm thử một số tính năng và mô-đun cụ thể, sau đó phát triển các bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả đạt được và kiểm tra lại. Thậm chí, doanh nghiệp có thể kiểm thử một mô-đun ERP bất kỳ trong khi một mô-đun khác vẫn đang ở bước phát triển.

Việc kiểm thử ban đầu các chức năng cơ bản của phần mềm nên được theo sau bằng việc kiểm tra nghiêm ngặt toàn bộ khả năng của hệ thống, bao gồm việc giao cho nhân viên kiểm tra hệ thống 24/7. Giai đoạn này cũng nên bao gồm kiểm tra dữ liệu đã di chuyển và đào tạo người dùng cuối.

Hầu hết các nhà cung cấp có thể cung cấp các công cụ trước và sau khi triển khai để bắt đầu đào tạo người dùng. Nhưng ngoài sự hỗ trợ của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên sử dụng tốt các tài liệu đào tạo được tạo ra trong giai đoạn phát triển.

Giai đoạn 5: Triển khai

Sau khi quá trình chuẩn bị kể trên hoàn tất, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai ERP. Lúc này, doanh nghiệp vẫn luôn cần chuẩn bị sẵn sàng phương án đối phó với những vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ như việc khi các phòng ban có sự thay đổi, nhân viên vẫn còn lúng túng trong quá trình tương tác với phần mềm ERP mới.

Nhóm dự án phải luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố. Thêm vào đó, đối tác triển khai của doanh nghiệp nên cam kết sẽ trợ giúp khắc phục sự cố trong một số trường hợp cần thiết. Doanh nghiệp cần hiểu rằng, sẽ mất thời gian để người dùng thích ứng với hệ thống mới. Sau đó mới có thể đạt được mức tăng năng suất như mong đợi.

Một số doanh nghiệp đặt mục tiêu triển khai đồng thời tất cả các mô-đun của hệ thống ERP. Trong khi những doanh nghiệp khác tập trung trước tiên vào các mô-đun hoặc quy trình có mức độ ưu tiên cao. Sau đó sẽ triển khai thêm các mô-đun khác theo từng giai đoạn. Để giảm thiểu rủi ro, một số doanh nghiệp cũng tiếp tục chạy các hệ thống cũ song song với việc triển khai ERP mới trong cùng một khoảng thời gian. Điều này có thể làm tăng chi phí dự án tổng thể và giảm năng suất của người dùng.

Giai đoạn 6: Hỗ trợ và cập nhật

Nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm về hệ thống ERP trong giai đoạn này. Nhưng trọng tâm của nhóm sẽ chuyển sang lắng nghe phản hồi của người dùng. Đồng thời điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp. Hệ thống có thể sẽ cần cấu hình bổ sung khi các tính năng mới được thêm vào. Nhân viên mới cũng cần được đào tạo ngay về hệ thống.

Nếu sử dụng ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt các bản cập nhật phần mềm định kỳ. Thậm chí có thể phải nâng cấp phần cứng theo thời gian. Nếu đang sử dụng hệ thống cloud ERP, nhà cung cấp cho doanh nghiệp có thể tự động cập nhật phần mềm.

Chia sẻ thực tiễn khi lập kế hoạch triển khai ERP

Việc chỉ tạo một kế hoạch triển khai ERP theo giai đoạn có thể sẽ không đảm bảo thành công. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tuân thủ những phương pháp hay nhất, bao gồm:

Đừng coi thường việc lập kế hoạch triển khai ERP.
Doanh nghiệp cần chú ý không nên quá vội vàng trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Giai đoạn này cần tạo ra một nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án thực hiện. Cần đảm bảo rằng dự án luôn có sự hỗ trợ, hoạt động với kế hoạch rõ ràng, được phân bổ ngân sách và nhân sự đầy đủ.
Đừng đánh giá thấp sự hỗ trợ và đào tạo.
Với một số nhóm dự án, ngày triển khai được coi là mục tiêu quan trọng và cuối cùng. Nhưng họ lại quên không quan tâm đến những vấn đề tiếp sau có thể xảy ra. Nhưng đối với người dùng hệ thống, ngày triển khai ERP chỉ là dấu mốc bắt đầu. Những công việc sau đó mới là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của dự án.
Doanh nghiệp cần chú ý lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực đầy đủ để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố. Đào tạo người dùng cuối cũng là một yếu tố quan trọng trong và sau quá trình triển khai. Nhân viên cần thoải mái khi sử dụng hệ thống và làm quen với những quy trình làm việc mới. Đặc biệt nếu như đơn vị tư vấn bên ngoài hết hợp đồng và không còn trợ giúp thêm. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra sự hiệu quả và lợi ích rõ rệt hơn từ hệ thống ERP.
Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận.
Một số doanh nghiệp quyết định di chuyển tất cả dữ liệu lịch sử sang hệ thống mới. Tuy nhiên, một số thông tin trong các hệ thống cũ có thể đã trở nên không cần thiết. Việc chuyển đổi sang hệ thống ERP mới là cơ hội để doanh nghiệp hợp lý hóa mọi dữ liệu. Và việc tạo ra một kế hoạch rõ ràng để làm điều đó là rất cần thiết.
Giao tiếp.
Sự giao tiếp là yếu tố quan trọng trong mọi giai đoạn của quá trình thực hiện triển khai ERP. Nhóm dự án nên thường xuyên thông báo với toàn bộ nhân viên về các thông tin liên quan đến quá trình triển khai ERP như: lý do triển khai hệ thống ERP, mục tiêu, lợi ích cũng như những điều mong đợi trong từng giai đoạn. Giao tiếp hai chiều là điều tối quan trọng. Nhóm dự án nên lắng nghe các vấn đề của người dùng trước và sau khi triển khai ERP.

Tìm hiểu về Cloud ERP Số 1 hiện nay của Oracle tại bài viết Cách để Doanh nghiệp triển khai NetSuite ERP thành công

Đối tác triển khai Oracle NetSuite ERP

NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động, đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.

Gimasys là đối tác triển khai của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam, với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai ERP nói chung và hơn 5 năm triển khai NetSuite nói riêng, chúng tôi quan tâm đến việc đảm bảo khách hàng có được một bộ giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, tận dụng được hết các tính năng của hệ thống NetSuite ERP. Không chỉ triển khai, Gimasys có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu được những tính năng cần thiết nhất.

LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới để được tư vấn chi tiết về kế hoạch triển khai NetSuite ERP trong Doanh nghiệp ngay hôm nay!

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là quá trình liên tục sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, hạn chế hoặc thay thế sự tham gia của con người vào các hoạt động này. BPA bao gồm các công nghệ như trợ lý ảo được tích hợp trong phần mềm. BPA có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhanh nhẹn hơn. Trên thực tế, trong vài năm qua, nhiều dự án BPA đã thành công nhờ sự thúc đẩy của những lãnh đạo mà doanh nghiệp đang trên con đường số hóa, tạo điều kiện thúc đẩy nhân viên của họ theo đuổi sự sáng tạo, tạo ra giá trị cao hơn nữa.

Hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu quy trình BPA với các nhiệm vụ đơn giản. BPA được áp dụng trong dịch vụ khách hàng tuyến đầu hoặc định tuyến T&E (công tác và chi phí). Từ đó đẩy tiến độ lên các quy trình khác, giúp nhân viên có thể làm quen dần.

Các phần mềm cung cấp các công cụ hỗ trợ quy trình làm việc phức tạp và hiện đại, cho phép các doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự. Tương tự như vậy, các khả năng AI và học máy (machine learning), dữ liệu lớn (big data) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) tiên tiến hơn cũng đang hỗ trợ tối đa cho các dự án BPA.

Thời gian đọc: 10 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Thị trường Tự động hóa

Theo McKinsey & Co., 31% doanh nghiệp đã hoàn toàn tự động hóa ít nhất một chức năng trong doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2020 trên các lãnh đạo doanh nghiệp từ nhiều ngành do McKinsey & Co. thực hiện cho thấy 66% đang thử nghiệm các giải pháp để tự động hóa ít nhất một quy trình kinh doanh, tăng 57% so với hai năm trước đó.

Trong số các doanh nghiệp đã hoàn thành thành công các dự án BPA, họ đều gặp một vấn đề chung. Vấn đề này liên quan đến việc giao tiếp giữa các nhân viên trong quá trình đào tạo hệ thống. Điều này hoàn toàn hợp lý, bởi sẽ có những nhân viên lo lắng về quá trình tự động hóa có thể khiến họ trở nên “thừa thãi” hơn trong doanh nghiệp. Sự lo lắng có thể khiến tinh thần của nhân viên bị kéo xuống mức thấp.

Sự tiến bộ của thị trường tự động hóa không thể thiếu sự thúc đẩy của AI và machine learning. Đây là những công nghệ giúp cung cấp, cho phép những sản phẩm, dịch vụ trở nên tự động hóa. Doanh nghiệp thường có xu hướng ưu tiên các quy trình tự động hóa liên quan đến các chức năng lặp đi lặp lại. Chẳng hạn như định tuyến các truy vấn của khách hàng và đơn đặt hàng, tạo báo cáo và tự động hóa các bước thông thường trong xử lý AP (tài khoản phải trả).

Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) và Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA)

Tự động hóa Quy trình Kinh doanh (BPA) và Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. BPM được coi là một phương pháp kinh doanh dựa trên lộ trình đã được thiết lập để quản lý hiệu quả tất cả các quy trình hoạt động.

Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM) cho rằng việc sử dụng thành công BPM yêu cầu doanh nghiệp phải tập trung xung quanh các kết quả và chuẩn hóa các quy trình. BPM có khả năng cải thiện, đồng thời tự động hóa các quy trình. Đây là bước quan trọng giúp tránh những sai sót khi chuyển các quy trình sang tự động.

BPA bổ sung và có sự phụ thuộc lẫn nhau với các hình thức tự động hóa khác cũng đang phát triển. Bao gồm Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và Tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA).

Nhu cầu về Tự động hóa

Chìa khóa để Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM) hiệu quả là phải lập được Kế hoạch Nhu cầu. Đồng thời phải dự đoán chính xác loại hàng hóa và khối lượng mà khách hàng sẽ đặt. Việc đánh giá quá cao nhu cầu sẽ dẫn đến dư thừa hàng tồn kho. Trong khi đánh giá thấp sẽ làm giảm doanh thu và sự hài lòng của khách hàng.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự báo nhu cầu bao gồm thời tiết, tình hình môi trường kinh tế, thuế quan, biến động tiền tệ và nhiều yếu tố khác. Một số yếu tố có thể được đưa vào quản lý và dự báo danh mục sản phẩm. Tuy nhiên, công việc ước tính thủ công rất tốn thời gian, công sức.

Các hệ thống ERP hiện đại bao gồm khả năng tự động hóa SCM sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định theo thời gian thực. Việc này giúp doanh nghiệp lập Kế hoạch Nhu cầu hiệu quả. Những tiến bộ trong AI, học máy (machine learning) và phân tích dự đoán cũng như việc sử dụng các cảm biến cũng mang lại khả năng hiển thị tốt hơn nhiều cho các doanh nghiệp.

Ghi nhận doanh thu

Theo Fortune Business Insights, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la.

Khả năng tự động hóa ghi nhận doanh thu trong Phần mềm Kế toán được thiết kế nhằm giảm tải các đầu việc thủ công liên quan đến việc tập hợp, tính toán khi doanh thu được ghi nhận. Ngoài việc đơn giản hóa quy trình, việc tự động hóa các chu trình ghi nhận doanh thu giúp giảm nguy cơ sai sót và gian lận, đảm bảo tuân thủ và tăng tốc độ ra quyết định bằng cách cung cấp dữ liệu theo thời gian thực.

Tự động hóa sẽ làm cho việc tuân thủ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Dựa trên các thống kê đã thực hiện, thị trường phần mềm kế toán toàn cầu được dự báo sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 8,02% từ năm 2018 đến năm 2026, tăng từ 11 tỷ đô la lên 20,4 tỷ đô la. Đó là lý do mà các doanh nghiệp không tự động hóa sẽ sớm gặp bất lợi.

Quản lý năng suất và thời gian

Một thống kê của Gallup tại Hoa Kỳ cho thấy vào đầu tháng 5 năm 2020, mức độ gắn kết nhân viên đã tăng lên 38% – mức cao nhất từ trước đến nay.

Gallup cho rằng những nhân nhân viên có hiệu suất cao có ba điểm chung:

Tài năng
Mức độ gắn kết cao
Hơn 10 năm gắn bó với người sử dụng lao động của họ.

Theo Deloitte, với thế hệ Millennials, 43% nghĩ họ sẽ rời bỏ công việc trong vòng hai năm. Trong khi chỉ 28% cho rằng bản thân sẽ ở lại hơn năm năm. Một dự báo khác cho thấy đến năm 2030, 85 triệu việc làm có thể không được đáp ứng trên toàn cầu do không có đủ nhân sự có kỹ năng. Điều này dẫn đến 8,5 nghìn tỷ đô la doanh thu hàng năm bị thất thoát.

Qua Statista, thị trường phần mềm Quản lý năng suất, bao gồm các ứng dụng văn phòng và cộng tác, được dự báo sẽ đạt gần 62 tỷ USD vào năm 2020, với doanh thu được dự đoán sẽ tăng với tốc độ CAGR là 6,8%, đạt 85 tỷ USD vào năm 2025.

Các dự án tự động hóa sử dụng công nghệ có thể giúp tăng cường sự gắn kết nhân viên. Bằng cách loại bỏ những đầu việc thủ công lặp đi lặp lại, BPA tạo cơ hội cho nhân viên được lựa chọn những công việc thú vị hơn đối với họ hoặc dành thời gian phát triển kỹ năng giúp tăng năng suất. BPA không chỉ thúc đẩy năng suất mà còn gia tăng sự hài lòng của nhân viên.

Trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence) và Máy Học (Machine Learning)

Theo McKinsey, 60% doanh nghiệp cho rằng họ có khả năng triển khai AI và máy học. Điều này khiến hai lĩnh vực này có mức tăng trưởng mạnh nhất.

Những tiến bộ trong AI và máy học (ML) là những yếu tố chính thúc đẩy BPA. Các hình thức tự động hóa nhanh chóng do ML và AI điều khiển bao gồm:

Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
Tự động hóa quy trình bằng robot
Trợ lý ảo (giao diện trò chuyện)

Theo khảo sát AI toàn cầu năm 2019 của McKinsey, mức độ áp dụng AI của doanh nghiệp tăng 25%. Khi đại dịch COVID-19 năm 2020 bùng phát, nhiều doanh nghiệp đã tăng tốc triển khai AI. Ba tháng sau khi dịch bùng phát, McKinsey đã tiến hành một cuộc khảo sát riêng biệt với 800 giám đốc điều hành trên toàn thế giới.

Khảo sát này cho thấy 88% giám đốc điều hành ngành tài chính và bảo hiểm; và 76% giám đốc điều hành trong lĩnh vực CNTT đã tăng tốc việc triển khai tự động hóa và AI. Những ngành công nghiệp này đã dẫn đầu trong quá trình chuyển đổi sang tự động hóa và số hóa trước đại dịch. Điều này giúp các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này có lợi thế để đẩy nhanh hơn việc triển khai ML và AI.

Dưới đây 9 lợi ích hàng đầu mà AI mang lại cho doanh nghiệp:

Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ:
Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nội bộ:
Đưa ra quyết định tốt hơn:
Tự động hóa các tác vụ, cho phép nhân viên trở nên sáng tạo hơn:
Các quy trình bên ngoài được tối ưu hóa:
Tạo sản phẩm mới:
Theo đuổi thị trường mới:
Nắm bắt và áp dụng kiến thức khó đạt được:
Áp dụng tự động hóa để giảm số lượng nhân viên:

Dữ liệu lớn (Big data)

Thống kê bởi New Vantage Partners cho thấy 64,8% doanh nghiệp tham gia khảo sát có kế hoạch đầu tư hơn 50 triệu đô la vào Big data và các sáng kiến AI vào năm 2020. Con số này trong năm 2018 chỉ là 39,7%.

Chìa khóa để triển khai BPA thành công là khả năng nắm bắt tất cả dữ liệu kinh doanh. Sự phức tạp của một số quy trình đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng phân tích những tệp dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp (Big data) để khám phá insights. Những tiến bộ trong việc xử lý dữ liệu lớn đang mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội để thúc đẩy việc ra quyết định tự động, đồng thời cũng là động cơ cơ bản cho phép AI thúc đẩy các sáng kiến BPA tiên tiến.

Tự động hóa quy trình robot (RPA)

RPA là quá trình tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại bằng rô bốt – “bot”. Mỗi bot, sau khi được lập trình máy học và công cụ quy tắc (rules engine), sẽ thực hiện một nhiệm vụ đã từng được thực hiện trước đó bởi con người. Ngoài dịch vụ khách hàng, RPA cũng có khả năng tự động hóa các quy trình Báo cáo tài chính.

Theo Gartner, RPA có thể tiết kiệm cho các đội ngũ tài chính 25.000 giờ làm việc. Đồng thời tiết kiệm 878.000 USD chi phí. Tuy nhiên, một nghiên cứu cho thấy chỉ 29% giám đốc kế toán (CAO) được khảo sát đang sử dụng RPA để lập Báo cáo tài chính. Một số những dự đoán khác của Gartner cho biết:

90% các tổ chức lớn sẽ áp dụng RPA bằng những hình thức khác nhau vào năm 2022.
Các doanh nghiệp sẽ tăng gấp ba công suất của danh mục đầu tư RPA hiện có của họ.
Giá phần mềm RPA sẽ giảm 5% đến 10% vào năm 2021 và 2022.

Những dự đoán trên cho thấy bây giờ là thời điểm tuyệt vời để khám phá các công nghệ mới. Và các CFO có thể cần hợp tác với các bộ phận khác để tiến hành kiểm thử phần mềm.

Tự động hóa trong Quản lý nguồn nhân lực

Thống kê của Littler cho thấy, 25% doanh nghiệp đang sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ hoặc đơn xin việc

Thị trường toàn cầu về phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM) đang trên đà phát triển. Nhân sự HR sẽ dựa trên nền tảng đám mây hiện đại, sử dụng phân tích để mô hình hóa mọi khía cạnh từ lương thưởng, lợi ích đến hiệu suất của nhân viên và phân bổ lao động. Theo Gallagher, các khoản đầu tư vào công nghệ nhân sự sẽ tăng vọt từ năm 2020 đến năm 2022. Một khảo sát khác cho thấy, 69% giám đốc điều hành nhân sự quyết định sẽ mở rộng hoặc thay thế hệ thống nhân sự của mình vào năm 2022.

Tuy nhiên, một khảo sát khác với các chuyên gia nhân sự và giám đốc điều hành C-suite của Littler cho thấy, mặc dù AI được đưa vào sử dụng để sàng lọc các đơn ứng tuyển, doanh nghiệp vẫn chưa nhận được đầy đủ giá trị thực của các công nghệ này. 69% doanh nghiệp nói rằng không sử dụng các hệ thống này trong quá trình tuyển dụng của họ. Đây thực sự là một thiếu sót lớn. Trong Khảo sát công nghệ của PwC, các doanh nghiệp đều quan tâm đến thu hút, giữ chân nhân tài. Đồng thời phát triển nhân viên để đạt được tiềm năng của họ. Đồng thời tự động hóa các nhiệm vụ nhằm cải thiện trải nghiệm làm việc. Và AI có thể giúp thực hiện tất cả những điều này.

Tự động hóa Marketing

Theo Mordor Intelligence, với tốc độ CAGR dự kiến là 19%, thị trường phần mềm tự động hóa Marketing được dự báo sẽ đạt 16,87 tỷ đô la vào năm 2025.

Các marketer đều hướng tới việc kiếm khách hàng mới và thu hút doanh thu từ khách hàng hiện tại. Song hành cùng với việc thiết lập và duy trì nhận thức về thương hiệu.

Tự động hóa và những tiến bộ trong công nghệ marketing đa kênh đã cho phép các hình thức tương tác trở nên cá nhân hóa hơn bao giờ hết. Có thể sử dụng phần mềm tự động hóa marketing để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại. Việc này giúp các marketer tùy chỉnh và tự động hóa toàn bộ chiến dịch. Đồng thời cung cấp dữ liệu và phân tích kết quả.

Dịch vụ khách hàng tự động

Các trợ lý ảo – chatbots, đã trở thành một tính năng phổ biến trong nền tảng dịch vụ khách hàng.

Trợ lý ảo cho phép các doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân viên dịch vụ khách hàng. Đồng thời vẫn cung cấp hỗ trợ nhanh chóng cho các yêu cầu thông thường. Tuy nhiên, công ty nghiên cứu Gartner cho biết vẫn có thể xảy ra những vấn đề và khuyên các doanh nghiệp nên sàng lọc các nhà cung cấp chatbot một cách cẩn thận. Hãy hỏi về kế hoạch và ngân sách để bảo trì và cải tiến bots liên tục.

Từ những thống kê trên, có thể thấy BPA thực sự cần thiết cho những doanh nghiệp hiện đại. Tận dụng tự động hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và hoạt động hiệu quả hơn. Oracle Netsuite với các giải pháp hỗ trợ quy trình làm việc ngày càng phức tạp, hiện đại sẽ cho phép doanh nghiệp tự động hóa hầu hết mọi loại quy trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, dự báo doanh thu, marketing, ERP, CRM, dịch vụ khách hàng và nhân sự.

LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới, để được tư vấn thêm về Tự động hóa Quy trình Kinh doanh trong doanh nghiệp với Oracle Netsuite ngay hôm nay!

Trong bối cảnh nền kinh tế đang ngày càng phát triển, doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thích ứng và ứng dụng những công nghệ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Và với nhu cầu tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi, các doanh nghiệp thường xem xét hai giải pháp phần mềm chính là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). ERP giúp các công ty điều hành và quản trị doanh nghiệp thành công bằng cách kết nối hệ thống tài chính và hoạt động của họ với cơ sở dữ liệu trung tâm, trong khi CRM giúp quản lý cách khách hàng tương tác với doanh nghiệp.

Hai giải pháp này đều đóng vai trò là kho dữ liệu quan trọng và cùng kết nối, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau, có thể cùng được xây dựng trên một nền tảng, tuy nhiên, hai phần mềm này thường được mua riêng biệt và chỉ tích hợp khi doanh nghiệp cảm thấy cần thiết.

Bài viết này sẽ giúp xác định các đặc điểm chính của cả CRM và ERP, phân tích những điểm khác nhau giữa hai giải pháp này, và giải đáp câu hỏi liệu một doanh nghiệp cần ERP, CRM hay cả hai.

Thời gian đọc: 05 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

1. CRM

CRM là gì?

Có thể nói, CRM là phần mềm quản lý tất cả các tương tác của khách hàng với doanh nghiệp. Ban đầu, các tính năng CRM lần đầu tiên được phát triển cho bộ phận bán hàng. Sau đó, các hệ thống khác được phát triển nhằm quản lý các tương tác dịch vụ khách hàng và marketing, đặc biệt là call center (hoặc contact center) – trung tâm cuộc gọi, khi mà điện thoại trở thành một kênh phục vụ cho dịch vụ khách hàng.

Trong quá trình phát triển, các nhà cung cấp phần mềm bắt đầu kết hợp tất cả các lĩnh vực này thành một giải pháp thống nhất, được gọi là Quản lý Quan hệ Khách hàng.

Lợi ích của CRM

Lợi ích chính của CRM là cung cấp cho doanh nghiệp một kho lưu trữ trung tâm của tất cả dữ liệu khách hàng. Đồng thời theo dõi tất cả các tương tác của họ. Bằng cách sử dụng và phân tích những thông tin này, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc nên theo đuổi khách hàng như nào để tăng doanh thu, đội ngũ kinh doanh đang hoạt động như thế nào hay làm thế nào để phục vụ khách hàng hiệu quả và phù hợp, v.v.

2. ERP

ERP là gì?

Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) phát triển từ việc lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP). Đây là cách để hiểu và quản lý tất cả các nguồn lực cần thiết để vận hành doanh nghiệp.

ERP đóng vai trò là một cơ sở dữ liệu dùng chung cho tất cả các bộ phận của tổ chức, bao gồm:

Tài chính,
Sổ cái chung (GL),
Các khoản phải trả,
Các khoản phải thu,
Bảng lương,
Báo cáo tài chính,
Quản lý hàng tồn kho,
Quản lý đơn hàng,
Quản lý chuỗi cung ứng,
Quản lý thu mua,
Sản xuất,
Phân phối,
Dữ liệu liên quan đến các tổ chức dịch vụ.

Một số hệ thống ERP như Oracle NetSuite ERP còn cung cấp Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), CRM và thương mại điện tử.

Tìm hiểu thêm Những thống kê quan trọng về ERP

Lợi ích của ERP

Lợi ích của hệ thống ERP đến từ việc tập trung một cơ sở dữ liệu duy nhất. Bao gồm tất cả dữ liệu tài chính và hoạt động vận hành. Điều này ảnh hưởng lớn đến việc báo cáo – cả báo cáo hàng tháng cũng như báo cáo adhoc do lãnh đạo yêu cầu.

Một nguồn dữ liệu tài chính và hoạt động thống nhất giúp nhân viên có thể đào sâu hơn vào các báo cáo. Việc này giúp nhân viên tự khám phá những insight về tài chính mà không cần nhóm IT hoặc tài chính thực hiện phân tích và báo cáo. Nhân viên có thể đưa ra quyết định nhanh hơn dựa trên dữ liệu có sẵn. Những dữ liệu này sẽ tác động đến mọi hoạt động, từ khả năng sinh lời đến các cơ hội tăng trưởng mới, tăng hiệu quả trong toàn tổ chức.

Một lợi ích khác của việc chuyển sang sử dụng ERP là đóng sổ (financial close) nhanh hơn. Nhóm tài chính thường hạch toán tất cả doanh thu, chi phí và lập bảng kết quả, khóa sổ vào cuối mỗi tháng hoặc quý. Việc khóa sổ bằng các hệ thống kế toán cũ thường đòi hỏi nhiều công việc thủ công. Bao gồm nhập dữ liệu và liên hệ với các bộ phận khác nhau để biết thông tin tài chính.

Hệ thống ERP có khả năng tập trung tự động hóa tất cả những đầu việc đó. Chính vì vậy, doanh nghiệp chỉ mất vài ngày đến một tuần để có thể khóa sổ.

ERP cũng có khả năng đưa ra những biện pháp kiểm soát tài chính hiệu quả cho từng doanh nghiệp. Với chỉ một hệ thống duy nhất và khả năng truy cập dựa trên vai trò người dùng (role-based permissions), nghĩa là chỉ những người có chức năng công việc phù hợp mới có thể truy cập được những dữ liệu nhạy cảm của công ty, đã giúp cải thiện các dấu vết kiểm toán và giảm rủi ro tài chính.

3. So sánh CRM và ERP

Điểm khác biệt

Sự khác biệt cơ bản giữa ERP và CRM là:

ERP chủ yếu dành cho dữ liệu tài chính và bộ phận tài chính,
trong khi CRM là dữ liệu khách hàng được sử dụng bởi bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Một số hệ thống ERP còn bao gồm một số thành phần của CRM. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm CRM không bao gồm các thành phần của ERP.

Ví dụ: Salesforce không phải là một hệ thống ERP vì không xử lý được dữ liệu giao dịch. Salesforce có thể truy cập lịch sử đặt hàng hoặc hóa đơn. Nhưng dữ liệu đó phải được đưa vào thông qua tích hợp với hệ thống ERP.

Điểm tương đồng

ERP và CRM đều là những ứng dụng kinh doanh lưu trữ và phân tích dữ liệu trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS). Cả hai đều được phân phối thông qua mô hình on-premise truyền thống hoặc thông qua phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nơi nhà cung cấp quản lý phần mềm trong trung tâm dữ liệu của chính họ và khách hàng truy cập thông qua nền tảng đám mây.

Oracle NetSuite và Salesforce là 2 công ty tiên phong trong SaaS ERP và CRM. Khi mà các hệ thống CRM nhanh chóng chuyển sang nền tảng đám mây và các doanh nghiệp mới đầu tỏ ra khá hoài nghi với việc đưa các dữ liệu tài chính lên hệ thống đám mây.

Doanh nghiệp cần CRM, ERP hay cả hai?

Hầu hết doanh nghiệp sẽ cần đến cả ERP và CRM – hoặc một nền tảng tích hợp duy nhất. Với những doanh nghiệp đang sử dụng các công cụ kế toán cấp thấp như các bảng tính hoặc QuickBooks để quản lý tài chính, sau khi triển khai ERP, họ sẽ nhận ra những hệ thống cũ đó đã kìm hãm nặng nề sự phát triển của doanh nghiệp.

Điều tương tự cũng xảy ra với những doanh nghiệp đang quản lý khách hàng qua email, bảng tính hoặc hệ thống quản lý liên hệ của nhân viên kinh doanh. Việc một doanh nghiệp lần đầu đầu tư vào CRM hay ERP sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Một doanh nghiệp với một nhóm nhỏ khách hàng có giá trị cao nhưng có hệ thống tài chính phức tạp có thể sẽ muốn đầu tư vào hệ thống ERP trước tiên.
Trong khi một công ty có tài chính tương đối dễ hiểu và cơ sở khách hàng lớn yêu cầu tiếp xúc thường xuyên có thể lựa chọn triển khai CRM trước.

Dù thế nào, cả hai hệ thống cũng đều rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.

Tích hợp hệ thống ERP và CRM

Hệ thống ERP và CRM đều cần được chia sẻ dữ liệu. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc tích hợp kỹ thuật cho cả hai hệ thống này. Doanh nghiệp có hai bộ dữ liệu cần được duy trì riêng biệt.

Ví dụ: nhân viên kinh doanh có thể muốn truy cập lịch sử đặt hàng, trạng thái tín dụng hoặc các khoản chưa thanh toán của khách hàng khi thực hiện chiến dịch up-sell hoặc cross-sell. Một hệ thống CRM cơ bản được xây dựng trên nền tảng ERP có thể hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp kiểm tra cấu trúc giá và quản lý KPI một cách đơn giản, hợp nhất.

Một quy trình phổ biến đòi hỏi tích hợp CRM và ERP là cấu hình, định giá, báo giá (CPQ). Các công cụ CPQ yêu cầu thông tin trong cả hệ thống CRM và ERP. CPQ rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Các nhà cung cấp CRM và ERP lớn thường có tích hợp sẵn cho những chức năng này để phù hợp với mô hình doanh nghiệp của khách hàng. Tuy nhiên, tích hợp này có thể gây tốn kém và khó duy trì khi CRM hoặc ERP nâng cấp.

Oracle Netsuite đã xây dựng Hệ thống ERP và CRM trên cùng một nền tảng. Điều này đã đem đến vô số lợi ích cho doanh nghiệp.

Tích hợp ERP và CRM sẽ ít tốn kém hơn so với việc mua riêng lẻ cả hai hệ thống.
Mô hình dữ liệu hợp nhất có nghĩa là tất cả thông tin được cập nhật theo thời gian thực. Không cần phải đợi tải lên hàng loạt hoặc kết nối qua phần mềm trung gian.
Các hệ thống được xây dựng cho ERP có khả năng xử lý các quy trình giao dịch tốt hơn. Điều đó có nghĩa là lập trình đơn giản hơn. Doanh nghiệp sẽ có sẵn các tùy chỉnh và các công cụ của bên thứ ba.

Để tìm hiểu thêm và được tư vấn chi tiết về triển khai hệ thống ERP và CRM từ NetSuite, hãy LIÊN HỆ với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite tại Việt Nam tại form bên dưới NGAY HÔM NAY.

Tại nhiều nước trên Thế giới, hầu hết các doanh nghiệp đều đã sớm nhận thức được giá trị và tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) trong quy trình làm việc. Giải pháp ERP được đánh giá là một giải pháp tất yếu để góp phần vào sự phát triển lâu dài của bất kỳ doanh nghiệp nào vì giải pháp này giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và tiết kiệm chi phí.

Trong những năm trở lại đây, doanh nghiệp Việt Nam đã và đang đón nhận giải pháp ERP và coi đó như một giải pháp tất yếu nếu muốn phát triển trong dài hạn. Với quy mô ngày càng được mở rộng, ERP được xem như giải pháp cứu cánh của mọi chủ doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.

Bài viết này sẽ chỉ ra những thống kê quan trọng về ERP và tầm quan trọng của hệ thống này đối với doanh nghiệp.

Thời gian đọc: 05 phút
Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Thống kê về Thị trường ERP

Số liệu thống kê về thị trường ERP cho thấy động thái của các doanh nghiệp hướng tới việc sử dụng hệ thống này ngày càng tăng và có thể được coi là nhu cầu thiết yếu.

Năm 2019, thị trường phần mềm ERP toàn cầu đã tăng trưởng 9%, dẫn đến tổng doanh thu phần mềm trên toàn thế giới đạt giá trị khoảng 39 tỷ đô la.
Thị trường ERP vẫn đang trong giai đoạn mở rộng nhanh chóng, với tổng quy mô thị trường dự kiến sẽ vượt quá 49,5 tỷ đô la vào năm 2024.
Doanh thu của các phần mềm ERP đã tăng trưởng mạnh trên tất cả các lĩnh vực ERP hoạt động trong năm 2019, theo đó có thể kể đến sự tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ của các hệ thống quản trị với phần mềm quản lý tài chính (FMS) tăng trưởng 7% và quản lý nguồn nhân lực (HCM) tăng trưởng 10%.
Quy mô thị trường ERP ở Bắc Mỹ có trị giá hơn 10 tỷ đô la.
Châu Á – Thái Bình Dương là một thị trường ERP mới nổi dự kiến sẽ đạt tốc độ tỷ lệ tăng trưởng gộp hàng năm (CAGR) là 13,2% đến năm 2026.
Tăng trưởng thị trường toàn cầu dự kiến sẽ tăng với tốc độ CAGR trên 8,1% trong vòng 5 năm tới.
Trong một cuộc khảo sát với những người đứng đầu về CNTT, 53% cho biết ngoài CRM, ERP là mối ưu tiên hàng đầu để đầu tư.
Thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến sẽ đạt 78,4 tỷ đô la vào năm 2026.

Thống kê về Triển khai ERP

Để thực hiện triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần có tầm nhìn rõ ràng về các yêu cầu của hệ thống mới nhằm tạo ra sự liên kết trong toàn bộ tổ chức. Việc chọn đúng nhà cung cấp và đội ngũ triển khai và giám sát nội bộ sẽ làm tăng cơ hội thành công của dự án triển khai ERP.

Mặc dù việc triển khai ERP có thể gặp nhiều thách thức, các số liệu thống kê cho thấy đa số công ty đều có khả năng vượt qua những thách thức này, thậm chí vượt quá kỳ vọng về hiệu quả sau triển khai.

Trong một cuộc khảo sát năm 2019 của NetSuite về các nhà phân phối và sản xuất, 67% doanh nghiệp mô tả việc triển khai ERP của họ thành công hoặc rất thành công.
Hai vấn đề hàng đầu được ghi nhận trong quá trình thực hiện triển khai là quá trình kiểm tra không đầy đủ và quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh không đầy đủ.
Sau khi triển khai ERP, 49% doanh nghiệp cho biết họ đã cải thiện được tất cả các quy trình kinh doanh.
Trong một cuộc khảo sát về việc triển khai ERP, các doanh nghiệp có doanh thu từ 100 triệu đến 250 triệu đô la triển khai nhanh nhất với thời gian là 6,6 tháng. Các công ty rất lớn, có doanh thu hơn 25 tỷ đô la, mất thời gian dài nhất là 12,35 tháng.
Về việc triển khai, 10% số người được hỏi cần có những tùy chỉnh nhỏ, 33% cần một số tùy chỉnh và 37% cần tùy chỉnh đáng kể.
Đối với một nhóm các doanh nghiệp đã trải qua quá trình triển khai ERP, gần một nửa trong số đó (49%), đã hoạt động theo thời gian được phân bổ – 13% hoạt động sớm hơn dự kiến, 27% muộn một chút và 11% không thành công thực hiện triển khai theo thời gian được phân bổ.
Việc mở rộng phạm vi dự án ban đầu là lý do chính khiến các công ty vượt quá ngân sách trong quá trình thực hiện triển khai ERP.

Thống kê về ROI của ERP

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống ERP với mục đích tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thống kê về lợi tức đầu tư (ROI) của ERP đã nêu bật những lợi ích của công nghệ này.

Việc triển khai ERP đã dẫn đến cải tiến quy trình kinh doanh cho 95% doanh nghiệp.
Trong một nghiên cứu về các doanh nghiệp triển khai ERP, 85% đã đưa ra mốc thời gian dự kiến cho ROI, trong nhóm đó, 82% đã đạt được ROI theo thời gian dự kiến .
Thời gian đạt được ROI trung bình nghiên cứu trên một nhóm các doanh nghiệp đã triển khai ERP chỉ hơn 2,5 năm.
Ba mục tiêu kinh doanh hàng đầu khi các doanh nghiệp (được nghiên cứu) triển khai ERP là tiết kiệm chi phí (46%), cải thiện chỉ số hiệu suất (46%) và cải thiện hiệu quả trong các giao dịch kinh doanh (40%).
Khi doanh nghiệp được yêu cầu chọn các khía cạnh mà ERP tạo ra ROI, ba câu trả lời hàng đầu là giảm chi phí CNTT (40%), giảm mức tồn kho (38%) và giảm thời gian chu kỳ (35%).
Đối với các doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đô la – chi phí sở hữu một hệ thống ERP là khoảng 3-5% doanh thu hàng năm.
Đối với các doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỷ đô la – chi phí sở hữu một hệ thống ERP là 2-3% doanh thu hàng năm.

Thống kê về việc Sử dụng ERP

ERP thường được áp dụng trong những ngành khác nhau và bởi vậy, mục đích và lý do sử dụng ERP đối với mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Số liệu thống kê về việc sử dụng ERP gần đây sẽ cung cấp một số thông tin chi tiết về xu hướng sử dụng hệ thống ERP hiện tại.

Các doanh nghiệp sản xuất sử dụng phần mềm ERP nhiều nhất.
Trong một cuộc khảo sát với 255 doanh nghiệp đang tìm mua phần mềm ERP, 89% xác định kế toán là chức năng ERP quan trọng nhất. Các phản hồi khác bao gồm kho hàng và phân phối (67%), CRM, bán hàng (33%) và công nghệ (21%).
Các nhà sản xuất chiếm tỷ lệ lớn nhất với 47% trong số các doanh nghiệp muốn mua phần mềm ERP, tiếp theo là phân phối (18%) và dịch vụ (12%).
84% người dùng giải pháp ERP đã có mức chi tiêu dự kiến cho ERP dưới 2% thu nhập hàng năm.
40% doanh nghiệp xác định các chức năng phục vụ hoạt động doanh nghiệp tốt hơn là lý do chính để họ triển khai hệ thống ERP.
Trong doanh nghiệp, những người có ảnh hưởng lớn nhất đến việc mua phần mềm ERP là nhân viên từ bộ phận tài chính kế toán (23%) và nhân viên bộ phận CNTT (23%).
Trong một cuộc khảo sát với các doanh nghiệp quy mô từ 50–99 nhân viên, 57,5% rất đồng ý về việc đầu tư vào các giải pháp lưu trữ và đám mây.

Thống kê về Công nghệ Đám mây (Cloud Technology)

Việc áp dụng công nghệ đám mây tiếp tục là mối quan tâm của các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Khi các doanh nghiệp chuyển đổi từ các hệ thống on-premises sang hệ thống đám mây cloud, mục tiêu của họ là đạt được hiệu quả kinh doanh vượt trội. Số liệu thống kê về sự gia tăng ứng dụng công nghệ đám mây cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của các ứng dụng đám mây khi chúng liên quan đến thị trường giải pháp ERP.

Hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây có tốc độ tăng trưởng ứng dụng doanh nghiệp trên đám mây công cộng (public cloud) là 20,7% vào năm 2018.
Đến năm 2022, chi tiêu cho ứng dụng đám mây trên toàn cầu sẽ đạt 226,9 tỷ USD và các dịch vụ trên nền tảng đám mây sẽ đạt 70 tỷ USD.
Một cuộc khảo sát quốc tế về người dùng ERP cho thấy 64% doanh nghiệp sử dụng mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng phần mềm SaaS , 21% sử dụng cloud ERP và chỉ 15% sử dụng hệ thống on-premise.
Việc triển khai cloud chiếm 44% tổng số những kế hoạch cần triển khai cho những doanh nghiệp trả lời khảo sát trong lĩnh vực sản xuất và phân phối.

Thống kê về Xu hướng ERP

Nhu cầu kinh doanh đang ngày càng trở nên phức tạp hơn, và phần mềm giải pháp ERP đang phát triển nhằm đáp ứng những nhu cầu này. Xu hướng ERP hiện tại cho thấy sự thay đổi theo hướng áp dụng nền tảng đám mây và các hệ thống thông minh giúp hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình.

Đến năm 2022, Gartner dự đoán rằng trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ được hơn 65% CIO tích hợp vào hệ thống ERP hiện tại.
53% CIO tại Vương quốc Anh đang tìm kiếm các hệ thống ERP thông minh hơn bao gồm công nghệ như máy học (machine learning), AI và tự động hóa.
Phân tích dự đoán (predictive analytics) và học sâu (deep learning) được phần lớn CIO lựa chọn là hai công nghệ ERP quan trọng nhất để đạt được lợi thế cạnh tranh.
15% doanh nghiệp có kế hoạch tăng ngân sách cho Internet of Things (IoT) của họ.

Thách thức khi triển khai ERP

Các thách thức phổ biến liên quan đến giải pháp ERP bao gồm quản lý dự án kém, không có khả năng quản lý chi phí và thời gian triển khai, khả năng thích nghi trong nội bộ doanh nghiệp đối với các hệ thống mới, vấn đề tích hợp phần mềm và chất lượng dữ liệu kém. Những vấn đề này xuất phát từ những lý do như các mục tiêu triển khai không rõ ràng, chọn sai nhà cung cấp và mua phần mềm không phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Một hệ thống ERP có thể hỗ trợ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng nền tảng và đội ngũ triển khai, tránh trường hợp triển khai ERP tốn thời gian, chi phí mà không thành công.

Dữ liệu được thu thập qua nhiều năm về việc triển khai giải pháp ERP cho biết rằng 50% doanh nghiệp thất bại trong lần triển khai đầu tiên.
Hầu hết chi phí triển khai gấp ba đến bốn lần so với ngân sách ban đầu.
Quá trình triển khai có thể lâu hơn 30% so với dự kiến.
51% doanh nghiệp gặp gián đoạn hoạt động trong quá trình triển khai.

Tìm hiểu thêm Cách để Doanh nghiệp triển khai NetSuite ERP thành công

NetSuite ERP là giải pháp phần mềm ERP đám mây số 1 phục vụ các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô và hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau. NetSuite là sự lựa chọn của hơn 24.000 khách hàng trên toàn thế giới, với khả năng cung cấp hệ thống ERP nền tảng đám mây với với các ứng dụng được tích hợp sẵn linh hoạt, luôn sẵn sàng để sử dụng, ứng dụng vào thương mại và phân tích dữ liệu.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai thành công nhiều dự án ERP cho hàng loạt doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, đội ngũ chuyên gia của Gimasys cũng có thể tư vấn và xác định những chiến lược phù hợp nhất nhằm tối ưu hóa toàn diện hệ thống ERP, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới để được tư vấn về triển khai ERP trong doanh nghiệp NGAY HÔM NAY!