Chuyển đổi hệ thống ERP là kế hoạch quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào, và việc lựa chọn chiến lược phù hợp sẽ làm tăng đáng kể cơ hội thực hiện triển khai ERP thành công.

Hệ thống ERP là một bộ phần mềm tích hợp có khả năng tiếp cận nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp, từ kế toán đến sản xuất, kiểm kê, phân phối và bán hàng. Chính vì hệ thống ảnh hưởng đến rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, nên điều quan trọng là phải lập kế hoạch triển khai cẩn trọng, bao gồm các giai đoạn từ phân tích và thiết kế ban đầu đến triển khai và hỗ trợ.

Khi đến giai đoạn triển khai, doanh nghiệp có thể lựa chọn một số chiến lược phù hợp và khả thi, tuy nhiên, mỗi chiến lược đều có những ưu điểm và những rủi ro tiềm ẩn khác nhau.

• Thời gian đọc: 05 phút
• Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
• Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Các giai đoạn triển khai ERP

Việc triển khai ERP thường được chia thành sáu giai đoạn chính. Các giai đoạn sẽ trải dài trong nhiều tháng, hoặc nhiều năm tùy từng trường hợp. Đây là quá trình cần được chuẩn bị tốt, trước khi doanh nghiệp thật sự đưa ra quyết định sẽ đầu tư vào sản phẩm ERP nào. Các giai đoạn trong quá trình triển khai sẽ thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu và lập kế hoạch.

   Doanh nghiệp cần tập hợp một nhóm nhân viên dự án. Những nhân viên này sẽ hỗ trợ thu thập thông tin về các vấn đề trong doanh nghiệp có thể được giải quyết nhờ hệ thống ERP. Nhiệm vụ của nhóm bao gồm: Lập danh sách các nhà cung cấp ERP, đưa ra các yêu cầu đề xuất, lựa chọn hệ thống, quản lý triển khai và đảm bảo hệ thống này đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và được chấp nhận bởi đa số nhân viên.

2. Thiết kế.

   Ở bước này, nhóm dự án sẽ xác định cách các quy trình hiện tại có thể thay đổi để thích nghi với hệ thống mới. Sau đó, nhóm sẽ xác định chính xác những tính năng ERP nào là quan trọng. Liệu doanh nghiệp có cần tùy chỉnh phần mềm hoặc thêm mô-đun để đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận? Và dữ liệu nào cần phải chuyển sang hệ thống mới?

3. Phát triển.

   Nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai sẽ làm việc với nhóm dự án giúp định cấu hình phần mềm sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Đồng thời thực hiện các hoạt động khác để chuẩn bị triển khai, chẳng hạn như chuẩn bị tài liệu đào tạo hay xuất dữ liệu. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần đưa ra những quyết định về cách xử lý phần cứng, kết nối, cũng như bảo trì và bảo mật hệ thống.

4. Thử nghiệm.

   Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ càng hệ thống. Bao gồm đánh giá toàn diện về cách các bộ phận khác nhau sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh để khắc phục sự cố được phát hiện trong quá trình thử nghiệm. Cách tốt nhất là để nhân viên phát hiện, báo cáo về các sự cố sau khi doanh nghiệp đưa hệ thống vào hoạt động.

5. Triển khai.

   Sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất chuẩn bị, việc triển khai ERP có thể được tiến hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý ưu tiên đào tạo và cân nhắc lựa chọn những người sẽ nhận trách nhiệm kiểm tra việc sử dụng hệ thống của các nhân viên trong từng bộ phận, bởi nếu nhân viên không sử dụng hệ thống đầy đủ cho công việc hàng ngày của họ, doanh nghiệp sẽ không nhận được đầy đủ lợi tức đầu tư của mình.

6. Hỗ trợ

   Nhóm dự án cần đảm bảo rằng người dùng có sự hỗ trợ cần thiết sau khi triển khai. Đồng thời tiếp tục nâng cấp hệ thống và khắc phục nhanh chóng nếu xảy ra sự cố. Nếu doanh nghiệp lựa chọn ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần các loại tài nguyên CNTT dành riêng cho các vấn đề về bảo mật, vá lỗi, bảo trì và khắc phục sự cố.

Tìm hiểu thêm 06 giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP trong doanh nghiệp

04 chiến lược giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công

Một số chiến lược đã được chứng minh giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống ERP mới thành công, mỗi chiến lược đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Việc triển khai giải pháp ERP liên quan đến việc tất cả các bên liên quan làm việc với nhau và hướng tới một mục tiêu duy nhất: thành công trong kinh doanh.

Dưới đây là bốn cách triển khai phổ biến nhất.

1. Big bang – Vụ nổ lớn

Cách tiếp cận này còn được gọi là “phương pháp một bước”. Tất cả người dùng chuyển sang hệ thống mới cùng một lúc. Doanh nghiệp cần hoàn thành tất cả cấu hình và thử nghiệm hệ thống mới, cũng như đào tạo nhân viên trước khi hệ thống ERP đi vào hoạt động.

Lợi ích của phương pháp này là doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra những lợi ích của ERP, chẳng hạn như năng suất cao hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống và chi phí vận hành thấp hơn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã triển khai hệ thống và mọi thứ đã vào guồng, rất khó để có thể quyết định về việc lựa chọn lại hệ thống. Bất kỳ lỗi hoặc trục trặc nào xảy ra đều có thể ảnh hưởng đến nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng. Cũng có thể sẽ xảy ra sự sụt giảm năng suất tạm thời khi nhân viên chưa quen với hệ thống mới.

2. Tiến hành theo giai đoạn

Với phương thức tiến hành triển khai theo từng giai đoạn, việc triển khai các tính năng, công cụ và thành phần được thực hiện trong một khoảng thời gian dài. Có thể kéo dài hàng tuần hoặc hàng tháng. Phương pháp này giúp đo lường hiệu quả dễ dàng, ít rủi ro hơn so với chiến lược Big bang. Có thể nói, phương pháp này giúp doanh nghiệp “đánh nhanh thắng nhanh”. Các chức năng của ERP nhanh chóng đem lại lợi ích tức thì. Đồng thời cải thiện quy trình cho các giai đoạn tiếp theo.

Điểm hạn chế của cách triển khai này là doanh nghiệp sẽ mất thời gian hơn để nhận được đầy đủ lợi ích từ hệ thống ERP, và sẽ cần hỗ trợ cũng như trả phí cho 2 hệ thống cũ và mới cùng một lúc. 

3. Áp dụng song song

Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng các hệ thống cũ song song với ERP mới trong thời gian cụ thể. Đây thường được coi là cách tiếp cận ít rủi ro nhất. Vì doanh nghiệp có thể hoàn nguyên về hệ thống cũ nếu gặp sự cố với hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp thường sử dụng chiến lược này để triển khai một cách an toàn. Đồng thời vẫn giữ vững sự hoạt động nhịp nhàng trong doanh nghiệp.

Chiến lược này giúp người dùng dần làm quen với hệ thống một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc áp dụng song song có thể là một phương pháp tốn kém, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn để giữ cho 2 hệ thống hoạt động cùng một lúc. Và việc áp dụng song song có thể tạo ra rủi ro riêng: Nhập dữ liệu hai lần, vào 2 hệ thống khác nhau, tăng gấp đôi khả năng xảy ra lỗi.

4. Kết hợp

Chiến lược này áp dụng đồng thời những yếu tố trong các chiến lược kể trên, ví dụ: doanh nghiệp có thể chuyển đổi các mô-đun ERP cốt lõi bằng cách sử dụng chiến lược big-bang, sau đó triển khai các mô-đun khác theo từng giai đoạn cho các vị trí hoặc phòng ban cụ thể.

Làm thế nào để doanh nghiệp chọn được chiến lược triển khai ERP phù hợp?

Không có chiến lược triển khai ERP nào phù hợp với mọi doanh nghiệp và trong mọi tình huống. Bởi việc lựa chọn chiến lược thực hiện sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố bao gồm:

1. Quy mô doanh nghiệp

   Chiến lược Big bang thường hiệu quả nhất đối với các doanh nghiệp vừa. Bởi quá trình chuyển đổi có thể dễ dàng để quản lý vì ít nhân viên và chi nhánh hơn. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn với cơ cấu tổ chức phức tạp, đây sẽ là cách tiếp cận nhiều rủi ro.

2. Khả năng chấp nhận rủi ro.

   Nếu doanh nghiệp gặp phải những vấn đề lớn khi nhân viên bắt đầu sử dụng hệ thống ERP mới, toàn bộ doanh nghiệp có thể bị tác động mạnh. Một doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào các hệ thống hoạt động 24/7 ít có xu hướng chấp nhận rủi ro liên quan đến chiến lược Big bang. Họ có thể chọn chiến lược áp dụng song song, ít nhất là đối với các mô-đun quan trọng.

3. Tốc độ hoàn vốn đầu tư (ROI) mong muốn

   Với chiến lược áp dụng theo từng giai đoạn, doanh nghiệp có thể triển khai các mô-đun ERP để giải quyết các nút thắt kinh doanh cụ thể. Từ đó tạo ra ROI tương đối nhanh chóng. Tất nhiên, chuyển đổi sang ERP một cách nhanh chóng có tiềm năng thu được ROI thậm chí còn lớn hơn khi doanh nghiệp sớm bắt đầu nhận ra những lợi ích tích lũy khi mọi người sử dụng cùng một hệ thống tích hợp.

4. Giá cả.

   Chiến lược Big bang giúp loại bỏ chi phí vận hành của các hệ thống cũ và mới cùng lúc. Vì vậy sẽ phù hợp nếu tổng chi phí của dự án là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp.

Cách để triển khai ERP thành công

Việc chuyển đổi sang ERP thể hiện sự thay đổi đáng kể trong cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng tiềm ẩn những rủi ro. Sau đây là một số điều doanh nghiệp cần chú ý để triển khai ERP thành công:

• Có được sự ủng hộ từ các quản lý cấp cao:

  Sự hỗ trợ của các lãnh đạo có thể giảm khả năng quá trình triển khai ERP bị chững lại. Sự tham gia của các lãnh đạo C-level có thể khiến quá trình triển khai suôn sẻ hơn.

• Quản lý kỳ vọng nhân viên:

  Nhân viên cần có những kỳ vọng thực tế về quá trình chuyển đổi. Bởi trong quá trình triển khai sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Điều này đòi hỏi nhóm dự án phải duy trì giao tiếp với toàn doanh nghiệp.

• Xem xét tác động của việc tùy chỉnh

  Hầu hết các bộ phận sẽ yêu cầu tùy chỉnh khác nhau để hỗ trợ các quy trình kinh doanh. Với ERP on-premises, tùy chỉnh sâu có thể gây khó khăn cho việc nâng cấp lên các phiên bản mới. Điều này cản trở khả năng tận dụng các tính năng mới theo mong muốn của doanh nghiệp. Đối với SaaS ERP, các đối tác triển khai có thể thực hiện những tùy chỉnh với phần mềm đó. Nhưng chắc chắn sẽ làm tăng thêm chi phí. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng nếu quy trình được điều chỉnh. Hoặc có những phương thức khác hiệu quả hơn để hoàn thành quá trình triển khai.

• Sử dụng KPI phù hợp.

  Hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI). ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường tiến độ và kết quả. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất.

Việc triển khai ERP một cách toàn diện cần được lên kế hoạch và chiến lược cụ thể. Các chuyên gia cũng có thể hỗ trợ điều chỉnh ERP sao cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Và với sự hỗ trợ liên tục của NetSuite cũng như đối tác triển khai, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thấy được lợi ích từ việc triển khai.

NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động. Đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.

Đọc thêm NetSuite là Cloud ERP số 1 Thế giới hiện nay

LIÊN HỆ NGAY với Gimasys – đối tác triển khai hàng đầu của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam – ở form bên dưới để được tư vấn chi tiết về giải pháp NetSuite ERP dành cho Doanh nghiệp.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.

Kế hoạch triển khai ERP (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một quá trình tương đối phức tạp và liên quan rất nhiều đến các bộ phận trong doanh nghiệp. Như bất kỳ một kế hoạch thay đổi để phát triển nào, kế hoạch triển khai ERP cần cẩn trọng. Việc lên được định hướng, phạm vi và cấu trúc dự án rõ ràng sẽ làm giảm khả năng gặp phải những vấn về phát sinh không mong muốn và tối đa hóa khả năng thành công khi triển khai ERP. 

Một hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp. Bao gồm quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất. ERP giúp doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Một mắt xích bị gãy sẽ kéo theo sự ảnh hưởng lên những bộ phận khác. Chính vì sự cẩn trọng nên quá trình triển khai ERP cũng thường kéo dài trong vài tháng. Hoặc lâu hơn tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

• Thời gian đọc: 03 phút
• Bài viết dành cho: Lãnh đạo và các cấp quản lý
• Cần trợ giúp? LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi

Các giai đoạn của một kế hoạch triển khai ERP

Một kế hoạch triển khai ERP điển hình có thể được chia thành 06 giai đoạn. Mỗi giai đoạn sẽ hướng đến các mục tiêu cụ thể. Mỗi doanh nghiệp đều có những điểm riêng biệt và duy nhất. Do đó, các giai đoạn có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc tính doanh nghiệp. Hãy cùng Gimasys tìm hiểu: 

Giai đoạn 1: Tìm hiểu & Lập kế hoạch triển khai ERP

Tất cả các dự án ERP đều bắt đầu với giai đoạn tìm hiểu và lập kế hoạch. Bao gồm:

• Nghiên cứu và lựa chọn hệ thống
• Thiết lập nhóm dự án
• Xác định chi tiết các yêu cầu

Nhóm dự án sẽ đảm nhiệm một loạt các vai trò liên quan đến việc thực hiện, bao gồm:

• Vạch ra kế hoạch dự án và deadline
• Đảm bảo nguồn lực được phân bổ đầy đủ
• Đưa ra các quyết định về sản phẩm cũng như
• Quản lý dự án hàng ngày

Nhóm dự án ERP thường bao gồm nhà tài trợ, quản lý dự án và đại diện các phòng ban. Thêm vào đó là sự tham gia của quản lý cấp cao. Điều này nhằm đảm bảo dự án có đầy đủ các nguồn lực cần thiết. Đồng thời được cung cấp những hỗ trợ cần thiết để thực hiện thay đổi trên toàn bộ doanh nghiệp. Nhóm dự án có thể thuê tư vấn hoặc đối tác triển khai ERP để được cung cấp những kiến thức chuyên môn về thiết kế và cấu hình hệ thống.

Việc triển khai hệ thống sẽ cần chuyên gia nội bộ, đại diện phòng CNTT và người viết báo cáo. Điều này nhằm phát triển các báo cáo tùy chỉnh phù hợp cho người dùng trong toàn bộ doanh nghiệp.

Một trong những mục tiêu ban đầu của nhóm dự án sẽ là phổ biến những thông tin về vấn đề hiện tại của doanh nghiệp. Bao gồm sự kém hiệu quả của quy trình hiện tại và sự cần thiết của hệ thống ERP. Nếu trước đó doanh nghiệp đã từng phát triển và sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định các vấn đề kinh doanh hiện tại và đặt ra các mục tiêu khi triển khai. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hệ thống ERP trong giai đoạn này. Đồng thời phát triển và xây dựng những ý tưởng rõ ràng hơn về yêu cầu của hệ thống ERP. Doanh nghiệp sẽ thường phân vân giữa on-premise ERP (hệ thống tại chỗ) và cloud ERP (nền tảng đám mây).

Với on-premise ERP, doanh nghiệp cần mua và cài đặt trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Ngược lại, cloud ERP thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ đăng ký được truy cập qua internet. Do đó, nó có thể triển khai nhanh hơn và yêu cầu ít kỹ năng CNTT nội bộ hơn.

Giai đoạn 2: Thiết kế

Giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ hoạt động dựa trên những thông tin, yêu cầu chi tiết và sự hiểu biết về luồng công việc hiện tại của doanh nghiệp. Hệ thống được thiết kế sẽ bao gồm:

• Thiết kế quy trình luồng công việc mới hiệu quả hơn và
• Một quy trình kinh doanh có thể tận dụng tối đa lợi thế của hệ thống.

Điều doanh nghiệp cần chú ý là thu hút sự tham gia của các nhân viên – các người dùng, bởi họ có hiểu biết sâu sắc nhất về các quy trình kinh doanh hiện tại. Sự tham gia của họ trong quá trình thiết kế cũng giúp đảm bảo rằng họ sẽ chào đón hệ thống mới và tận dụng tối đa hệ thống đó.

Phân tích khoảng trống hiệu suất có thể được sử dụng để xác định những điểm phức tạp của quy trình và những dấu hiệu bất thường, nhằm yêu cầu tùy chỉnh phần mềm ERP, thay đổi quy trình làm việc và các quy trình khác để phù hợp hơn với hệ thống ERP. Nhóm dự án có thể trình bày các lỗ hổng cho đối tác thực hiện hoặc nhà cung cấp của mình và yêu cầu họ xác định các giải pháp tiềm năng.

Giai đoạn 3: Phát triển

Giai đoạn phát triển có thể bắt đầu khi tất cả các yêu cầu thiết kế đã được đề xuất rõ ràng. Điều này liên quan đến cấu hình và nếu cần thiết, phần mềm có thể được tùy chỉnh để hỗ trợ các quy trình cần được thiết kế lại. Hệ thống ERP có thể được phát triển tích hợp chung với ứng dụng kinh doanh sẵn có của doanh nghiệp. 

Song song với việc phát triển phần mềm, nhóm dự án nên xây dựng các tài liệu đào tạo hỗ trợ người dùng thích nghi với hệ thống mới. Việc sớm lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cũng rất cần thiết, đây là quá trình khá phức tạp liên quan đến việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống, mỗi hệ thống có thể sử dụng các định dạng khác nhau và có thể chứa các loại thông tin trùng lặp hoặc không nhất quán.

Nhóm dự án nên xác định dữ liệu nào sẽ di chuyển trong giai đoạn này, tránh việc di chuyển đồng bộ tất cả dữ liệu lịch sử bởi có thể sẽ chứa cả những dữ liệu không cần thiết.

Giai đoạn 4: Kiểm thử

Bước kiểm thử và phát triển có thể đồng thời diễn ra, ví dụ như, nhóm dự án có thể kiểm thử một số tính năng và mô-đun cụ thể, sau đó phát triển các bản sửa lỗi hoặc điều chỉnh dựa trên kết quả đạt được và kiểm tra lại. Thậm chí, doanh nghiệp có thể kiểm thử một mô-đun ERP bất kỳ trong khi một mô-đun khác vẫn đang ở bước phát triển.

Việc kiểm thử ban đầu các chức năng cơ bản của phần mềm nên được theo sau bằng việc kiểm tra nghiêm ngặt toàn bộ khả năng của hệ thống, bao gồm việc giao cho nhân viên kiểm tra hệ thống 24/7. Giai đoạn này cũng nên bao gồm kiểm tra dữ liệu đã di chuyển và đào tạo người dùng cuối.

Hầu hết các nhà cung cấp có thể cung cấp các công cụ trước và sau khi triển khai để bắt đầu đào tạo người dùng. Nhưng ngoài sự hỗ trợ của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên sử dụng tốt các tài liệu đào tạo được tạo ra trong giai đoạn phát triển. 

Giai đoạn 5: Triển khai

Sau khi quá trình chuẩn bị kể trên hoàn tất, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai ERP. Lúc này, doanh nghiệp vẫn luôn cần chuẩn bị sẵn sàng phương án đối phó với những vấn đề tiềm ẩn. Ví dụ như việc khi các phòng ban có sự thay đổi, nhân viên vẫn còn lúng túng trong quá trình tương tác với phần mềm ERP mới.

Nhóm dự án phải luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi, giúp người dùng hiểu hệ thống và cố gắng khắc phục mọi sự cố. Thêm  vào đó, đối tác triển khai của doanh nghiệp nên cam kết sẽ trợ giúp khắc phục sự cố trong một số trường hợp cần thiết. Doanh nghiệp cần hiểu rằng, sẽ mất thời gian để người dùng thích ứng với hệ thống mới. Sau đó mới có thể đạt được mức tăng năng suất như mong đợi.

Một số doanh nghiệp đặt mục tiêu triển khai đồng thời tất cả các mô-đun của hệ thống ERP. Trong khi những doanh nghiệp khác tập trung trước tiên vào các mô-đun hoặc quy trình có mức độ ưu tiên cao. Sau đó sẽ triển khai thêm các mô-đun khác theo từng giai đoạn. Để giảm thiểu rủi ro, một số doanh nghiệp cũng tiếp tục chạy các hệ thống cũ song song với việc triển khai ERP mới trong cùng một khoảng thời gian. Điều này có thể làm tăng chi phí dự án tổng thể và giảm năng suất của người dùng.

Giai đoạn 6: Hỗ trợ và cập nhật

Nhóm dự án có thể vẫn chịu trách nhiệm về hệ thống ERP trong giai đoạn này. Nhưng trọng tâm của nhóm sẽ chuyển sang lắng nghe phản hồi của người dùng. Đồng thời điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp. Hệ thống có thể sẽ cần cấu hình bổ sung khi các tính năng mới được thêm vào. Nhân viên mới cũng cần được đào tạo ngay về hệ thống.

Nếu sử dụng ERP on-premise, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt các bản cập nhật phần mềm định kỳ. Thậm chí có thể phải nâng cấp phần cứng theo thời gian. Nếu đang sử dụng hệ thống cloud ERP, nhà cung cấp cho doanh nghiệp có thể tự động cập nhật phần mềm.

Chia sẻ thực tiễn khi lập kế hoạch triển khai ERP

Việc chỉ tạo một kế hoạch triển khai ERP theo giai đoạn có thể sẽ không đảm bảo thành công. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tuân thủ những phương pháp hay nhất, bao gồm: 

1. Đừng coi thường việc lập kế hoạch triển khai ERP.

   Doanh nghiệp cần chú ý không nên quá vội vàng trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Giai đoạn này cần tạo ra một nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án thực hiện. Cần đảm bảo rằng dự án luôn có sự hỗ trợ, hoạt động với kế hoạch rõ ràng, được phân bổ ngân sách và nhân sự đầy đủ.

2. Đừng đánh giá thấp sự hỗ trợ và đào tạo.

   Với một số nhóm dự án, ngày triển khai được coi là mục tiêu quan trọng và cuối cùng. Nhưng họ lại quên không quan tâm đến những vấn đề tiếp sau có thể xảy ra. Nhưng đối với người dùng hệ thống, ngày triển khai ERP chỉ là dấu mốc bắt đầu. Những công việc sau đó mới là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của dự án.

   Doanh nghiệp cần chú ý lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực đầy đủ để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và khắc phục sự cố. Đào tạo người dùng cuối cũng là một yếu tố quan trọng trong và sau quá trình triển khai. Nhân viên cần thoải mái khi sử dụng hệ thống và làm quen với những quy trình làm việc mới. Đặc biệt nếu như đơn vị tư vấn bên ngoài hết hợp đồng và không còn trợ giúp thêm. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra sự hiệu quả và lợi ích rõ rệt hơn từ hệ thống ERP.

3. Lập kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận.

   Một số doanh nghiệp quyết định di chuyển tất cả dữ liệu lịch sử sang hệ thống mới. Tuy nhiên, một số thông tin trong các hệ thống cũ có thể đã trở nên không cần thiết. Việc chuyển đổi sang hệ thống ERP mới là cơ hội để doanh nghiệp hợp lý hóa mọi dữ liệu. Và việc tạo ra một kế hoạch rõ ràng để làm điều đó là rất cần thiết.

4. Giao tiếp.

   Sự giao tiếp là yếu tố quan trọng trong mọi giai đoạn của quá trình thực hiện triển khai ERP. Nhóm dự án nên thường xuyên thông báo với toàn bộ nhân viên về các thông tin liên quan đến quá trình triển khai ERP như: lý do triển khai hệ thống ERP, mục tiêu, lợi ích cũng như những điều mong đợi trong từng giai đoạn. Giao tiếp hai chiều là điều tối quan trọng. Nhóm dự án nên lắng nghe các vấn đề của người dùng trước và sau khi triển khai ERP.

Tìm hiểu về Cloud ERP Số 1 hiện nay của Oracle tại bài viết Cách để Doanh nghiệp triển khai NetSuite ERP thành công

Đối tác triển khai Oracle NetSuite ERP

NetSuite với giải pháp ERP toàn diện của mình đã được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và trên thế giới tin tưởng lựa chọn. Nhờ dựa trên nền tảng đám mây (cloud-based), NetSuite ERP có được khả năng linh hoạt trong mọi hoạt động, đồng thời vẫn giữ được mọi tính năng toàn diện nhất của hệ thống ERP tại chỗ (on-premise) trên thị trường.

Gimasys là đối tác triển khai của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam, với hơn 16 năm kinh nghiệm triển khai ERP nói chung và hơn 5 năm triển khai NetSuite nói riêng, chúng tôi quan tâm đến việc đảm bảo khách hàng có được một bộ giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, tận dụng được hết các tính năng của hệ thống NetSuite ERP. Không chỉ triển khai, Gimasys có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu được những tính năng cần thiết nhất.

LIÊN HỆ với Gimasys tại form bên dưới để được tư vấn chi tiết về kế hoạch triển khai NetSuite ERP trong Doanh nghiệp ngay hôm nay!

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai Oracle NetSuite, Gimasys đã xây dựng được một đội ngũ gần 20 chuyên gia có trình độ chuyên môn cao về giải pháp. Sở hữu hơn 50 chứng chỉ Oracle, tỉ lệ khách hàng hài lòng sau triển khai là 98% – các chuyên gia về NetSuite của Gimasys cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong lộ trình phát triển và đổi mới. Đây là lý do vì sao Gimasys hiện là một trong những đối tác hàng đầu và đáng tin cậy của Oracle NetSuite tại Việt Nam.